Perancang kapasiti kalendar acara berkala
Sekretariat anda mengendalikan beberapa acara setahun, ada yang bertindih, dan seorang yang sama sentiasa muncul sebagai ketua bagi semuanya.
…
Jawapan ringkas
Perancang ini meletakkan beban kerja setiap peranan merentasi kalendar, hari demi hari, dan menandakan setiap tempoh apabila beban melebihi ketersediaan yang dinyatakan. Acara berulang dikembangkan supaya pertembungan dalam kitaran kemudian juga kelihatan.
Dua komitmen sepenuh masa pada hari yang sama tidak akan ditunjukkan sebagai diliputi oleh seorang ketua. Alat ini melaporkan konflik.
Apa yang dimasukkan
- Peranan: orang atau jawatan yang memikul kerja acara, dengan ketersediaan sebagai bahagian minggu sepenuh masa. 100 bermaksud sepenuh masa dan 50 bermaksud separuh.
- Komitmen: satu baris bagi setiap tempoh beban kerja untuk satu peranan, dengan nama acara, tarikh mula dan tamat serta beban sebagai bahagian minggu sepenuh masa.
- Ulangan: bagi acara yang berulang, sela ulangan dalam hari dan jumlah kejadian.
- Tugasan kongsi: beri label yang sama kepada baris yang melayani beberapa acara, seperti penghubung penceramah, supaya kerja dikira sekali.
Cara kapasiti disemak
Bagi setiap hari, alat ini menambah beban yang terpakai pada sesuatu peranan. Baris dengan label tugasan kongsi yang sama dikira sekali, pada beban terbesar. Jika jumlah melebihi ketersediaan peranan, tempoh itu ialah konflik dan acara yang terlibat dinamakan.
Tempoh bersambung yang tidak berkongsi hari bukan pertembungan. Beban yang tepat sama dengan ketersediaan dianggap diliputi.
Perkara yang tidak diketahui
Beban kosong bermaksud tidak diketahui. Baris itu dikecualikan dan disenaraikan, tidak pernah dikira sebagai sifar. Peranan tanpa ketersediaan dimasukkan tidak mendapat sebarang dakwaan liputan.
Cuti umum, cuti peribadi dan corak separuh masa tidak diketahui alat. Kurangkan angka ketersediaan untuk mencerminkannya.
Menggunakan keputusan
Konflik ialah isyarat untuk membuat keputusan: ubah tarikh, kongsi tugasan, tambah kapasiti atau gugurkan sesuatu. Rekod pilihan dalam log keputusan dan semak apa yang perlu disampaikan setiap orang dalam pembina ringkasan acara.
Jika anda menimbang untuk menambah kapasiti luar, lembaran penyumberan luar atau dalaman membandingkan tugasan, jam dan kemahiran.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bulan dua acara yang fiktif
Angka fiktif, untuk menunjukkan bagaimana pertembungan muncul.
Sebuah persatuan fiktif mempunyai forum tahunan dari 2 hingga 27 November dan perbincangan meja bulat dari 16 hingga 20 November, kedua-duanya pada 100 peratus untuk ketua acara. Alat ini menandakan 16 hingga 20 November pada beban gabungan 200 berbanding ketersediaan 100.
Penyelaras memikul penghubung penceramah untuk kedua-dua acara pada 30 peratus. Oleh kerana kedua-dua baris berkongsi label, beban dikira sekali dan penyelaras kekal dalam ketersediaan 50 peratus.
Gunakan sendiri
Lembaran kalendar kapasiti
Senaraikan komitmen setiap peranan, kemudian tambah beban bagi tarikh yang bertindih dan bandingkan dengan ketersediaan.
| Peranan | Ketersediaan (% sepenuh masa) | Acara | Mula | Tamat | Beban (% sepenuh masa) | Bertindih dengan |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara sedikit, peranan jelas dan alat tidak menunjukkan konflik dalam tempoh yang anda masukkan.
- Satu pertembungan boleh diselesaikan dengan mengubah tarikh atau berkongsi tugasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ketua yang sama diperlukan sepenuh masa pada beberapa acara dan kalendar tidak boleh diubah.
- Acara berulang sepanjang tahun dan seseorang perlu memastikan pelan, pembekal dan serah tugas berjalan antara acara.
- Jawatankuasa mahukan satu pihak menyelaras keputusan merentasi acara serentak.
Mahu satu kalendar dan seorang ketua merentasi acara berkala?
Pengurusan program berkala boleh memegang kalendar tahunan, tempoh beban kerja dan serah tugas antara acara, dengan skop dipersetujui dan keputusan kekal pada jawatankuasa anda. Ketua projek boleh mengambil alih penyelarasan bagi tempoh apabila pasukan anda sendiri sudah penuh.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah seorang ketua meliputi dua acara sepenuh masa serentak?
Tidak boleh. Dua komitmen sepenuh masa pada hari yang sama berjumlah 200 peratus minggu sepenuh masa, jadi alat ini menunjukkan konflik.
Apakah fungsi label tugasan kongsi?
Baris bagi peranan yang sama dengan label yang sama dikira sekali pada beban lebih besar, kerana satu kerja melayani kedua-dua acara.
Bagaimana jika saya tidak tahu ketersediaan seseorang?
Biarkan kosong. Peranan itu ditanda dan tiada dakwaan liputan dibuat untuknya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.