周期性活动日历容量规划器
秘书处一年要办几场活动，有些还会重叠，而同一个人总是所有活动的负责人。
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简要回答
规划器把每个角色的工作量逐日铺在日历上，凡是工作量超出该人所填可用度的时段都会标出。重复举办的活动会展开，因此后续周期里的冲突也能看到。
同一时段的两项全职安排，绝不会被显示为一位负责人能够覆盖。工具会报告冲突。
需要输入什么
- 角色：承担活动工作的人或岗位，可用度按全职一周的比例填写。100 表示全职，50 表示一半。
- 安排：每个角色每段工作量一行，写明活动名称、开始与结束日期，以及占全职一周的工作量比例。
- 重复：活动会定期举办时，填写重复间隔（天）和总次数。
- 共享任务：同一项工作服务多个活动时，给这些行填相同标签，例如“讲者联络”，这样只算一次。
容量如何检查
工具逐日累加适用于某个角色的工作量。带相同共享任务标签的行只算一次，取其中最大的工作量。如果合计超出该角色的可用度，该时段即为冲突，并列出涉及的活动。
首尾相接但不共用同一天的时段不算冲突。工作量刚好等于可用度，算作已覆盖。
未知信息
工作量留空即未知，该行会被排除并列出，绝不当作零。没有填可用度的角色，不会得到任何“已覆盖”的说法。
公共假期、请假和兼职安排工具并不知道，请把可用度调低来反映。
如何使用结果
冲突是需要做决定的信号：调整日期、共享任务、增加人手或放弃某项。请把选择记入决策记录，并在活动简报生成器中核对每个人要交付什么。
如果您在考虑增加外部人手，活动外包与内部执行决策工作表可以对照任务、工时和能力。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的两场活动月份
虚构的数字，用来展示冲突如何出现。
一家虚构的协会在 11 月 2 日至 27 日举办年度论坛，11 月 16 日至 20 日举办圆桌会，两场都占活动负责人 100%。工具标出 11 月 16 日至 20 日合计工作量为 200，而可用度为 100。
协调员为两场活动各承担 30% 的讲者联络。因为两行共用同一标签，工作量只算一次，协调员仍在 50% 的可用度之内。
可直接使用
容量日历工作表
列出每个角色的安排，把重叠日期的工作量相加，再与可用度比较。
| 角色 | 可用度（占全职 %） | 活动 | 开始 | 结束 | 工作量（占全职 %） | 与哪项重叠 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动不多、角色清楚，工具在您输入的时段内没有显示冲突。
- 单个冲突可以通过调整日期或共享任务解决。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 同一位负责人需要同时全职投入多场活动，而日期又无法调整。
- 活动全年重复举办，需要有人在活动之间维持计划、供应商和交接的运转。
- 委员会希望由一方统筹多场并行活动的决策。
想用一份日历、一位负责人统筹周期性活动？
周期性项目管理可以持有全年日历、工作量时段和活动之间的交接，范围经双方商定，决策仍由您的委员会作出。在团队已经排满的时段，项目负责人可以承接统筹工作。
主办方常见问题
一位负责人能同时覆盖两场全职活动吗？
不能。同一时段的两项全职安排合计是全职一周的 200%，所以工具会显示冲突。
共享任务标签有什么作用？
同一角色、标签相同的行只按较大的工作量算一次，因为是同一项工作服务两场活动。
不知道某人的可用度怎么办？
留空即可。该角色会被标出，也不会得到“已覆盖”的说法。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。