定期会员活动项目管理

适合谁

• 每年举办数场会员活动、团队人手有限的协会秘书处。
• 每年有固定的研讨会、论坛和一场旗舰会议日历的专业团体。
• 有定期课程安排的企业学习团队。
• 希望建立可重复的流程，而不是每场活动都重新做计划的机构。

您会得到什么

• 涵盖各场活动策划里程碑的活动日历。
• 可重复使用的策划模板，以及各类活动的供应商要求。
• 在约定范围内协调每场活动，包括供应商跟进和进度更新。
• 全程共用的决策记录和行动清单。
• 每场活动后的检讨，并把经验记录下来供下一场使用。
• 显示在约定人力范围内最多可同时进行几场活动的工作量视图。
• 整个项目的交接文件。

需要您提供什么

• 希望涵盖的活动日历及大致日期。
• 各类活动的形式和大致人数。
• 长期的决策负责人和审批途径。
• 现有的供应商安排、首选场地和往年资料。
• 团队自己特别忙的时间，例如年度会员大会。
• 一位负责整个项目的客户联络人。

谁负责什么

服务的界限

工作范围会设定人力上限：最多可同时进行几场活动、包含多少现场出席，以及哪些不在范围之内。定期安排不是无限期的随时待命。

活动服务由专业供应商交付，项目负责人负责协调。如果日历增加，范围会以书面方式重新审视。

合作如何进行

1. 发来日历和活动类型，并标出团队特别吃紧的时段。
2. 以书面约定项目范围、人力上限和汇报方式。
3. 建立策划模板、决策记录和供应商要求。
4. 逐场协调活动，每场结束后检讨。
5. 按约定的间隔检视整个项目，并以书面调整范围。

影响费用的因素

待工作范围明确后，会根据您的需求说明编制报价，其中写明工作范围、费用的影响因素以及哪些变化会改变报价。详见费用与报价。这些因素包括：

• 日历中活动的数量和类型。
• 同一时间重叠的活动场数。
• 每场活动约定的现场出席。
• 安排的期限，以及如何检讨。
• 所支持的汇报和筹委会会议。
• 已有的可重复使用资料的多少。

适用地区

服务范围为吉隆坡、雪兰莪以及包括 Nilai 在内的芙蓉一带。现场出席按每场活动商定，工作范围会写明哪些活动包括现场出席。

来自其他地区的查询会得到如实的适配评估，而不是千篇一律的回复。有关覆盖范围的说明，请见服务地区与现场安排。