Kontingensi ketidakhadiran penceramah
Penceramah utama anda ada penerbangan pada pagi itu, dan program tidak mempunyai pelan bagi jam pertama jika beliau tidak berada dalam dewan.
Jawapan ringkas
Kontingensi ketidakhadiran penceramah ialah sandaran ringkas bagi setiap sesi yang penting: apa yang mengisi slot, siapa memutuskan bila menukar, bagaimana peserta dimaklumkan dan apa yang beralih dalam program. Simpan per sesi, bukan per penceramah, kerana penceramah yang sama boleh tidak hadir atas sebab berbeza.
Pelan ini melindungi program dan masa peserta. Ia tidak menilai mengapa penceramah tidak hadir, dan sebarang hal kesihatan atau perjalanan kekal pada penceramah dan hubungan mereka sendiri.
Susun sesi mengikut betapa pentingnya
Ucap utama, taklimat pengawal selia yang peserta hadir untuknya, dan panel enam orang ialah tiga masalah yang sangat berbeza. Tanda setiap sesi sebagai penting sekali, penting atau fleksibel.
Sesi penting sekali mendapat sandaran yang dinamakan dan pencetus yang dipersetujui lebih awal. Sesi fleksibel biasanya boleh ditangani moderator dan lanjutan pendek sesi bersebelahan.
Jenis ketidakhadiran untuk dirancang
- Tiba lewat, apabila penceramah akan tiba tetapi selepas waktu mula dijadualkan.
- Tidak tiba pada hari itu, atas apa-apa sebab.
- Tidak hadir tetapi boleh dihubungi dari jauh, contohnya melalui pautan video.
- Menarik diri saat akhir sebelum acara.
- Hadir tetapi tidak dapat menyampaikan sesi sepenuhnya.
Pilihan sandaran mengikut jenis sesi
| Jenis sesi | Pilihan untuk dipersetujui lebih awal | Pemilik keputusan |
|---|---|---|
| Ucap utama | Penyampaian jarak jauh jika pautan stabil tersedia, penceramah kedua yang dinamakan daripada organisasi yang sama, perbualan bermoderator bersama ahli panel | Pemilik acara bersama pengerusi program |
| Panel | Teruskan dengan panel lebih kecil, majukan panel yang lebih ringan, lanjutkan soalan moderator | Moderator bersama ketua projek |
| Bengkel atau sesi selari | Pendekkan dan gabung dengan bilik bersebelahan, tukar dengan sesi kemudian | Ketua projek |
| Taklimat pengawal selia atau tetamu | Minta kenyataan bertulis atau nota rakaman, tawarkan sesi soal jawab pendek bersama timbalan | Pemilik acara, selepas bercakap dengan organisasi berkenaan |
Putuskan bila untuk menukar
- Setujui waktu pengesahan terkini bagi setiap sesi penting sekali, seperti waktu tertentu sebelum sesi bermula.
- Namakan siapa menghubungi penceramah, siapa menghubungi pejabat penceramah, dan siapa memutuskan.
- Jika pencetus dicapai, pemilik keputusan memilih antara pilihan yang dipersetujui tanpa menyidang semula jawatankuasa.
- Maklumkan moderator dan pembekal AV dahulu, kemudian kemas kini skrin pentas dan mesej peserta.
- Log perubahan dan masanya, dan kaji selepas itu.
Maklumkan peserta dengan jelas
Pengumuman pendek dan tenang daripada moderator atau pengerusi lebih baik daripada penggantian secara senyap. Nyatakan apa yang berubah dan apa yang akan berlaku seterusnya, tanpa butiran tentang keadaan penceramah. Sediakan teks lebih awal dan luluskan bersama pemilik acara.
Kemas kini turutan pelaksanaan dengan susunan baharu dan semak bahawa waktu panggilan penceramah serta isyarat pembekal disahkan, bukan diandaikan.
Semak kaitan dengan pembekal dan individu utama
Jika ketidakhadiran penceramah berpunca daripada masalah pembekal, seperti tempahan penerbangan terlepas, gunakan pelan sandaran kegagalan pembekal. Jika hanya seorang tahu hubungan dan urusan penceramah, rekodkan dalam daftar kebergantungan individu utama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penceramah utama lewat pada pagi acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persidangan pembelajaran profesional rekaan untuk kira-kira 280 peserta dibuka dengan ucap utama 40 minit oleh penceramah luar negara. Pejabat penceramah memaklumkan sekretariat semasa sarapan bahawa penerbangan tertangguh dan masa ketibaan tidak pasti.
Pemilik acara, sebagai pemilik keputusan, memilih pilihan yang dipersetujui lebih awal: moderator memulakan dengan perbualan bermoderator bersama seorang ahli panel, ucap utama dialihkan ke selepas makan tengah hari jika penceramah tiba, dan pengumuman pendek dibacakan pengerusi. Pembekal AV dimaklumkan susunan baharu, dan turutan pelaksanaan dikemas kini serta diedarkan semula kepada semua pembekal oleh ketua projek.
Gunakan sendiri
Jadual kontingensi ketidakhadiran penceramah
Salin satu baris bagi setiap sesi penting sekali atau penting. Tanda Belum diputuskan, bersama pemilik dan tarikh, bagi sel yang masih terbuka.
| Sesi dan masa | Keutamaan | Jenis ketidakhadiran dirancang | Pilihan sandaran 1 | Pilihan sandaran 2 | Waktu pengesahan terkini | Pemilik keputusan | Teks peserta diluluskan oleh | Pembekal untuk dimaklumkan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Penting sekali / Penting / Fleksibel | ||||||||
| Penting sekali / Penting / Fleksibel | ||||||||
| Penting sekali / Penting / Fleksibel |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program kecil dengan moderator yang boleh mengisi kekosongan.
- Penceramah tempatan dan telah mengesahkan perjalanan secara bertulis.
- Pengerusi jawatankuasa berada di tapak dan boleh memutuskan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penceramah antarabangsa, dengan banyak pejabat dan urusan perjalanan untuk dijejaki.
- Taklimat pengawal selia atau tetamu ialah tarikan utama dan tiada siapa memiliki hubungan itu.
- Program berbilang trek dan satu perubahan menjejas bilik, pembekal dan pentas.
Mahu sandaran sesi dipersetujui sebelum acara?
Diagnostik perancangan boleh menyemak program dan urusan penceramah anda, menandakan sesi yang tiada sandaran atau pemilik keputusan, dan memberi pelan tindakan berutamakan dengan tarikh. Hal perjalanan, kesihatan dan visa kekal pada penceramah dan organisasi mereka sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah sentiasa menyimpan penceramah simpanan?
Hanya bagi sesi penting sekali. Bagi yang lain, moderator, sesi lebih pendek atau pertukaran biasanya mencukupi. Tanya pengerusi program sesi mana yang penting sekali sebelum merekrut sesiapa.
Bolehkah kami menukar susunan program tanpa memberitahu pembekal?
Tidak. Isyarat pentas, AV dan interpretasi bergantung pada susunan. Sebarang perubahan melalui turutan pelaksanaan, dan setiap pembekal terlibat mengesahkan masa baharu.
Bagaimana jika penceramah tidak hadir kerana sebab kesihatan?
Itu hal penceramah dan hubungan mereka. Peranan penganjur ialah melindungi program dan memutuskan sandaran, serta menganggap sebab itu peribadi kecuali penceramah memilih untuk berkongsi.
Adakah diagnostik perancangan memberitahu program sudah sedia?
Diagnostik kesiapsiagaan perancangan menyenaraikan keputusan yang belum selesai. Jawapan tidak diketahui tidak pernah menghasilkan keputusan semuanya beres, dan ia bukan sijil keselamatan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.