如何管理共享供应商日历

三场活动用同一个场地和同一家音视频供应商，每位主办人各有一串讨论日期的邮件。

讨论供应商排期将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

共享供应商日历是一份清单，列出每家供应商、你要求他们预留的每个日期，以及每项状态：询问、预留、已确认或已释放。它把整个活动组合对某家供应商的需求放在一处，因此冲突在第二次提出预留时就能看到，而不是等到现场踏勘。

只记录可以核实的事实：日期、状态、谁在何时确认。对供应商的年度评价属于活动供应商年度评估。

每一行写什么

供应商和联络角色，例如场地销售、音视频项目协调员、餐饮活动经理。
活动，预留日期，包括搭建日和撤场日。
状态：询问、预留、书面确认、已释放，并加上状态变更日期。
预留到期日：按供应商所述，过了这一天供应商可以释放该日期。
我方由谁负责该活动的供应商关系，谁有权确认。

各状态的含义

全队通用的状态用语
状态	含义	需要的行动
询问	已询问档期，没有任何承诺。	在设定日期前跟进回复。
预留	供应商表示会预留日期至到期日。	记录到期日，在到期前作出决定。
已确认	已收到书面确认或已签协议。	归档文件编号，加入合同节点。
已释放	你不再需要该日期。	及时通知供应商，以便其提供给他人。

一周内建立的步骤

列出被两场或以上活动使用的供应商，或可能被共用的供应商。先从场地、音视频、报名技术和餐饮商开始。
加入目前预留或正在讨论的每个日期，状态以供应商最后说明的为准。
请每家供应商书面确认你所记录的日期和状态。
约定谁可以更新日历以及何时更新。每家供应商只设一位负责人，可避免两人对同一日期一个释放一个确认。
只要还有未结的预留，就每周在固定时间复查。

共享日历常见的失败

预留悄悄到期，因为没人写下到期日。
在日历里释放了日期，却没有通知供应商。
日历由一个人保存在个人设备上，其他人看不到。
把意向日期记成预留。只有供应商同意预留的日期才算。

实例演示 · 虚构示例

两场活动向同一场地申请同一周

虚构组织与数字，仅作说明。

Persatuan Fiktif Pengurus Kemudahan 办一场会员论坛和一场颁奖晚会。两位主办人分别向同一家酒店询问11月下旬同一周的星期四。

共享日历同时显示两项询问，以及酒店为论坛说明的预留到期日。秘书处决定论坛优先，释放颁奖晚会的日期并当天通知酒店，再把颁奖晚会改到酒店书面确认的日期。

供应商	活动	日期	状态	预留到期	负责人
酒店活动团队	会员论坛	11月26日周四，另加11月25日搭建	预留	酒店所述：10月30日	节目负责人
酒店活动团队	颁奖晚会	11月26日周四	已释放	不适用	名誉秘书
音视频供应商协调员	会员论坛	11月25日至26日	询问	未说明	节目负责人

可直接使用

共享供应商日历模板

每项供应商预留一行。复制到团队可编辑的共享表格中，并可按供应商筛选。

供应商和联络角色	活动	预留日期（含搭建和撤场）	状态	状态日期	预留到期（按供应商所述）	我方负责人	下一步行动和日期
			询问 / 预留 / 已确认 / 已释放

打开工具: 周期性活动日历容量规划器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

两三场活动共用少数几家供应商。
已有一个人统一处理供应商沟通。
供应商回复及时，并且是书面回复。

以下情况，外部策划协助更有价值

不同主办人就不同日期与同一供应商沟通。
预留到期被错过，或没人知道哪项预留仍有效。
长期项目需要跨活动比较供应商条款和筹备时间。

希望有人盯着供应商预留？

长期活动项目经理可以保持共享供应商日历更新，在预留到期前跟进，并带着方案把冲突交给决策负责人。供应商选择、合同和支出审批仍由你们的机构负责。活动重复日历产能规划器可以显示同样的供应商日期与你们自己人员的对照。

讨论供应商排期将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。定期活动项目管理

主办方常见问题

谁可以编辑日历？

各供应商负责人编辑自己的行，另有一位协调员管理整张表，其他人只读。编辑者太多，日期可能被释放或确认两次。

供应商日历里要放费用吗？

不要。只记录日期、状态和负责人。费用属于预算，这样日历才容易阅读。

怎么知道预留是真的？

请供应商书面确认日期、预留内容和到期时间，并记录编号。没有到期日的口头预留应当按询问处理。

供应商不肯给预留到期日怎么办？

记下对方没有说明，设定自己的检查日期，再书面询问一次。不要默认该日期安全。