活动启动前质量清单
报名即将开放，筹委会想知道有没有遗漏。
简要回答
启动前清单对每一项只问一个问题：我们手上有什么凭证？每项标记是、否、不确定或不适用，写明负责人并附上凭证。
不确定不等于通过。关键事项若不确定，如实的状态是尚未就绪，下一步是去查清楚。
这里的“启动前”指什么
启动前是活动对外公开的时刻：发出邀请、开放报名页面、征集讲者或第一次公告。此后改动成本更高，因为别人已经根据你公布的信息行动。
清单是对自身筹备工作的放行检查，不是安全或合规批准，也不能保证活动顺利。
需要核对的六个方面
如何处理不确定事项
把事项分为关键和其他。关键事项是指一旦出错就必须公开更正或取消承诺的事，例如日期、场地预订，或谁批准讲者。
任何不确定的关键事项都会暂停启动，直到解决，或筹委会以书面形式并指定一名负责人接受该风险。不确定的非关键事项可记入决策记录并设定日期。
一次会议完成检查
- 把清单分发给各方面的负责人。
- 会前，各负责人标记事项并附上凭证。
- 会上只读“否”和“不确定”的事项，不重复“是”的事项。
- 为每个未决事项记录决定：修正、接受风险，或推迟启动日期。
- 之后只复查有变动的事项，而不是整份清单。
实例演示 · 虚构示例
一家金融科技协会在开放报名前两周检查论坛筹备
虚构组织与数字，仅作说明。
一家虚构的金融科技协会计划为约200名会员举办一天论坛。24项清单中，17项为“是”并有凭证，3项为“否”，3项不确定，1项不适用。
两项不确定事项属于关键：场地尚未书面确认第二个分场房间，也没有人被指定批准主旨演讲的幻灯片。秘书处把启动推迟一周，拿到房间确认，并把批准职责交给议程主席。
可直接使用
启动前清单
复制每一行并标记是、否、不确定或不适用，再补上负责人、凭证和日期。
- 目的、对象和形式已由指定批准人批准：
- 日期已获场地书面确认：
- 每个环节的房间与布置已书面确认：
- 每家供应商的范围与日期已书面确认：
- 讲者名单已由该决定的负责人批准：
- 报名表已完整测试：
- 确认信息已与总议程核对：
- 所有公开链接已在手机和电脑上打开检查：
- 姓名与头衔已与来源名单核对：
- 各语言版本与主版本一致：
- 议程已用迟开始和超时情景测试：
- 每项关键依赖都有指定的备用方案：
- 每个方面的最终确认负责人已指定：
- 未决事项已列出负责人和决定日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一个人能收集凭证，各负责人几天内回复。
- 形式熟悉，供应商已书面确认。
- 不确定的关键事项很少。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 很多关键事项不确定，而且无人负责。
- 多个委员会或部门各自掌握一部分确认权。
- 委员会做出承诺之前，需要一份按优先级排列的未决事项清单。
不确定启动前还有哪些事项未解决？
筹备诊断是对你的需求说明、决策记录和供应商确认进行的限定范围审查，按工作板块给出排好优先级的未决事项清单。它不认证安全或合规。所有决定仍由你做出，审查只是指出哪些仍然开放。
主办方常见问题
清单全部完成就能证明活动安全吗？
不能。清单记录的是你手上持有的筹备凭证。安全、法律和结构方面的问题属于有资质的相关方，他们的答复是你附上的凭证，而不是清单得出的结论。
如果每一项都是“是”呢？
确认每个“是”都指向可以打开的凭证。没有凭证的“是”在有人拿出文件之前应视为不确定。
需要多久重复一次？
启动前完整过一遍。之后只复查有变动的事项，并在最终确认前再查一次。
谁应该负责这份清单？
由一位协调人持有，通常是秘书处负责人或项目负责人。各方面负责人提供凭证。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。