活动备用方案就绪证据
计划里写着有备用方案，却没人查过谁持有它，或它是否真的能用。
简要回答
备用方案已就绪，是指它有触发条件、有可以启动它的指定负责人、有可以切换过去的具体对象，并且有凭证表明这个对象存在、当天够得到。
计划里写一句“有备用”只是意向。有了凭证，它才成为已就绪的选项，或者让你看清它仍然只是一个想法。
哪些依赖项需要备用方案
列出没有它活动就无法进行、或必须公开改动的事项：主场地空间、关键讲者、演示文件、报名名单、话筒与显示设备链路、餐饮时段、交通安排。
不是什么都要备用方案。先确定哪些依赖是关键的，再给每一项关键依赖指定负责人和备用方案，或一项经同意的“不设备用”决定。
什么算凭证
| 备用想法 | 表明已就绪的凭证 | 不够的情形 |
|---|---|---|
| 演示文件的备份 | 备份能在第二台设备上打开；存放位置和负责人已注明 | 在某人手机里 |
| 替补讲者或主持人 | 本人已书面同意并拿到说明 | 我们可以请别人 |
| 离线版参加者名单 | 有最新副本，访问仅限指定人员 | 平台应该没问题 |
| 备选房间或布置 | 场地已书面确认当天可用 | 他们说也许可以 |
| 替代供应商 | 替代方书面确认并写明范围 | 我们认识一家公司 |
| 印刷议程或标牌备份 | 副本存在并已对照主版本核对 | 需要时可以印 |
每个备用方案记录五件事
- 触发条件：启动切换的可观察情形。
- 决策负责人：有权说“启动”的人。
- 备选方案本身，并说明其局限。
- 凭证，以及上次核查的日期。
- 启用时通知谁、如何通知。
检查各备用方案能否配合
本页不涉及的内容
紧急程序、疏散、急救和人群安全属于场地和有资质的主管部门。请询问他们有哪些方案，并索取可归档的副本。针对议程内容的备用方案不是应急预案。
实例演示 · 虚构示例
研讨会主办方检查四个备用方案
虚构组织与数字，仅作说明。
一家虚构的行业公会为150人的研讨会检查四个备用方案。备用演示文件存在项目协调员持有的U盘中，并已在第二台笔记本上成功打开，所以这一项已就绪。
替补主持人已书面同意。离线参加者名单存在，但由一位当天不在场的人保管。备选房间尚未书面确认。四项中有两项标为未就绪，并指定了负责人和日期。
可直接使用
备用方案就绪表
每项关键依赖复制一行。在你能出示凭证之前，“已持有凭证”一栏留空。
| 关键依赖 | 触发条件 | 决策负责人 | 备用方案 | 已持有凭证 | 上次核查（日期、姓名） | 通知对象 | 就绪？ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 就绪／未就绪／经决定不设备用 | |||||||
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 关键依赖清单不长。
- 每个备用方案几分钟内就能演示。
- 当天有一个人可以做决定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 备用方案依赖互不沟通的供应商、场地和讲者。
- 没有人明确获授权启动备用方案。
- 多个备用方案依赖同一个人或同一套设备。
想在签核前审查备用方案吗？
筹备诊断可以审查你的关键依赖中，哪些有指定负责人、触发条件和凭证，哪些只是意向，并列出应先解决的事项。它不评估安全，也不制定应急响应，这些仍由场地和有资质的主管部门负责。
主办方常见问题
需要几个备用方案？
每项关键依赖一个，或者一项记录在案的“接受不设备用的风险”的决定。再多只会增加工作，并不会让活动更有准备。
谁有权启动备用方案？
每个方面一位指定的人，再加一位代理。关键是活动期间没有人需要去请示委员会。
备用方案等于应急预案吗？
不等于。备用方案是在某环节失灵时让议程继续进行。应急与安全预案由场地和相关主管部门制定并分享。
备用方案应在何时测试？
文件副本和联系方式这类容易测试的，在最终确认前测试。其余的，把安排以书面形式确认下来。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。