撰写经得起推敲的预留日期通知

必须包含的内容

• 活动名称和主办机构。
• 日期或日期范围，以及城市或地区。只有场地已签约才写场地。
• 用一句话说明面向谁。
• 接下来会发生什么，以及完整邀请函大约何时送达。
• 提问的回复渠道；除非已开放报名，否则不放报名链接。

应省略的内容

• 尚未确认并获批的讲者、贵宾和赞助方名称。参见贵宾出席确认。
• 尚未获批的价格、早鸟条款或票数。
• 可能变动的议程细节。
• 尚未向相关机构确认的认证、持续教育学分或成果承诺。

谁来审批，要核对哪些事实

指定一位审批措辞的人，另一位对照合同或委员会会议记录核对事实。参见邀请内容审批流程。

日期核对最重要。把信息与场地预订、公共假期以及与您的对象相关的学校或宗教日历对照，并检查是否与您的对象会参加的同类活动冲突。

何时发送，发给谁

与委员会根据对象需要提前多久安排来决定时间。不要未经询问就照搬其他机构的数字。

按分组发送，而不是一次群发。受众分组见邀请对象分组，日期则记录在邀请发送顺序规划器中。

发出之后

1. 记录谁收到哪个版本、日期和发送人。
2. 把回复和提问交给一位指定的收件箱负责人。
3. 把要求不再接收信息的人从之后的发送中移除，并向数据保护联络人了解这类请求如何处理。
4. 安排好完整邀请函的发送时间，避免间隔拖得太久。