如何协调国际科研合作方与本地办会团队？
联合主办方、主旨讲者和评审分布在多个国家，而在马来西亚现场办会的团队需要一幅清晰的全貌。
简要回答
指定一位本地执行负责人，并在每个合作机构各指定一位联系人，然后把合作方决定的事项（学术、讲者、自己的代表团）与本地执行团队决定的事项（场地、供应商、日程、现场后勤）分开。把接口都放进同一张表，并按适合各时区的固定节奏开会。
签证、入境、物品出口、机构之间的协议以及资助条件，属于各机构和主管部门。执行团队负责收集问题和文件，并让日期保持可见。
跨境合作中谁负责什么
合作关系容易让责任变模糊。联合主办方以为本地团队会安排讲者的酒店，本地团队却以为各合作方自己预订代表团的住宿。
在发出第一轮参会邀请之前，用书面把归属约定清楚。
| 领域 | 合作机构决定 | 本地执行团队协调 | 需要机构或主管部门意见 |
|---|---|---|---|
| 学术内容与讲者 | 自己提名的人选与环节 | 时段、房间、流程表 | 程序委员会 |
| 远程或录播参与 | 谁来报告、怎样报告 | 技术测试安排、备用方案、时段 | 合作方信息技术部门或场地方技术团队 |
| 差旅与住宿 | 其代表的资金来源 | 团体预订信息、本地交通、代表须知 | 资助方及各机构的差旅规定 |
| 邀请函与入境文件 | 哪些代表需要 | 收集姓名与日期，起草所需信函供批准 | 主办机构签署，以及相关主管部门的规定 |
| 寄送的海报、工具包或样品 | 寄什么 | 收件点、存放、送到房间 | 海关与进口规定，由寄件方和收件方核实 |
| 协议与资助条款 | 其各自义务 | 让日期与交付事项保持可见 | 各机构的法务与财务部门 |
时区与会议节奏
选择一个适合各合作方时区的固定时段，并轮流承担较早或较晚的时间。每次会后发出一页行动清单。
如果某个环节有远程讲者，日程应同时显示本地时间和讲者所在时区，并且技术测试至少应在尽量接近真实环节的条件下进行一次。
远程参与
- 谁负责测试，谁负责备用方案，例如预先录制的版本？
- 链接中断时怎么办：谁通知主持人，会场等多久？
- 谁有权录制，录像存放在哪里？
- 远程讲者的口译或字幕需求是否明确？
- 是否指定了本地主持人转达提问？
文件与后勤问题
- 向每个合作方询问哪些代表需要入境或邀请文件，最迟何时需要。
- 把信函模板草稿发给主办机构，请其批准措辞和签署人。
- 签证或入境问题应由代表本人、其所属机构和相关主管部门处理，执行团队无法就入境决定提供意见。
- 把抵离信息收集在同一张表里，用于规划交通、住宿团订和迎接信息。
- 用书面确认由谁负责寄送的物品、谁来接收、存放在哪里。
与房间和程序规划的关联
远程环节和国际代表团会影响房间日程与时间。请用多房间分配检查工具检验日程表，并参考如何区分学术决策与会议行政来确定合作方与本地委员会的决策权。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：一次联合办会的规划
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一所虚构的马来西亚大学与两家海外合作方举办为期三天的科研会议，约250名代表，其中12位讲者在海外，四位将远程报告。
本地负责人每两周召开一次电话会议，时间照顾三个时区。合作方确认讲者名单，本地负责人排出日程，并标注每位远程讲者的当地时间。
每位远程讲者在一周前做技术测试，并准备录播备用版本。有两位代表需要邀请函，本地负责人起草模板，由主办机构批准并签署。
可直接使用
合作方协调表
每个合作机构填一行，并在每次协调会议上复查。
| 合作方 | 指定联系人 | 其代表与讲者 | 远程参与 | 所需文件与负责人 | 差旅与寄送 | 需与办公室核实的协议 | 下一个日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一个合作方，海外讲者不多，本地负责人明确。
- 文件和协议已由各机构处理。
- 远程参与有限且已测试。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个合作方，日历和规定各不相同。
- 远程讲者多，还有寄送的物品。
- 本地团队要同时让代表、办公室和合作方保持一致。
需要让合作方与本地执行团队有一个汇合点吗？
如果合作方、海外讲者和本地团队各自在不同的消息里沟通，会议项目负责人可以主持协调会议，维护协调表和决策记录，跟进文件、测试日程，并向场地方和供应商做简报。学术选择、协议和入境决定仍由各机构和主管部门负责。
主办方常见问题
组织者可以就签证提供意见吗？
不可以。签证与入境决定属于代表本人、其所属机构和相关主管部门。组织者可以收集日期和姓名，并向主办机构申请经批准的邀请函。
远程讲者应如何排入日程？
同时显示本地时间和讲者所在时区，提前测试链接，并约定备用录像。
机构之间的协议由谁签署？
由各机构通过自己的法务与财务部门签署。执行团队让日期和交付事项保持可见。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。