Cara mengendalikan perbincangan tahap penerimaan risiko acara
Jawatankuasa meluluskan langkah mitigasi satu demi satu, tetapi tiada siapa menyatakan berapa banyak ketidakpastian yang boleh ditanggung acara itu.
Jawapan ringkas
Perbincangan tahap penerimaan risiko ialah mesyuarat pendek apabila orang yang boleh dipertanggungjawabkan menyatakan dengan jelas hasil yang tidak akan ditukar ganti dan berapa banyak ketidakpastian yang akan ditanggung bagi yang lain. Rekodkan dalam satu halaman yang boleh dijadikan rujukan oleh ketua projek dan pembekal.
Ini bukan undian sama ada acara itu selamat. Hal keselamatan, keselamatan fizikal dan perubatan kekal pada venue, perkhidmatan kecemasan dan pihak berwibawa lain. Perbincangan ini meliputi bajet, program, reputasi dan kepercayaan ahli.
Maksud tahap penerimaan risiko bagi acara
Tahap penerimaan ialah jumlah ketidakpastian yang sanggup ditanggung organisasi untuk mencapai tujuannya. Dua badan yang menganjurkan persidangan yang sama boleh berbeza dengan munasabah: satu boleh menerima pertukaran penceramah pada saat akhir, satu lagi tidak menerima sebarang perubahan pada sesi utama yang telah diumumkan.
Tanpa tahap yang dinyatakan, setiap risiko diputuskan berasingan oleh sesiapa yang ada dalam bilik, dan risiko yang sama mendapat jawapan berbeza pada Mac dan Oktober.
Siapa yang perlu hadir
- Orang yang boleh meluluskan perbelanjaan melebihi bajet, biasanya bendahari, ketua kewangan atau pengerusi majlis.
- Pemilik acara atau ketua sekretariat yang memikul pelaksanaan harian.
- Wakil peserta, seperti ahli jawatankuasa program.
- Ketua projek, jika dilantik, untuk menukar jawapan menjadi peraturan kerja.
- Bahagian komunikasi, jika kenyataan awam menjadi kebimbangan.
Lima soalan untuk diputuskan
Beri setiap soalan kira-kira sembilan minit dan tulis jawapannya dalam satu ayat.
| Soalan | Bunyi jawapan yang jelas | Digunakan seterusnya di |
|---|---|---|
| Hasil mana yang tetap? | Contohnya: tarikh acara tetap kerana mesyuarat agung ahli; siling bajet tetap. | Keputusan program, venue dan pendedahan pembatalan |
| Hasil mana boleh berubah, dan setakat mana? | Contohnya: penceramah boleh berubah jika tema kekal; waktu mula boleh beralih setakat had yang dinyatakan. | Peraturan kontingensi dan turutan pelaksanaan |
| Berapa wang boleh ditahan, dan siapa melepaskannya? | Jumlah atau peratusan rizab, dan pelulus yang dinamakan bagi setiap pelepasan. | Senario kontingensi |
| Apakah ambang untuk menangguh atau membatalkan, dan siapa memutuskan? | Pihak berkuasa yang dinamakan, bersama maklumat yang diperlukan sebelum memutuskan. | Laluan eskalasi dan komunikasi |
| Siapa boleh menerima risiko melebihi tahap yang dipersetujui? | Orang atau badan yang dinamakan dan bentuk bertulis penerimaan itu. | Pengesahan risiko baki |
Mengendalikan 45 minit itu
- Kongsi daftar risiko semasa dan kedudukan bajet sehari sebelumnya.
- Mulakan dengan tujuan acara dalam satu ayat supaya pertukaran dinilai berdasarkannya.
- Ambil lima soalan mengikut turutan dan rekodkan satu ayat bagi setiap jawapan, bersama nama orang yang memberinya.
- Uji jawapan pada tiga risiko sebenar daripada daftar dan lihat sama ada keputusan menjadi jelas.
- Tutup dengan satu halaman yang menyatakan hasil tetap, hasil fleksibel, rizab, ambang dan siapa boleh menerima lebih.
Perangkap biasa
- Menganggap tahap penerimaan sebagai angka yang ditetapkan sekali. Kaji semula apabila bajet, venue atau peserta berubah.
- Membiarkan ahli yang paling lantang menetapkan tahap untuk semua orang.
- Menulis tahap sebagai slogan seperti toleransi risiko rendah. Nyatakan peraturan keputusan sebaliknya.
- Mencampurkan pertimbangan pakar. Jika soalan berkaitan struktur, kebakaran, orang ramai atau perlindungan perubatan, hantar kepada pihak yang berwibawa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Majlis yang tidak sependapat tentang pembatalan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fintech rekaan merancang persidangan dua hari untuk kira-kira 400 peserta. Pengerusi majlis mahu mengekalkan tarikh walau apa pun. Bendahari mahu had jelas bagi perbelanjaan yang tidak boleh dipulihkan.
Dalam perbincangan itu mereka bersetuju tarikh tetap kecuali venue itu sendiri tidak tersedia, dan ketika itu majlis memutuskan dalam bilangan hari yang ditetapkan. Mereka bersetuju bendahari boleh melepaskan rizab sehingga jumlah yang dinyatakan dan apa-apa melebihinya memerlukan undian majlis. Ketua projek menyalin tiga peraturan ini ke bahagian hadapan daftar risiko.
Gunakan sendiri
Soalan dan rekod perbincangan tahap penerimaan risiko
Gunakan ini sebagai agenda dan sebagai rekod satu halaman. Tanda apa-apa yang tidak dapat diputuskan kumpulan sebagai Belum diputuskan bersama pemilik dan tarikh.
- Tujuan acara dalam satu ayat:
- Hasil yang tetap (tarikh, siling bajet, sesi utama, venue):
- Hasil yang boleh berubah, dan had perubahan itu:
- Rizab yang ditahan, siapa boleh melepaskannya dan sehingga jumlah berapa:
- Ambang penangguhan atau pembatalan dipertimbangkan, dan siapa memutuskan:
- Maklumat yang diperlukan pembuat keputusan sebelum memutuskan:
- Siapa boleh menerima risiko melebihi tahap yang dipersetujui, dan dalam bentuk bertulis apa:
- Risiko yang diserahkan kepada pakar atau venue, dengan nama orang yang ditanya:
- Tarikh rekod ini dikaji semula, dan apa yang mencetuskan semakan lebih awal:
- Nama mereka yang mengambil bahagian dan meluluskan rekod:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil, kerap bermesyuarat dan boleh memutuskan dalam satu sesi.
- Kuasa bajet jelas dan dipegang oleh orang yang hadir mesyuarat.
- Format acara sudah biasa dan keputusan lepas telah ditulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kumpulan berbeza memegang bajet, program dan hubungan dengan ahli, dan mereka tidak sependapat.
- Acara lepas mengubah tarikh, venue atau penceramah pada saat akhir dan setiap kali keputusan dibuat secara tergesa-gesa.
- Fasilitator neutral membantu jawatankuasa bersetuju tentang ambang tanpa sesiapa merasa dikalahkan.
Mahu tahap penerimaan dijadikan peraturan kerja?
Diagnostik perancangan boleh menyediakan lima soalan itu bersama jawatankuasa anda, merekodkan jawapan dan menunjukkan keputusan pada daftar risiko yang masih tiada pihak berkuasa dinamakan. Ia berakhir dengan pelan tindakan berutamakan. Sama ada meneruskan, menangguh atau membatalkan kekal sebagai keputusan pemilik anda yang diberi kuasa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah tahap penerimaan risiko sama dengan toleransi risiko?
Dalam amalan kebanyakan jawatankuasa menggunakan istilah ini secara longgar. Yang penting, rekod menyatakan hasil yang tetap, yang boleh berubah dan siapa boleh menerima lebih. Gunakan istilah yang sudah difahami jawatankuasa anda.
Bolehkah tahap ditetapkan tanpa angka bajet?
Sebahagiannya boleh. Anda boleh bersetuju tentang hasil tetap dan siapa memutuskan. Tambah jumlah rizab apabila bajet diluluskan, dan rekodkan tarikh ia akan ditetapkan.
Adakah persetujuan tentang tahap penerimaan bermakna acara itu selamat?
Tidak. Ia merekodkan berapa banyak ketidakpastian yang diterima penganjur dari segi bajet, program dan reputasi. Kesimpulan keselamatan, keselamatan fizikal dan perubatan milik venue, perkhidmatan kecemasan dan pihak berwibawa.
Siapa patut memudahcara perbincangan?
Seseorang yang tidak memiliki jawapan itu, seperti ketua projek, ahli jawatankuasa bebas atau rakan sekerja neutral. Fasilitator menjaga masa dan merekod jawapan tanpa mengarahkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.