建立整洁且注意权限的赞助客户管理记录
赞助联系人散落在邮箱、手机和一份旧表格里，没人说得清哪些人可以联系。
简要回答
整洁的赞助记录先写机构层面的事实，再写您能说明来源的联系方式，并为每个人记下您可以联系他们的依据以及记录日期。
让阶段保持真实（未联系、已联系、已拒绝、洽谈中、已确认），个人资料只保留联系所需的部分。赞助销售进度跟踪表显示这些阶段；关于同意和营销规则的问题，请交给数据保护联络人。
这份记录是做什么用的
赞助客户记录是一份共享档案：谁被接触过、由谁接触、结果如何、接下来做什么。它不是营销数据库，所保存的个人资料不应超出这项工作的需要。
多数麻烦来自把机构的公开信息和关于个人的私下备注混在一起，却看不出两者的来源。
值得保留的字段
| 字段组 | 字段 | 作用 |
|---|---|---|
| 机构 | 名称、类别、匹配的公开来源、决策部门（是否已确认） | 说明为什么选它，以及已知什么 |
| 联系人 | 姓名、职务、公开渠道或引荐、添加日期 | 把联系人与正当渠道关联起来 |
| 权限依据 | 对方如何联系到您、同意了什么、日期、记录人 | 说明您是否以及如何可以联系对方 |
| 阶段 | 未联系、已联系、无回复、已拒绝、洽谈中、已确认 | 让销售进度保持真实 |
| 负责人与下一步 | 一位具名负责人、行动、日期 | 避免重复联系 |
| 证据 | 每次阶段变更的链接或文件 | 支持每一次推进 |
不要保留的字段
- 对个人、其私生活或社交媒体的主观看法。
- 任何类别的敏感资料。
- 没有依据的意向程度猜测或成功概率评分。
- 从私人名单复制过来、没有记录依据的联系人。
如何建立
- 确定谁负责这份记录，谁可以查看和编辑。访问权限只给需要的人。
- 定义阶段列表，以及什么证据可以让记录进入下一阶段。
- 先录入机构，再录入有明确来源和依据的联系人。
- 加一个任何人都能设置、发送前人人都要检查的“停止联系”标记。
- 与数据保护联络人商定记录保存多久、由谁定期复查。
工具的选择不如规则重要
小型项目用一份锁定列的共享表格就能完成，大一些的项目可以用托管的客户管理系统。选择之前，请向数据保护联络人询问数据存放在哪里、谁能访问。
无论用什么工具，规则都一样：一位负责人、已知来源、写明依据、阶段真实。参见如何用证据管理赞助销售阶段。
实例演示 · 虚构示例
整理一份继承下来的旧表格
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pendidik Teknikal 接手了一份有 85 个联系人的表格，其中 40 个没有记录来源。秘书处把 85 个全部移到隔离页，恢复了其中 22 个来源为公开合作页面或有记录引荐的联系人，其余交给数据保护联络人决定。
现用表格现在有 31 家机构、22 个有依据的联系人，每条都有阶段和负责人。隔离页里的人没有一个被联系。
可直接使用
赞助客户记录字段清单
把这些复制为列标题。每个联系人在启用前都必须有来源和依据。
- 机构名称与类别：
- 支持匹配的公开来源（链接）及阅读日期：
- 决策部门，以及是否已由机构确认：
- 联系人姓名与职务（仅限来源明确的）：
- 联系人来源：公开渠道 / 经同意的引荐 / 联系人主动要求添加：
- 权限依据、对方同意的内容、记录日期、记录人：
- 阶段：未联系 / 已联系 / 无回复 / 已拒绝 / 洽谈中 / 已确认：
- 当前阶段的证据（信息、回复、已签署文件）：
- 负责人、下一步行动和日期：
- 停止联系标记及设置日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 名单不大，只有一位负责人，每个联系人的来源清楚。
- 团队愿意舍弃一切无法说明来源的内容。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多人持有互相重叠的名单，没有来源或权限记录。
- 下一轮之前必须清理记录，却没人确定该保留什么。
- 在更多人使用之前，您希望先把字段定义、阶段规则和访问规则写下来。
想在记录变乱之前先设计好吗？
联系潜在赞助商和销售仍由贵机构负责，隐私方面的决定交给数据保护联络人。Event Blueprint 可以为赞助记录定义字段、阶段规则、归属和复查节点，并为数据保护联络人准备问题清单，让志愿者来来去去时，记录依然实用而整洁。
主办方常见问题
可以把整个会员名单导入记录吗？
不要默认可以。会员资料是为会员事务收集的。请询问数据保护联络人，这些资料能否以及如何用于赞助联系。
需要付费的客户管理工具吗？
不一定。结构良好、访问受控的共享表格就能满足小型项目。关键是坚持记录来源、依据、阶段和负责人。
口头表示有兴趣的赞助商应放在哪个阶段？
放在“洽谈中”，并注明对方说了什么。“已确认”需要已签署的证据。如何如实记录犹豫，参见记录赞助异议。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。