一位嘉宾跨多个会场发言如何安排？
一位讲者被两三个房间同时需要，而每个房间的主席都期待他准时到场、准备就绪。
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简要回答
共享讲者是有限度的排期资源。给他们一份主日程，列明每个房间、时间、角色和场次之间的缓冲，并指定一个人负责。
涉及同一位讲者的场次不应首尾相接。要留出实测的移动缓冲、指定的陪同或跑腿人员，以及讲者迟到时的备用方案。
什么情况下讲者会被共享
- 主题演讲嘉宾同时参加座谈和工作坊。
- 监管机构或高级官员在多个分论坛做简短说明。
- 主持人在不同房间主持场次。
- 赞助商的专家在赞助支持的场次发言，又参加座谈。
每一次出场需要什么
| 要素 | 问题 | 负责人 |
|---|---|---|
| 主日程 | 讲者每一分钟必须在哪里、担任什么角色？ | 项目负责人或秘书处 |
| 移动缓冲 | 按活动步速，两个房间之间要走多久，再加延误余量？ | 项目负责人，实测路线后确定 |
| 陪同或跑腿 | 谁在场次结束时接讲者并带去下一场？ | 指定的志愿者或工作人员 |
| 视听交接 | 每个房间是否都需要准备好幻灯片、翻页笔和麦克风？ | 视听供应商与会议室负责人 |
| 备用方案 | 讲者迟到时谁顶上：主持人、主席还是事先商定的替代人选？ | 分论坛主席 |
| 简报 | 讲者是否清楚不同的听众、形式和边界？ | 各分论坛主席；见避免内容重复 |
规划步骤
- 列出讲者每一次出场的房间、时间、角色和接待人。
- 用多会议室分配检查工具检查冲突，以及短于实测步行时间的缓冲。
- 询问讲者每场之后是否需要回答提问或非正式交流的时间，并据此安排交接。
- 向讲者、陪同人员和每个会议室负责人发出同一份主日程。
- 如果讲者有助理，活动前一天与其一起试走安排。
需要取舍的地方
出场少，讲者精力更足、日程更稳，但每个房间会少一个吸引力。出场多，触达的听众更多，风险也成倍增加。
请议程负责人设定上限，例如半天内不超过两个房间，并一致执行。
应避免的做法
- 在不同房间的场次首尾相接，没有缓冲。
- 同一位主持人在两个房间的结束与开始时间重叠。
- 幻灯片分别发给各房间，版本不一致。
- 没有指定陪同人员，讲者在走廊里迷路。
- 在讲者书面同意之前，就向某个房间承诺其出席。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的共享讲者计划
机构和数字均为虚构，仅作说明。
虚构的电力行业论坛邀请一位高级政策讲者开场全体会议、参加B厅座谈，并在C厅做20分钟说明。从B厅走到C厅实测为7分钟。
主日程在座谈和说明之间留出20分钟。一名指定的跑腿人员在座谈厅门口接讲者，C厅视听台已载入说明的幻灯片，分论坛主席也准备好在讲者迟到时介绍主持人。
可直接使用
共享讲者移动计划
为每位出场超过一次的讲者复制此表，并分享给讲者、陪同人员和每个会议室负责人。
| 时间 | 房间 | 角色 | 之后的缓冲（实测加余量） | 陪同或跑腿 | 视听就绪？（幻灯片、翻页笔、麦克风） | 迟到时的备用方案 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一两位讲者在不止一个房间出场。
- 房间相邻，场次间隔合理。
- 有一个人可以陪讲者在房间之间移动。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位讲者在不同楼层多次出场。
- 缓冲紧张，主持人要跨多个房间。
- 幻灯片、视听和陪同需要跨供应商协调。
需要有人代为安排讲者的移动吗？
会议项目负责人可以与议程负责人一起建立主日程，实测路线，安排陪同人员和会议室负责人，与视听供应商协调幻灯片交接，并向各分论坛主席说明备用方案。讲者的遴选仍由您的委员会决定。请发来议程草案和共享讲者名单。
主办方常见问题
一位讲者最多可以跨几个房间？
取决于缓冲和讲者本人的同意。请与议程负责人商定上限，让日程保持安全。
谁来告诉讲者该去哪里？
一份主日程，加上当天指定的陪同或跑腿人员。避免依赖各分论坛主席分别发来的消息。
讲者迟到怎么办？
活动前商定备用方案：主持人先开场、主席主持提问，或提前安排其他环节。
每个房间都要上传幻灯片吗？
请询问视听供应商如何处理交接，并确认每个房间都有最终版本。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。