活动讲者缺席应急方案
主讲嘉宾当天早上才搭飞机，而议程里没有计划说明，如果他没有出现在会场，第一个小时怎么办。
简要回答
讲者缺席应急方案是为每个重要场次准备的简短备选：谁来填补时段、由谁决定何时切换、如何告知参会者，以及议程哪些环节要调整。以场次而不是讲者为单位来写，因为同一位讲者可能因不同原因缺席。
这份方案保护的是议程和参会者的时间。它不评判讲者为什么缺席；任何健康或行程问题，仍由讲者及其自己的联络人处理。
按重要程度给场次分类
主打主题演讲、观众专程来听的监管机构说明会，以及六人小组讨论，是三种很不一样的情况。把每个场次标为关键、重要或灵活。
关键场次要有指定的备选方案和事先商定的触发条件。灵活场次通常由主持人加上相邻场次的短暂延长即可处理。
需要规划的缺席类型
- 迟到：讲者会到，但晚于预定开始时间。
- 当天没有到场，原因不论。
- 人不在场，但可以远程参与，例如视频连线。
- 活动前最后一刻退出。
- 人到了，但无法完整进行该场次。
按场次类型准备备选方案
| 场次类型 | 事先商定的备选 | 决定人 |
|---|---|---|
| 主题演讲 | 若有稳定的连线，可远程进行；同一机构的另一位指定讲者；与小组成员进行主持对谈 | 活动负责人与议程主席 |
| 小组讨论 | 减少讲者人数进行；提前一场较轻松的讨论；加长主持人提问环节 | 主持人与项目负责人 |
| 工作坊或分会场 | 缩短并与相邻房间合并；与稍后的场次对调 | 项目负责人 |
| 监管机构或嘉宾说明会 | 请对方提供书面发言或录音；安排与代表人进行简短问答 | 活动负责人，在与相关机构沟通之后 |
决定何时切换
- 为每个关键场次商定最晚确认时间，例如该场次开始前的某个时间点。
- 写明谁联系讲者、谁联系讲者的办公室、谁来决定。
- 一旦触发，决定人在已商定的选项中选择，不必重新召集委员会。
- 先通知主持人和视听供应商，再更新舞台屏幕和发给参会者的信息。
- 记录变动及时间，事后复盘。
向参会者清楚说明
由主持人或主席作简短、平静的通告，比悄悄换人更好。说明发生了什么变化、接下来会怎样，不必透露讲者的个人情况。措辞事先准备好，并与活动负责人一起批准。
按新顺序更新执行流程表，并确认讲者到场时间和供应商提示点都经过确认，而不是想当然。
检查与供应商和关键人员的关联
如果讲者缺席源于供应商问题，例如订不上航班，请参考供应商履约失败备用方案。如果只有一个人掌握讲者的联络和安排，请记录在关键人员依赖登记里。
实例演示 · 虚构示例
主讲嘉宾当天早上延误
机构与数字均为虚构，仅作示意。
一个虚构的专业学习会议约有280名代表，开场是一位海外讲者的40分钟主题演讲。早餐时，讲者的办公室通知秘书处，航班延误，抵达时间不确定。
活动负责人作为决定人，选择了事先商定的方案：主持人以与一位小组成员的对谈开场，若讲者赶到，主题演讲改到午餐后，并由主席宣读一条简短通告。视听供应商得知新的顺序，项目负责人更新执行流程表并重新发给所有供应商。
可直接使用
讲者缺席应急表
每个关键或重要的场次复制一行。仍未确定的格子，写上尚未确定，并注明负责人和日期。
| 场次与时间 | 优先级 | 已规划的缺席类型 | 备选方案一 | 备选方案二 | 最晚确认时间 | 决定人 | 参会者通告由谁批准 | 需通知的供应商 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 关键／重要／灵活 | ||||||||
| 关键／重要／灵活 | ||||||||
| 关键／重要／灵活 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程小，主持人可以顶上空缺。
- 讲者都在本地，并已书面确认行程。
- 委员会主席在现场，可以迅速决定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多位国际讲者，需要追踪多个办公室和行程安排。
- 监管机构或嘉宾说明会是吸引力所在，却没人负责这层关系。
- 议程有多条分线，一个变动会同时影响房间、供应商和舞台。
想在活动前把场次备选商定好？
策划诊断可以检视您的议程和讲者安排，标出没有备选或没有决定人的场次，并给出附有日期的优先行动计划。行程、健康和签证事宜，仍由讲者及其所属机构自己处理。
主办方常见问题
是否应该一直准备候补讲者？
只有关键场次需要。其他场次通常由主持人、缩短场次或调换就够了。招募任何人之前，先问议程主席哪些场次是关键的。
可以不通知供应商就更改议程顺序吗？
不可以。舞台、视听和传译的提示点都取决于顺序。任何改动都要经过执行流程表，并由受影响的供应商确认新的时间。
如果讲者因健康原因缺席怎么办？
那是讲者及其联络人的事。主办方的职责是保护议程并决定备选方案，除非讲者自己愿意说明，否则把原因当作私事处理。
策划诊断会告诉我们议程已经准备好吗？
活动策划准备度自查工具只列出尚未解决的决定，回答“不知道”不会得出一切正常的结论，它也不是安全证明。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。