最终餐饮人数与付费报名记录不一致怎么办
餐饮供应商明天就要最终人数，而报名导出表、付款记录和供应商自己的表格给出了三个不同的总数。
简要回答
不要直接选最大或最小的数字。先界定每个数字统计的是什么，例如已付款、受邀、免费或预计出席，再对照一份带日期和时间的统一名单逐行核对。
发给供应商的最终人数涉及预算决定，需要有指定的批准人。餐饮协议对最低人数和变更的规定，属于签署人要回答的问题；饮食和过敏的处理，由餐饮供应商和场馆负责。
已知与未知
写下每个数字统计的是什么、来自哪里。最后一列写明谁能确认每一点。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 三个总数、各自的来源和提取时间 | 每个总数包含什么：已付款、免费、讲者、赞助方、工作人员、现场报名 | 报名负责人；付款记录请财务确认 |
| 餐饮供应商目前的人数及设定日期 | 该数字是否在后续报名或取消后更新过 | 餐饮供应商，书面答复 |
| 餐饮供应商所述的最终人数和饮食信息截止日期 | 逾期变更是否接受，条件如何 | 餐饮供应商；协议问题请签署人 |
| 提供饮食信息的代表人数，以及收集方式 | 所有饮食需求是否都以适当形式传达给了供应商 | 报名负责人；餐饮供应商；必要时询问隐私联系人 |
谁有权决定
财务主管或预算负责人批准最终人数，因为这会产生支出。报名负责人确认报名名单显示的内容。餐饮供应商确认能提供什么、何时提供。
协议中最低人数或变更条款的效力，属于合同和财务问题，应交给签署人或法律顾问。饮食及健康相关信息如何使用和分享，则应询问贵机构负责隐私的人员。
- 提交给餐饮供应商的最终人数：财务主管或预算负责人，书面确认。
- 报名记录显示什么：报名负责人。
- 餐饮条款和截止日期：餐饮供应商和签署人。
- 饮食信息的处理：隐私联系人，与餐饮供应商一起。
可行的选项，包括停止或缩小规模
比较最终人数的几种定法，并把减少订餐和维持现有人数也列进去。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 只用对账后的付费人数 | 统计已付款代表加上商定的免费名额，不留余量。 | 支出最低；当天可能不够。 |
| 对账人数加一小笔商定的余量 | 加上由财务主管批准的余量，应对迟到者。 | 降低不够的风险；未使用的份数会有一些费用。 |
| 维持餐饮供应商较高的数字 | 接受供应商现有的数字。 | 供应有保障；可能高于付费出席人数而超支。 |
| 缩减菜单或供餐形式 | 询问供应商哪种较简单的形式适合较少的人数。 | 费用与人数相符；代表的选择减少。 |
| 把决定推迟到截止日 | 保持数字开放，约定一个决定日期。 | 更准确；若供应商截止时间紧，留给你的时间较少。 |
沟通：谁对谁说什么
在回复餐饮供应商之前，先向财务主管说明对账后的数字和选项。然后向供应商发出一个明确的数字，附上定义和适用日期。只有在代表的餐饮安排有变时才通知他们。
请按自身情况调整下面的草稿。
- 给餐饮供应商：我们目前确认的人数为[人数]，统计口径为[定义]，截至[日期和时间]。请书面确认变更的截止日期，以及截止后适用的条款。
- 给财务主管：三个总数分别为[A、B、C]，差异是：[说明]。最终人数的选项为[X、Y]。请确认发送哪一个及何时发送。
- 给代表（如需要）：请在[日期]前向[联系人]确认任何饮食要求。我们只会转告餐饮供应商所需的内容。
后续跟进与防止再次发生
- 把商定的各项统计口径和最终决定记入决策记录。
- 用登记表字段精简工具检视报名表，让表格只收集餐饮所需的信息，并明确数据负责人。
- 把最终名单连同日期时间发给餐饮供应商，并保存其书面确认。
- 活动后对照实际出席人数和供餐数量再对账一次，供下次参考。
- 相关报名问题请参考已付款代表不在签到名单上和团体订位没有名单。
实例演示 · 虚构示例
一顿午餐，三个总数
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构专业学院举办一天的会议。报名导出表显示312人报名，财务记录了298笔付款，餐饮供应商的表格写着340。供应商要求次日提交最终人数。
秘书处先界定各项统计。312包括9位免费讲者和5笔尚未付款的待开发票，340则包含供应商早些时候加上的余量。对账后确认307个名额，财务主管批准一小笔余量，供应商书面确认人数，饮食说明另行发送。
可直接使用
餐饮人数对账表
每个来源填一行。每个数字在使用前都要有定义和时间戳。
| 来源 | 数字 | 统计内容 | 提取时间（日期和时间） | 与统一名单的差异 | 负责人和下一步 |
|---|---|---|---|---|---|
| 报名导出表 | |||||
| 付款记录 | |||||
| 免费、讲者、赞助方、工作人员 | |||||
| 餐饮供应商目前的人数 | |||||
| 最终人数所依据的统一名单 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 总数只差几个名字，可以很快查清。
- 供应商的截止日期明确，并且在今天之后。
- 财务主管在场，可以批准人数。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 数字相差很大，却没有人负责对账。
- 报名、付款和供应商记录使用不同的统计口径。
- 供应商的截止日期临近，而审批很慢。
需要有人帮忙对账？
会议项目负责人可以与报名和财务一起界定统计口径，对账各份名单，为财务主管准备最终人数和选项，并协调餐饮供应商的书面确认。合同条款仍由您的签署人负责，饮食和隐私问题仍由餐饮供应商和您的隐私联系人负责。策划诊断可以检视报名、付款和供应商数字之间如何衔接。
主办方常见问题
应该把哪个数字发给餐饮供应商？
发经过统一名单对账、并由预算负责人批准的那个数字，同时附上定义和适用的日期时间。
要加余量吗？
这是预算决定。如果财务主管批准余量，请记录大小和理由，并询问供应商如何处理未使用的份数。
截止日之后还能改人数吗？
取决于餐饮协议和供应商。请书面询问，并把条款交给签署人。
饮食信息由谁处理？
只收集餐饮所需的信息，告知代表谁会看到，并与供应商确认如何转交。隐私方面的问题请询问您的隐私联系人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。