如何避免峰会不同分论坛内容重复？
每个分论坛都有自己的主席和讲者，却没有人能同时看到整个议程。
简要回答
内容重复是因为各分论坛各自规划。预防办法是一张共用议题图，列出每个环节要回答的问题和不涉及的内容，再给每位讲者一份简短说明，写明相邻环节。
在三个节点检查重叠：收集提纲时、幻灯片交付时，以及活动前的一次简短通话。提纲阶段发现的重复只需一次沟通；活动当天才发现，损失的是代表的信任。
重复从哪里来
- 多个分论坛从不同角度讲同一项法规变化，却用了相同案例。
- 一位讲者被两位分论坛主席邀请，结果讲了两场几乎相同的内容。
- 赞助支持的环节以产品角度重复全体会议主题。
- 同一主题的座谈和工作坊使用了相同的三张幻灯片。
- 新任主席没有看过去年的内容，又重新委托了一遍。
共用议题图
建一张表，所有分论坛的每个环节一行。每行写明该环节回答的听众问题、切入角度、主讲者，以及边界，即相邻环节将涵盖哪些内容。
在向讲者简报之前，先发给每位分论坛主席。当讲者想越界到别的环节时，它就是依据。
| 分论坛 | 环节 | 回答的问题 | 边界（此处不涉及） | 讲者 | 相邻环节 |
|---|---|---|---|---|---|
| 法规 | 申报要求变化 | 下季度的申报有什么变化？ | 实施工具 | 讲者A | 工具场次、座谈 |
| 技术 | 申报工具 | 哪些工具有助于满足新的申报要求？ | 法规本身的内容 | 讲者B | 申报要求变化 |
向讲者做简报
- 向每位讲者发送环节要回答的问题、边界和相邻环节的标题。
- 请讲者提供一段提纲和计划使用的案例清单。
- 在议题图中对比提纲，并通过分论坛主席解决重叠。
- 要求在规定日期提交幻灯片，并对照相邻环节再次检查案例。
- 活动前一周与主席们开一次简短通话，处理最后时刻的变动。
何时部分重叠是有用的
对两个群体都重要的主题，只要角度和层次不同，可以讲两次，例如面向管理者的政策视角和面向技术人员的实务视角。要分别标示，让代表有意识地选择。
全体会议的总结可以有意重复分论坛的内容，但只作简短回顾，并指向详细内容。
由谁负责
议程负责人持有议题图，并裁定分论坛主席之间的分歧。秘书处或项目负责人保持更新并催收提纲。分论坛主席在议题图框架内对各自环节的质量负责。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的、及早发现的重叠
机构和数字均为虚构，仅作说明。
虚构的专业会计师团体设三个分论坛。议题图显示，税务分论坛和审计分论坛各自安排了一场40分钟、讲同一项申报变化的演讲，还用了同一个虚构公司的案例。
议程负责人请审计主席把角度转向证据和内部控制，税务主席保留申报视角。每个环节在讲者简报中写明对方。代表在议程中看到的是两个不同的标题，而不是两个相似的标题。
可直接使用
内容重叠检查
复制此清单，在提纲阶段、幻灯片阶段和活动前一周各运行一次。
- 每个环节都有明确的听众问题和边界。
- 没有两个环节为同一类听众回答同一个问题。
- 没有讲者同时出现在两个分论坛，除非主席们确认内容不同。
- 案例和数据幻灯片已列出，并跨分论坛核对。
- 赞助支持的环节已对照全体会议和主题演讲主题检查。
- 全体会议的回顾指向详细内容，而不是重复它。
- 提纲阶段之后的变动须经议程负责人。
- 议题图更新并发给所有主席的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两个分论坛，主席之间经常沟通。
- 讲者人数不多，您都熟悉。
- 议程负责人会阅读每一份提纲。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 三个或更多分论坛，各有独立的委员会。
- 受邀讲者多、临时替换多。
- 议程由公开征稿和赞助方案拼成，主题互相交叉。
需要有人维护议题图并催收提纲吗？
会议项目负责人可以与分论坛主席一起建立共用议题图，收集并对比讲者提纲，执行三次重叠检查，并让议程文件与讲者实际准备的内容保持一致。保留哪些内容由议程负责人决定。请发来环节草案清单和各分论坛主席的名单。
主办方常见问题
可以接受一些重叠吗？
可以，只要角度和层次不同，并且议程中有说明。有问题的是未经计划、案例相同的重叠。
分论坛主席之间有分歧由谁裁定？
议程负责人。议题图和每个环节的边界为决定提供依据。
讲者提纲应多早收集？
要早到可以调整环节而不失去讲者，并在幻灯片起草之前。请在讲者确认函中写明日期。
赞助支持的环节怎么办？
与其他环节一样纳入议题图。在向讲者简报之前，由议程负责人确认角度和边界。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。