Andaian pemarkahan risiko acara yang perlu ditulis
Dua ahli jawatankuasa menanda risiko yang sama sebagai 2 dan 4, dan tiada siapa dapat mengatakan siapa yang tersilap.
Jawapan ringkas
Skor risiko hanya berguna jika andaian di sebaliknya jelas. Tulis maksud setiap angka kebarangkalian dan kesan, tempoh yang dilindungi, bukti yang digunakan dan siapa menetapkan skala, sebelum sesiapa menanda sebarang risiko.
Anggap skor sebagai cara memulakan perbincangan dan menyusun senarai, bukan sebagai ukuran tepat. Perkara yang tidak diketahui kekal ditanda tidak diketahui dan tidak sekali-kali diberi skor rendah secara senyap.
Mengapa skor berbeza antara seorang dengan seorang
Kebanyakan pasukan acara menggunakan skala 1 hingga 5 bagi kebarangkalian dan kesan. Skala itu jarang ditakrifkan, jadi seorang menanda berdasarkan acara lepas, seorang lagi berdasarkan kisah terburuk yang pernah didengari, dan seorang lagi berdasarkan apa yang mampu ditanggung bajet.
Hasilnya nampak tepat tetapi membandingkan tiga skala peribadi yang berbeza. Helaian andaian yang ringkas menghapuskan pertikaian itu sebelum ia bermula.
Andaian yang perlu dipersetujui dahulu
Putuskan perkara ini dalam satu mesyuarat pendek bersama pemilik keputusan, kemudian lampirkan helaian itu pada daftar risiko.
| Andaian | Soalan untuk diputuskan | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Tempoh masa | Adakah skor meliputi tempoh perancangan, hari acara sahaja, atau kedua-duanya? | Pemilik acara |
| Skala kebarangkalian | Apakah maksud 1, 3 dan 5 dalam perkataan, dan adakah ia berdasarkan acara lepas, nasihat pembekal atau pertimbangan? | Pengerusi jawatankuasa bersama ketua projek |
| Skala kesan | Adakah kesan diukur melalui kos, pengalaman peserta, reputasi, program atau gabungan? Berapa ringgit dianggap skor 5 bagi acara ini? | Kewangan dan pemilik acara |
| Bukti | Apakah asas skor: dokumen, kenyataan pembekal, acara lepas atau pendapat? Tanda pendapat sebagai pendapat. | Setiap penanda skor |
| Perkara tidak diketahui | Bagaimana risiko ditunjukkan jika tiada siapa dapat menganggarnya? Cadangan: tanda Tidak Diketahui yang dikaji dahulu. | Pemilik acara |
| Menggabungkan skor | Jika kebarangkalian dan kesan didarab, adakah pasukan menerima bahawa 5 kali 1 dan 1 kali 5 memberi nombor yang sama? | Pengerusi jawatankuasa |
| Tarikh semakan | Bilakah skor dikaji semula dan apakah pencetus semakan lebih awal, seperti pertukaran venue atau penceramah baharu? | Ketua projek atau sekretariat |
Peraturan pemarkahan yang menjaga kejujuran helaian
- Tanda risiko seperti keadaannya hari ini, dengan kawalan yang sedia ada, dan catat kawalan yang mana.
- Biar orang yang paling hampir dengan kerja itu menanda dahulu, kemudian jemput cabaran, supaya jawatan tidak menentukan angka.
- Simpan sebab bertulis bagi setiap skor 4 atau 5 dan setiap skor yang berubah antara pusingan.
- Jangan menanda risiko yang dimiliki pakar, seperti hal struktur, kebakaran atau perubatan. Rekodkannya dan minta pandangan venue atau pihak yang berwibawa, seperti dalam pengesahan risiko baki.
Apabila penanda skor tidak sependapat
- Minta setiap orang menyatakan bukti di sebalik angkanya, bukan angkanya.
- Semak sama ada mereka menggunakan tempoh masa atau maksud kesan yang berbeza.
- Rekodkan kedua-dua skor jika jurangnya kekal, dan gunakan yang lebih tinggi sebagai skor kerja sehingga bukti mengubahnya.
- Tetapkan pemilik untuk mencari fakta yang tiada dan tarikh untuk melapor.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua skor bagi satu risiko pembekal
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti merancang forum sehari untuk kira-kira 300 peserta. Ketua pendaftaran menanda 'platform pendaftaran tidak tersedia pada pagi acara' sebagai kebarangkalian 2, kesan 3. Bendahari menandanya kebarangkalian 4, kesan 3.
Apabila diminta bukti, ketua pendaftaran menggunakan platform tahun lepas yang berjalan lancar. Bendahari pula mendengar bahawa vendor tahun ini baharu dan tiada rujukan. Mereka bersetuju jurang sebenar ialah vendor itu, bukan angkanya. Pasukan merekodkan kebarangkalian 4 sehingga vendor memberi rujukan, dan seorang pemilik diberi tarikh untuk memintanya.
Gunakan sendiri
Helaian andaian pemarkahan risiko
Salin halaman ini, isi setiap baris dan lampirkan pada daftar. Tulis Belum diputuskan, bersama pemilik dan tarikh, bagi perkara yang masih terbuka.
- Tempoh pemarkahan (perancangan, hari acara, kedua-duanya):
- Skala kebarangkalian dalam perkataan (1, 3 dan 5), dan asas buktinya:
- Skala kesan dalam perkataan, dengan jumlah ringgit yang dianggap skor 5 bagi acara ini:
- Dimensi kesan yang dilindungi (kos, pengalaman peserta, reputasi, program):
- Cara risiko tidak diketahui ditanda, dan siapa mengkajinya dahulu:
- Cara skor digabungkan, dan had kaedah itu yang diketahui:
- Siapa menanda dahulu dan siapa mencabar:
- Risiko yang dikecualikan daripada pemarkahan pasukan kerana dimiliki pakar, dengan nama orang yang ditanya:
- Bukti yang diperlukan bagi skor 4 atau 5:
- Tarikh semakan dan peristiwa yang mencetuskan semakan lebih awal:
- Orang yang berkuasa yang meluluskan andaian ini, dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan menanda senarai risiko yang pendek dan dua atau tiga orang yang sama membuat pemarkahan.
- Anda sudah ada skala dalaman yang difahami dan digunakan jawatankuasa.
- Tiada perkara dalam senarai bergantung pada pertimbangan pakar luar.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau jabatan menanda skor dan skala mereka tidak sepadan.
- Skor akan digunakan untuk mewajarkan perbelanjaan atau keputusan teruskan atau batal, dan kewangan memerlukan asasnya ditulis.
- Daftar telah membesar melebihi apa yang boleh dijaga seorang dengan konsisten dan tiada siapa memiliki semakan.
Perlukan asas pemarkahan disemak?
Diagnostik perancangan boleh menyemak daftar dan andaian pemarkahan anda berbanding keputusan yang masih perlu dibuat jawatankuasa. Ia menghasilkan pelan tindakan berutamakan dengan perkara terbuka, pemilik dan tarikh, dan kesimpulan keselamatan serta pematuhan kekal pada venue dan pihak berwibawa. Bawa daftar seperti sedia ada, walaupun skalanya tidak konsisten.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami guna skala 1 hingga 5 atau tinggi, sederhana dan rendah?
Kedua-duanya boleh jika setiap tahap ditakrif dalam perkataan dan dalam ringgit bagi kesan. Skala 1 hingga 5 memberi lebih ruang untuk menyusun senarai, manakala tinggi, sederhana dan rendah lebih mudah diterangkan kepada jawatankuasa. Pilih satu dan takrifkan secara bertulis.
Bolehkah diagnostik perancangan memberitahu sama ada risiko kami dimarkah dengan betul?
Diagnostik kesiapsiagaan perancangan menyenaraikan keputusan yang belum selesai mengikut aliran kerja. Ia tidak mengesahkan skor, dan jawapan tidak diketahui tidak pernah menghasilkan keputusan semuanya beres.
Bagaimana jika tiada siapa mempunyai bukti untuk menanda sesuatu risiko?
Tanda sebagai Tidak Diketahui, namakan pemilik untuk mencari fakta, dan kaji perkara tidak diketahui sebelum risiko yang diketahui pada mesyuarat berikutnya. Memberi skor rendah supaya helaian kemas menyembunyikan risiko yang paling perlu perhatian.
Berapa kerap skor perlu dikaji semula?
Tetapkan tarikh tetap, contohnya setiap bulan pada suku terakhir sebelum acara, dan tambah pencetus seperti pertukaran venue, penceramah utama baharu atau pertukaran pembekal. Rekodkan sebab setiap kali skor berubah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.