划分赞助销售职责与审批权限
四个人都和同一家赞助商谈过，每个人给出的方案略有不同，却没人能说清谁有权这样做。
简要回答
每个对象指定一位负责人，套餐与例外由一位商务决策负责人处理，合同则走单独的路径。然后把每个角色可以提供、批准或签署的内容，写成明确的上限。
经验法则：最贴近这段关系的人提出建议，标准套餐之外的任何事项由另一个人批准，合同措辞交给法律顾问。在赞助销售进度跟踪表里记录每一次批准。
没有权限上限会出什么问题
- 志愿者承诺了已经售出或根本不存在的权益。参见赞助权益清单。
- 对相似的赞助商报出不同的价格或条款。
- 口头答应被当作已确认的赞助商，而此时什么都没签。
- 谈判的人同时也是批准的人，没有人核查取舍。
职责与权限表
请根据协会章程和委员会决议调整上限。此处的金额有意留空，由您自行设定。
| 角色 | 可以做 | 需要谁批准 | 不可以做 |
|---|---|---|---|
| 对象负责人 | 联系对象、发送标准赞助手册、记录阶段 | 套餐有任何变动，须经商务决策负责人批准 | 报出例外条件，或承诺未经确认的权益 |
| 商务决策负责人 | 在委员会设定的上限内批准例外 | 超出上限须经委员会或财政批准 | 批准自己所在机构的赞助 |
| 委员会或财政 | 批准超出上限的例外和任何非标准条款 | 必要时须经章程规定的机构或理事会 | 通过电子邮件或聊天群非正式授权 |
| 法律顾问 | 阅读合同措辞并提供意见 | 不适用 | 决定商业条款 |
| 财务 | 开具发票并确认收款 | 不适用 | 在有签署证据之前确认赞助商 |
如何设定上限
- 列出什么是标准：权益清单中的套餐、委员会批准的价目表，以及法律顾问审阅过的标准条款。
- 界定什么算例外：权益、价格、付款条款、排他权或日期的任何变动。
- 商定每一级例外由谁批准，并安排缺席时的替补。
- 确定批准如何记录：在跟踪表中写下书面备注，附日期和批准人。
- 提前申报利益冲突，并指明批准人有冲突时由谁决定。
- 商定委员会在报告中看到什么，只使用已签署的证据。参见如何准备谈判审批简报。
哪些人不应身兼两职
尽可能让谈判的人与批准的人分开。在人手少的秘书处，这可能意味着由财政或主席批准秘书处谈下来的内容。
合同措辞、责任和知识产权交给法律顾问。参见如何审核合同责任。
实例演示 · 虚构示例
小型协会的三级审批
机构与数字均为虚构，仅作说明。上限是留给委员会决定的占位项。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Perunding 采用三级制：秘书处销售标准套餐，名誉财政批准权益或付款条款的任何变更，全体委员会批准涉及排他权或议程的任何事项。
一家软件公司要求主题演讲时段，秘书处没有直接答复。它把该请求记为非标准，提交委员会，并告知对方，决定将在下次委员会会议之后给出。
可直接使用
赞助销售职责与审批权限表
在委员会会议上填写并通过。不要留下“待定”。
| 决定事项 | 谁提出 | 谁批准 | 上限 | 替补 | 记录在哪里 |
|---|---|---|---|---|---|
| 标准套餐报价 | |||||
| 权益变更 | |||||
| 价格或付款条款变更 | |||||
| 排他权或类别权益 | |||||
| 合同措辞 | 法律顾问阅读，委员会决定 | ||||
| 接受或拒绝某赞助商 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队规模小，委员会会开一次会，就把上限定下来。
- 赞助商不多，而且标准套餐清单已经存在。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多志愿者都在和赞助商沟通，委员会说不清谁提供了什么。
- 审批上限有争议，或章程对谁能代表协会作出承诺不够清楚。
- 您希望在推广开始前，把权限表、审批简报和跟踪表都建立起来。
销售开始之前，想先理清职责和审批上限吗？
向赞助商销售仍由贵机构负责。Event Blueprint 可以写出职责与权限表、审批步骤、记录格式，以及要带到委员会和法律顾问那里的问题，让每个和赞助商交谈的人都知道什么可以说、什么不可以说。
主办方常见问题
赞助条款应该由谁来起草？
对象负责人可以起草，但批准的必须是另一个人。合同措辞由法律顾问阅读。任何人都不应批准自己谈的交易。
如果委员会无法很快开会批准例外怎么办？
提前商定谁可以在什么上限内批准紧急例外，以及如何记录。如实告诉赞助商何时可以得到答复。
口头答应算已确认吗？
不算。记为“洽谈中”。“已确认”需要已签署的证据。参见如何用证据管理销售阶段。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。