Daftar kebergantungan individu utama acara
Seorang rakan sekerja memegang hamparan pendaftaran, hubungan venue dan hubungan penceramah, dan beliau akan bercuti tidak lama lagi.
Jawapan ringkas
Daftar kebergantungan individu utama menyenaraikan orang yang ketiadaannya akan menghentikan atau melambatkan acara, apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan, siapa menggantikan mereka dan apa yang telah diserahkan. Bina bagi peranan yang penting, bukan bagi semua orang dalam pasukan.
Tujuannya memindahkan pengetahuan daripada satu kepala ke tempat bersama sebelum ia diperlukan. Ia bukan penghakiman terhadap individu itu.
Apa yang dikira individu utama
Individu utama ialah sesiapa yang jawapan jujur kepada 'apa berlaku jika mereka tiada seminggu' ialah 'sesuatu terhenti'. Mereka mungkin kanan atau junior. Selalunya ia penyelaras yang membina hamparan atau sukarelawan yang tahu hubungan venue.
Kebergantungan juga berkaitan kuasa: satu-satunya orang yang boleh meluluskan perbelanjaan, melepaskan pengesahan penceramah atau menandatangani bagi pembekal.
Empat jenis kebergantungan untuk dicari
- Pengetahuan: cara sistem berfungsi, mengapa keputusan dibuat, sejarah pembekal dan venue.
- Akses: fail, akaun, platform, kunci atau pas yang dipegang seorang. Rekodkan siapa mempunyai akses, bukan kata laluan.
- Kuasa: kelulusan atau tandatangan yang dipegang seorang sahaja.
- Hubungan: pembekal, penceramah atau hubungan venue yang hanya berurusan dengan seorang.
Membina daftar
- Senaraikan aliran kerja, seperti pendaftaran, program, kewangan, venue dan pembekal, dan orang yang mengetuai setiap satu.
- Bagi setiap orang, tulis apa yang akan terhenti atau perlahan jika mereka tiada seminggu.
- Namakan pengganti yang telah diperkenalkan kepada hubungan dan telah menunjukkan mereka boleh melakukan tugas itu.
- Rekodkan item serahan, seperti folder bersama, prosedur bertulis dan e-mel pengenalan kepada hubungan utama.
- Kaji daftar pada tarikh tetap, dan sekali lagi setiap kali seseorang berhenti atau skop berubah.
Jadual sebagai titik mula
| Peranan | Apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan | Kesan jika tiada | Pengganti | Item serahan dan tarikh |
|---|---|---|---|---|
| Ketua pendaftaran | Senarai peserta, perdamaian bayaran, akaun pentadbir platform | Tiada semakan masuk atau perdamaian | Pegawai sekretariat | Eksport bersama dan prosedur satu halaman, pada tarikh ditetapkan |
| Penghubung venue | Perubahan pelan lantai, hubungan venue, nota lawatan tapak | Soalan pembekal tidak terjawab | Ketua projek | Nota dan e-mel pengenalan, pada tarikh ditetapkan |
| Bendahari | Pelulus tunggal bayaran dan pelepasan rizab | Bayaran pembekal dan penggantian terhenti | Timbalan bendahari dinamakan secara bertulis | Kelulusan diwakilkan secara bertulis, dengan had |
| Penyelaras penceramah | Hubungan penceramah dan butiran perjalanan | Isu penceramah tidak dapat diselesaikan | Pembantu program | Helaian hubungan dikongsi dengan selamat |
Menampung jurang tanpa mencipta yang baharu
Pengganti yang tidak pernah melakukan tugas itu bukan pengganti. Minta mereka melaksanakan satu tugas rutin, seperti ujian semakan masuk, sebelum acara. Jika pengganti juga bergantung pada sistem yang sama, catat dalam daftar.
Jika individu utama juga hubungan pembekal, kaitkan entri dengan pelan sandaran kegagalan pembekal. Jika ketiadaan mereka menjejas penceramah, semak kontingensi ketidakhadiran penceramah. Gunakan pembina matriks tanggungjawab untuk mencari tugas tanpa pemilik dinamakan, dan turutan pelaksanaan untuk menamakan siapa memanggil setiap isyarat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penyelaras yang akan bercuti
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan pendidikan rekaan menganjurkan persidangan dua hari untuk kira-kira 300 peserta. Penyelaras program memegang helaian hubungan penceramah, hamparan semakan abstrak dan hubungan dengan pengurus acara hotel, dan akan bercuti sepuluh hari pada bulan terakhir.
Ketua sekretariat membina daftar, menamakan pembantu program sebagai pengganti, menjadualkan serahan satu jam, memindahkan hamparan dan helaian hubungan ke folder bersama dengan akses terkawal, dan mengatur e-mel pengenalan kepada pengurus acara hotel. Bendahari juga merekodkan wakil kelulusan secara bertulis sehingga had yang dinyatakan.
Gunakan sendiri
Daftar kebergantungan individu utama
Salin satu baris bagi setiap individu atau peranan utama. Kaji pada tarikh tetap dan setiap kali seseorang berhenti.
| Individu atau peranan | Apa yang hanya mereka tahu, pegang atau luluskan | Kesan jika tiada seminggu | Pengganti dinamakan | Item serahan | Serahan selesai (tarikh) | Tarikh semakan |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang peranan setiap orang kelihatan kepada yang lain.
- Prosedur dan fail sudah berada di tempat bersama.
- Pengganti pernah digunakan dalam acara lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Seorang memikul pendaftaran, program dan hubungan pembekal.
- Acara merentasi beberapa jabatan atau jawatankuasa dan tiada siapa mempunyai pandangan penuh.
- Individu utama akan berhenti, atau serahan daripada acara lepas tidak pernah berlaku.
Perlu kebergantungan dipetakan dan diserahkan?
Diagnostik perancangan boleh menyemak aliran kerja anda, menunjukkan di mana seorang memegang pengetahuan, akses atau kelulusan, dan memberi pelan tindakan berutamakan dengan pengganti dinamakan dan tarikh. Ia menyokong serahan pasukan anda; ia tidak menggantikan orang yang memegang hubungan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ini sama dengan matriks tanggungjawab?
Tidak. Matriks tanggungjawab menunjukkan siapa bertanggungjawab bagi setiap tugas. Daftar kebergantungan menunjukkan apa yang hilang daripada acara jika individu tertentu tiada, dan siapa menampung. Gunakan kedua-duanya.
Adakah kami merekod kata laluan dalam daftar?
Tidak. Rekodkan siapa mempunyai akses dan di mana bukti kelayakan disimpan mengikut peraturan organisasi anda. Pastikan daftar bebas rahsia.
Berapa orang patut ada dalam daftar?
Hanya mereka yang ketiadaannya akan menghentikan atau melambatkan acara. Bagi kebanyakan acara profesional ini tiga hingga enam orang.
Bagaimana jika individu utama tidak mahu berkongsi pengetahuan?
Bingkaikan daftar sebagai melindungi acara dan individu itu, contohnya semasa cuti. Pengerusi jawatankuasa atau pemilik acara patut meminta serahan dan bersetuju tentang tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.