活动机场抵达信息收集
抵达信息通过邮件、WhatsApp 和报名表格送到秘书处，每一条的写法都略有不同。
讨论抵达信息收集将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
通过一份表格一次性收集抵达信息，设定截止日期并发一次提醒，字段只保留接送所需：代表已知的抵达日期和时间、航班或列车编号、人数、行李，以及当天的联系渠道。把答复按所报内容录入活动机场接送名单，而不是当作已核实。
这份表格中不要询问护照或签证信息。入境问题应向各位代表所属国籍对应的官方来源查询，您考虑收集的任何身份资料，也要先咨询数据保护顾问。
先定目的，再做表格
在表格上说明为什么询问、谁会看到答复：交通协调人和供应商的司机，用于接送。不收集用不到的信息。
决定谁接收迟到的变更、记录在哪里，让发给某一个人的消息能进入名单。
表格字段
| 字段 | 为什么要问 | 说明 |
|---|---|---|
| 接机牌姓名 | 方便司机找到代表。 | 用代表自己的写法。 |
| 抵达日期和时间 | 把代表安排进接送批次。 | 按代表所报。 |
| 航班或列车编号 | 方便协调人和供应商查看抵达情况。 | 所报信息，主办方未核实。 |
| 人数与行李 | 用于规划座位。 | 包括超大件。 |
| 目的地 | 酒店或场地。 | 代表同意时，可根据预订记录预先填写。 |
| 当天联系方式 | 方便司机联系代表。 | 约定仅在当天使用。 |
| 所需协助 | 以便做出安排。见活动无障碍交通需求。 | 问什么会有帮助，而不是为什么。 |
| 是否自行安排交通 | 避免不必要地预留座位。 | 是或否。 |
时间、提醒与变更
- 报名确认时发出表格，并写明清楚的截止日期。
- 截止前发一次提醒，再对尚未回复的人发一次。
- 截止后，逐个致电或发消息给尚未回复的讲者和官员。
- 告知代表如何报告变更，并给出一个一定能到达名单负责人的渠道。
- 在约定的截止时间向各供应商发送摘录，并标出之后的变更。
- 请代表在出行前不久再确认一次信息。
不要承诺什么
- 不要承诺车辆会在精确的时刻等候。
- 不要写行程时间，也不要告诉代表路上要多久。
- 不要告诉代表是否需要签证，请指引他们查看官方来源。
- 不要推荐特定航空公司或票价。
- 除非有资格的一方说明必须，否则不要保存身份证件。
实例演示 · 虚构示例
为区域峰会收集抵达信息
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的贸易理事会随报名确认发出一份七个字段的表格，截止日期设在活动前三周。60 位代表中有 48 位在第一次提醒后回复，协调人致电其余 12 位以及四位讲者。
答复按所报内容连同日期录入名单。各批次的抵达说明用代表抵达说明生成器生成，协调人在前一周请代表确认。
可直接使用
抵达信息征集
粘贴到表格或邮件中，并设定截止日期。
- 希望显示在接机牌上的姓名：
- 您目前所知的抵达日期和时间：
- 航班或列车编号：
- 人数以及任何超大件行李：
- 抵达后入住或前往的地点：
- 仅在抵达当天可使用的手机号码或渠道：
- 有什么能帮到您的抵达，请用您自己的话说明：
- 您是否打算自行安排交通？（是或否）
- 如有任何变更，请于 [日期] 前通过 [渠道] 告知我们。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 旅客不到三十人，大多是本地代表。
- 由一个人负责表格、提醒和名单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 代表从多个地方、在好几天内抵达，变更频繁。
- 讲者、官员和代表需要分开处理。
- 没有人能一边追回复、更新名单，一边处理活动其他事务。
希望有人追收并保持抵达信息更新？
会议项目负责人可以建立表格、发送提醒、逐个追收讲者和官员的信息，并为供应商保持名单更新。代表仍自行提供信息，车辆仍由供应商负责，入境要求的问题则交给官方来源。请发来预计旅客人数和您的日期。
主办方常见问题
我们要自己核实航班吗？
记录代表所报的内容，并询问供应商是否追踪抵达情况。不要自行把某次抵达标为已确认。
需要护照资料吗？
接送不需要。收集任何身份证件之前，请先咨询您的数据保护顾问。
代表不回复怎么办？
先发提醒，然后直接联系讲者和官员，并向其他人提供自行安排交通的选项。
表格应多早发出？
随报名确认一起发，并设定留有时间向供应商做简报的截止日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。