活动风险评分前要写明的假设
两位委员对同一项风险分别打了2分和4分，却没有人说得清谁错了。
简要回答
风险分数有多大用处，取决于背后的假设。在任何人打分之前，先写明可能性和影响每个数字的含义、涵盖的期间、所用证据，以及由谁设定评分尺度。
分数是用来启动讨论和排列清单的，不是精确测量。不知道的就标为未知，不要悄悄打低分。
为什么每个人打的分不一样
多数活动团队用1到5分来评估可能性和影响，但这个尺度很少被定义。有人对照上一届活动，有人对照听过的最坏案例，还有人对照预算能承受的程度。
结果看似精确，其实是在比较三套私人尺度。一页简短的假设表，可以在争论开始前就化解分歧。
需要先统一的假设
与决策负责人开一次简短会议确定这些内容，再把这张表附在风险登记表后面。
| 假设 | 需要确定的问题 | 由谁决定 |
|---|---|---|
| 时间范围 | 分数涵盖筹备期、活动当天，还是两者都包括？ | 活动负责人 |
| 可能性尺度 | 1、3、5分分别用文字怎么描述？依据是往届活动、供应商意见还是个人判断？ | 委员会主席与项目负责人 |
| 影响尺度 | 影响按费用、参会体验、声誉、议程还是综合来衡量？本次活动多少令吉算5分？ | 财务与活动负责人 |
| 证据 | 分数依据什么：文件、供应商说明、往届活动还是意见？意见要标明是意见。 | 每位评分者 |
| 未知事项 | 没人能估计的风险如何标示？建议单独标为“未知”，并优先审阅。 | 活动负责人 |
| 分数如何合并 | 如果把可能性和影响相乘，团队是否接受5乘1与1乘5得出同一个数字？ | 委员会主席 |
| 复核日期 | 何时重新检视分数？哪些情况需要提前复核，例如更换场地或新增讲者？ | 项目负责人或秘书处 |
让评分表保持诚实的规则
- 按今天的实际情况打分，计入已有的控制措施，并记下是哪些措施。
- 先让最贴近工作的人打分，再邀请质疑，避免由资历决定数字。
- 每个4分或5分，以及每次轮次之间变动的分数，都要留下书面理由。
- 不要替专业方打分，例如结构、消防或医疗事项。记录下来，并请场地方或有资格的一方给出意见，见剩余风险确认。
评分者意见不一致时
- 请每个人说明数字背后的证据，而不是只报数字。
- 检查双方是否用了不同的时间范围或对影响的不同理解。
- 如果差距仍在，两个分数都记录，并在有新证据前以较高者为工作分数。
- 指定一位负责人去查清缺少的事实，并定下回报日期。
实例演示 · 虚构示例
同一项供应商风险的两个分数
机构与数字均为虚构，仅作示意。
虚构设施管理师协会正在筹备一场约300人参加的一天论坛。报名负责人把“活动当天早上报名平台无法使用”评为可能性2、影响3，财务则评为可能性4、影响3。
被问到依据时，报名负责人用的是去年平台的表现，运作正常；财务听说今年的供应商是新的，没有参考客户。两人认同真正的分歧在于供应商，而不是数字。团队暂记可能性为4，直到供应商提供参考，并指定一人在限期内去索取。
可直接使用
风险评分假设表
复制本页，逐行填写，并附在登记表后。仍未决定的项目，写上尚未确定，并注明负责人和日期。
- 评分涵盖的期间（筹备期、活动当天、两者）：
- 可能性尺度的文字说明（1、3、5分）及其证据基础：
- 影响尺度的文字说明，以及本次活动视为5分的令吉金额：
- 纳入的影响维度（费用、参会体验、声誉、议程）：
- 未知风险如何标示，由谁优先审阅：
- 分数如何合并，以及该方法已知的局限：
- 谁先打分，谁负责质疑：
- 因由专业方负责而不纳入团队评分的风险，以及被征询的人：
- 打4分或5分所需的证据：
- 复核日期及触发提前复核的情况：
- 批准这些假设的授权人及日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队只评估一份简短的风险清单，并且总是同样两三个人打分。
- 你们已有委员会熟悉并在使用的内部评分尺度。
- 清单上没有任何事项需要依赖外部专业方的判断。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或部门各自打分，尺度互不一致。
- 分数将用来支持开支或是否继续的决定，财务需要把依据写清楚。
- 登记表已大到一个人难以保持一致，也没有人负责复核。
需要有人复核评分依据？
策划准备度诊断可以对照委员会仍待决定的事项，复核您的风险登记表和评分假设，并给出附有负责人和日期的优先行动计划。安全与合规方面的结论仍由场地方和有资格的一方作出。请带上现有的登记表，即使评分尺度并不一致。
主办方常见问题
该用1到5分，还是高、中、低？
两种都可以，前提是每个级别都用文字定义，影响还要用令吉金额说明。1到5分更方便排序，高中低更容易向委员会解释。选定一种并以书面定义即可。
策划诊断能告诉我们风险评分对不对吗？
活动策划准备度自查工具按工作线列出尚未解决的决定，不会认证分数，回答“不知道”也不会得出一切正常的结论。
没有人掌握证据时怎么打分？
标为“未知”，指定负责人去查清事实，并在下次会议中先于已知风险审阅未知项。为了表格整齐而打低分，会掩盖最需要关注的风险。
分数多久复核一次？
定一个固定日期，例如活动前最后一个季度每月一次，并加入触发条件，如更换场地、新增主讲者或更换供应商。每次分数变动都要记录原因。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。