Pengumpulan maklumat ketibaan lapangan terbang acara
Butiran ketibaan sampai ke sekretariat melalui e-mel, WhatsApp dan borang pendaftaran, dan setiap satu ditaip dengan cara yang sedikit berbeza.
Jawapan ringkas
Kumpul butiran ketibaan sekali sahaja, melalui satu borang, dengan tarikh akhir dan satu peringatan, dan hadkan medan kepada apa yang diperlukan untuk jemputan: tarikh dan masa ketibaan seperti yang delegasi tahu, rujukan penerbangan atau kereta api, bilangan orang, bagasi dan saluran hubungan untuk hari itu. Masukkan jawapan ke dalam manifes pemindahan lapangan terbang seperti dilaporkan, dan belum disahkan.
Jangan minta maklumat pasport atau visa dalam borang ini. Soalan kemasukan ialah untuk sumber rasmi bagi kewarganegaraan setiap delegasi, dan sebarang data pengenalan yang anda pertimbangkan untuk dikumpul dirujuk kepada penasihat perlindungan data anda dahulu.
Putuskan tujuan sebelum borang
Nyatakan pada borang mengapa anda bertanya dan siapa akan melihat jawapan: penyelaras pengangkutan dan pemandu pembekal, untuk jemputan. Jangan kumpul apa yang tidak anda gunakan.
Putuskan siapa menerima perubahan lewat dan di mana ia dilog, supaya mesej kepada seorang sampai ke manifes.
Medan borang
| Medan | Mengapa ditanya | Catatan |
|---|---|---|
| Nama pada papan | Supaya pemandu dapat mencari delegasi. | Perkataan delegasi sendiri. |
| Tarikh dan masa ketibaan | Untuk meletakkan delegasi dalam gelombang jemputan. | Seperti yang delegasi laporkan. |
| Rujukan penerbangan atau kereta api | Supaya penyelaras dan pembekal dapat menyemak ketibaan. | Dilaporkan, tidak disahkan penganjur. |
| Bilangan pengembara dan bagasi | Untuk merancang tempat duduk. | Termasuk barang bersaiz besar. |
| Destinasi | Hotel atau lokasi. | Isi awal daripada rekod tempahan jika delegasi bersetuju. |
| Hubungan untuk hari itu | Supaya pemandu dapat menghubungi delegasi. | Setujui ia digunakan pada hari itu sahaja. |
| Bantuan diperlukan | Supaya susunan dapat dibuat. Lihat permintaan pengangkutan mesra akses. | Tanya apa yang membantu, bukan sebabnya. |
| Lebih suka mengatur pengangkutan sendiri | Supaya anda tidak merancang tempat duduk tanpa perlu. | Ya atau tidak. |
Masa, peringatan dan perubahan
- Hantar borang apabila pendaftaran disahkan, dengan tarikh akhir yang jelas.
- Hantar satu peringatan sebelum tarikh akhir dan satu kepada yang belum menjawab.
- Selepas tarikh akhir, hubungi penceramah dan pegawai yang tinggal secara individu.
- Beritahu delegasi cara melaporkan perubahan, dan beri satu laluan yang sentiasa sampai kepada pemilik manifes.
- Hantar petikan kepada setiap pembekal pada tarikh akhir yang dipersetujui, dengan perubahan kemudian ditanda.
- Minta delegasi mengesahkan butiran sebelum perjalanan.
Apa yang tidak dijanjikan
- Jangan janjikan kenderaan akan menunggu pada saat yang tepat.
- Jangan nyatakan masa perjalanan atau beritahu delegasi berapa lama perjalanan.
- Jangan beritahu delegasi sama ada mereka perlukan visa; tunjukkan sumber rasmi.
- Jangan cadangkan syarikat penerbangan atau tambang tertentu.
- Jangan simpan dokumen pengenalan melainkan pihak yang kompeten menyatakan ia perlu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mengumpul ketibaan untuk sidang kemuncak serantau
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah majlis perdagangan rekaan menghantar borang tujuh medan bersama pengesahan pendaftaran dan tarikh akhir tiga minggu sebelum acara. 48 daripada 60 delegasi menjawab selepas peringatan pertama, dan penyelaras menghubungi 12 yang tinggal bersama empat penceramah.
Jawapan dimasukkan ke dalam manifes seperti dilaporkan, dengan tarikh. Halaman arahan ketibaan setiap gelombang dibina daripadanya dengan pembina arahan ketibaan, dan penyelaras meminta delegasi mengesahkan seminggu sebelumnya.
Gunakan sendiri
Permintaan maklumat ketibaan
Tampal ke dalam borang atau e-mel dan tetapkan tarikh akhir.
- Nama seperti yang anda mahu ditunjukkan pada papan jemputan:
- Tarikh dan masa ketibaan, seperti yang anda tahu hari ini:
- Rujukan penerbangan atau kereta api:
- Bilangan pengembara dan sebarang bagasi bersaiz besar:
- Di mana anda menginap atau ke mana anda menuju semasa tiba:
- Nombor telefon atau saluran yang boleh kami gunakan pada hari ketibaan sahaja:
- Apa-apa yang akan membantu ketibaan anda, dalam kata-kata anda:
- Adakah anda merancang mengatur pengangkutan sendiri? (Ya atau tidak)
- Sila beritahu kami sebarang perubahan melalui [laluan], menjelang [tarikh].
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kurang daripada kira-kira tiga puluh pengembara dan kebanyakan delegasi tempatan.
- Seorang memiliki borang, peringatan dan manifes.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Delegasi tiba dari banyak tempat dalam beberapa hari, dengan perubahan kerap.
- Penceramah, pegawai dan delegasi memerlukan pengendalian berasingan.
- Tiada sesiapa dapat mengejar jawapan dan mengemas kini manifes sambil mengendalikan acara yang lain.
Mahu butiran ketibaan dikejar dan dikemas kini?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan borang, menghantar peringatan, mengejar penceramah dan pegawai secara individu dan mengemas kini manifes untuk pembekal. Delegasi masih memberi butiran mereka sendiri, pembekal kekal bertanggungjawab ke atas kenderaannya, dan soalan keperluan kemasukan dirujuk kepada sumber rasmi. Hantarkan bilangan pengembara yang dijangka dan tarikh anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami mengesahkan penerbangan sendiri?
Rekod apa yang delegasi laporkan dan tanya pembekal sama ada ia menjejak ketibaan. Jangan tandakan ketibaan sebagai disahkan sendiri.
Perlukah butiran pasport?
Tidak, bukan untuk jemputan. Tanya penasihat perlindungan data anda sebelum mengumpul sebarang dokumen pengenalan.
Bagaimana jika delegasi tidak menjawab?
Hantar peringatan, kemudian hubungi penceramah dan pegawai secara terus dan tawarkan pengangkutan sendiri kepada yang lain.
Seawal mana borang patut dihantar?
Bersama pengesahan pendaftaran, dengan tarikh akhir yang meninggalkan masa untuk memberi taklimat kepada pembekal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.