如何把赞助权益与代表个人数据分开？
有赞助商要求提供参会者名单，而秘书处不确定注册表格当初允许了什么。
简要回答
设计权益时，应让赞助商获得曝光和接触机会，而不把参会者个人数据转给赞助商。如果权益确实需要参会者参与，就以参会者自己的选择为机制，例如自愿到展位交流或主动同意参加。
是否允许任何形式的共享，是数据保护联系人或法律顾问要回答的问题，不是销售团队的事。本页帮助您准备问题和权益措辞。
不需要个人数据的权益
- 在议程、标牌和网站上列示标识和名称。
- 分会场、贵宾室或招待会合作，参会者只需出席。
- 展位空间，由参会者自行选择与赞助商交谈。
- 赞助商提供的资料放在参会者区域，由参会者自由取阅。
- 不识别个人的汇总出席信息，前提是数据保护联系人同意可以分享。
涉及个人数据的权益
共享参会者名单、扫描证件、抽奖、活动后电邮和应用内线索收集，都涉及个人数据。每一种的使用依据和参会者期待都不相同。
在以下答复取得书面确认之前，请在权益清单中把这些权益标为未确认。
向数据保护联系人提出的问题
- 注册表格和隐私声明对参会者说明了哪些与赞助商共享的内容，这些措辞是否涵盖这项权益？
- 参会者是否需要专门选择同意，这个选择如何记录？
- 数据到了赞助商手中之后由谁负责，赞助商必须书面同意什么？
- 如何告知参会者哪些赞助商会收到其资料，他们如何撤回？
- 赞助商想发送的内容是否适用关于营销信息的规定？
- 活动结束后哪些数据应保留或删除，由谁负责？
如何措辞才不过度承诺
用机会来描述赞助商得到什么，例如一个由自愿前来的参会者造访的展位。避免承诺联系人数或线索数量，因为这取决于您无法控制的参会者选择。
把最终措辞记录在权益清单中，并带入招商书和赞助协议。
实例演示 · 虚构示例
虚构协会改写线索类权益
虚构机构与数字，仅作示意。
Persatuan Fiktif Teknologi Kesihatan Digital 有一项给金级赞助商的权益，名为参会者联系名单。秘书处查看注册表格后发现，表格并未提到与赞助商共享。
该权益被暂停，上述问题已发给协会的数据保护联系人。同时改为展位造访权益，并设一个由参会者自主控制的抽奖，参加者在展位自愿登记。最终措辞等待书面答复后再定。
可直接使用
给数据保护联系人的问题清单
连同注册表格、隐私声明和权益措辞草稿一起发送。
- 拟议的权益，一句话说明：
- 赞助商会收到哪些个人数据，如有：
- 注册表格和隐私声明目前对赞助商的说明：
- 是否需要专门同意，如何记录：
- 数据交给赞助商之后由谁负责：
- 赞助商在收到任何数据前须书面同意什么：
- 参会者如何撤回，须在多快时间内落实：
- 赞助商的后续联络是否适用营销信息规定：
- 活动结束后的保留与删除要求：
- 若不适合共享，您建议的替代方案：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的权益只有曝光和接触机会。
- 您已有清晰的隐私声明，团队也理解其内容。
- 有数据保护联系人可以书面答复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 赞助商习惯性期待拿到参会者名单或扫描线索。
- 注册表格是在规划赞助之前写成的。
- 多家服务商，如注册平台和活动应用，都持有参会者数据。
想让赞助权益与注册和隐私决定保持一致吗？
项目负责人可以在秘书处、注册平台和数据保护联系人之间协调这些问题，让权益措辞和注册表格在接洽赞助商之前就保持一致。Event Blueprint 可以把这些决定记录在规划资料包中。隐私方面的结论本身仍由合资格的顾问作出。
主办方常见问题
可以把参会者名单给赞助商吗？
这取决于参会者被告知并同意了什么，以及适用于贵机构的规定。提供之前，请先向数据保护联系人提出这个问题。
扫描证件和共享名单是一回事吗？
不一定，但它同样涉及个人数据和参会者期待。请把它列入问题清单，并把参会者在展位上的选择作为答案的一部分。
如果赞助商已经期待拿到名单怎么办？
告诉他们该权益正在复核，并提供展位造访抽奖等替代方案。在取得书面答复之前，不要确认提供名单。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。