Menyelaras rakan penyelidikan antarabangsa dan pelaksanaan persidangan tempatan

Penganjur bersama, penceramah utama dan penyemak berada di beberapa negara, dan pasukan pelaksanaan di Malaysia memerlukan satu gambaran yang jelas.

Selaraskan rakan dan pelaksanaanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Namakan seorang ketua pelaksanaan tempatan dan seorang pegawai hubungan di setiap institusi rakan, kemudian asingkan apa yang diputuskan rakan (sains, penceramah, delegasi mereka sendiri) daripada apa yang diputuskan pelaksanaan tempatan (tempat, pembekal, jadual, logistik di lokasi). Letakkan antara muka dalam satu matriks dan bermesyuarat mengikut rentak tetap yang sesuai merentas zon waktu.

Visa, imigresen, eksport bahan, perjanjian antara institusi dan syarat pembiayaan adalah milik institusi dan pihak berkuasa yang berkaitan. Pasukan pelaksanaan mengumpul soalan dan dokumen serta memastikan tarikh kelihatan.

Siapa memiliki apa merentas sempadan

Perkongsian mengaburkan tanggungjawab. Seorang penganjur bersama menganggap pasukan tempatan menguruskan hotel penceramah, sedangkan pasukan tempatan menganggap setiap rakan menempah untuk delegasinya sendiri.

Selesaikan pemilikan secara bertulis sebelum seruan penyertaan pertama dikeluarkan.

Bidang	Institusi rakan memutuskan	Pelaksanaan tempatan menyelaras	Memerlukan input institusi atau pihak berkuasa
Kandungan saintifik dan penceramah	Pencalonan dan sesi mereka sendiri	Slot, bilik, aturan acara	Jawatankuasa program
Sumbangan jarak jauh atau rakaman	Siapa membentang dan bagaimana	Jadual ujian teknikal, pelan sandaran, slot masa	IT rakan atau pasukan teknikal tempat
Perjalanan dan penginapan	Pembiayaan delegasi mereka	Maklumat blok, pengangkutan tempatan, maklumat perwakilan	Pembiaya dan peraturan perjalanan setiap institusi
Surat jemputan dan dokumen kemasukan	Perwakilan mana yang memerlukannya	Mengumpul nama dan tarikh, merangka surat yang diminta untuk kelulusan	Tandatangan institusi penganjur dan peraturan pihak berkuasa berkaitan
Poster, kit atau sampel yang dihantar	Apa yang dihantar	Titik penerimaan, penyimpanan, penghantaran ke bilik	Peraturan kastam dan import, disemak pengirim dan penerima
Perjanjian dan syarat pembiayaan	Obligasi mereka	Menjaga tarikh dan deliverables kelihatan	Pejabat undang-undang dan kewangan setiap institusi

Zon waktu dan rentak mesyuarat

Pilih slot tetap yang sesuai dengan zon waktu rakan, dan bergilir siapa yang mengambil waktu awal atau lewat. Hantar senarai tindakan satu halaman selepas setiap mesyuarat.

Jika sesi mengandungi penceramah jarak jauh, jadual patut menunjukkan waktu tempatan dan zon waktu penceramah, dan ujian teknikal patut dibuat sekurang-kurangnya sekali dalam keadaan sehampir mungkin dengan sesi sebenar.

Sumbangan jarak jauh

Siapa bertanggungjawab menguji dan menyediakan sandaran, seperti versi yang dirakam awal?
Apa berlaku jika pautan gagal: siapa memberitahu pengerusi dan berapa lama bilik menunggu?
Siapa mempunyai kebenaran merakam, dan di mana rakaman disimpan?
Adakah keperluan jurubahasa atau sari kata jelas untuk penceramah jarak jauh?
Adakah penyederhana tempatan ditugaskan untuk menyampaikan soalan?

Soalan dokumen dan logistik

Tanya setiap rakan perwakilan mana yang memerlukan dokumen kemasukan atau jemputan dan menjelang bila.
Hantar templat surat draf kepada institusi penganjur dan minta ia meluluskan perkataan dan penandatangan.
Rujuk soalan visa atau imigresen kepada perwakilan, institusi mereka dan pihak berkuasa berkaitan, kerana pasukan pelaksanaan tidak boleh menasihati tentang keputusan kemasukan.
Kumpul butiran ketibaan dan pelepasan dalam satu helaian untuk merancang pengangkutan, blok penginapan dan maklumat sambutan.
Sahkan secara bertulis siapa bertanggungjawab ke atas bahan yang dihantar, siapa menerimanya dan di mana ia akan disimpan.

Kaitan dengan perancangan bilik dan program

Sesi jarak jauh dan delegasi antarabangsa menjejaskan jadual bilik dan masa. Uji grid dalam penyemak peruntukan berbilang bilik, dan tetapkan hak keputusan antara rakan dan jawatankuasa tempatan dalam memisahkan keputusan saintifik daripada pentadbiran persidangan.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Contoh fiksyen: sebuah perkongsian merancang persidangan bersama

Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.

Sebuah universiti Malaysia fiksyen dan dua rakan luar negara mengadakan persidangan penyelidikan tiga hari dengan kira-kira 250 perwakilan dan 12 penceramah dari luar negara. Empat daripada penceramah itu akan membentang secara jarak jauh.

Ketua tempatan mengadakan panggilan dua mingguan pada waktu yang sesuai untuk ketiga-tiga zon waktu. Rakan mengesahkan senarai penceramah, dan ketua tempatan membina jadual dengan waktu tempatan setiap penceramah jarak jauh dipaparkan.

Setiap penceramah jarak jauh mempunyai ujian teknikal seminggu sebelum dan rakaman sandaran. Dua perwakilan memerlukan surat jemputan, jadi ketua tempatan merangka templat dan institusi penganjur meluluskan serta menandatanganinya.

Gunakan sendiri

Matriks penyelarasan rakan

Lengkapkan satu baris bagi setiap institusi rakan dan semak pada setiap panggilan penyelarasan.

Rakan	Pegawai hubungan dinamakan	Perwakilan dan penceramah mereka	Sumbangan jarak jauh	Dokumen diperlukan dan pemilik	Perjalanan dan penghantaran	Perjanjian untuk disemak dengan pejabat	Tarikh seterusnya

Buka alat: Penyemak agihan bilik persidangan

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Satu rakan, beberapa penceramah luar negara dan ketua tempatan yang jelas.
Dokumen dan perjanjian sudah dikendalikan institusi.
Sumbangan jarak jauh terhad dan telah diuji.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Beberapa rakan dengan kalendar dan peraturan berbeza.
Banyak penceramah jarak jauh dan bahan yang dihantar.
Pasukan tempatan perlu menjaga perwakilan, pejabat dan rakan selari sekaligus.

Perlukan satu tempat untuk rakan dan pelaksanaan tempatan bertemu?

Jika rakan, penceramah luar negara dan pasukan tempatan bekerja daripada utas berasingan, ketua projek persidangan boleh mengendalikan panggilan penyelarasan, menyimpan matriks dan log keputusan, menyusuli dokumen dan menguji jadual, serta memberi taklimat kepada tempat dan pembekal. Pilihan saintifik, perjanjian dan keputusan kemasukan kekal dengan institusi dan pihak berkuasa.

Selaraskan rakan dan pelaksanaanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bolehkah penganjur menasihati tentang visa?

Tidak. Keputusan visa dan kemasukan adalah untuk perwakilan, institusi mereka dan pihak berkuasa berkaitan. Penganjur boleh mengumpul tarikh dan nama serta meminta surat jemputan yang diluluskan daripada institusi penganjur.

Bagaimana penceramah jarak jauh patut dijadualkan?

Paparkan waktu tempatan dan zon waktu penceramah, uji pautan lebih awal dan sepakati rakaman sandaran.

Siapa menandatangani perjanjian antara institusi?

Institusi itu sendiri, melalui pejabat undang-undang dan kewangan masing-masing. Pasukan pelaksanaan menjaga tarikh dan deliverables kelihatan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.