Mengurus garis masa perolehan universiti dalam perancangan persidangan
Tempat mahu deposit bulan ini, dan proses perolehan universiti bergerak mengikut kalendernya sendiri.
Jawapan ringkas
Tanya pejabat perolehan dan kewangan tentang langkah dan masa pemprosesan bagi setiap satu, kemudian bekerja ke belakang daripada tarikh persidangan. Langkah biasanya termasuk sebut harga, kelulusan, pesanan belian atau yang setara, pendaftaran pembekal dan terma pembayaran, tetapi peraturan dan masa sebenar adalah untuk mereka nyatakan.
Mulakan permohonan perolehan lebih awal daripada yang dirasakan perlu dan minta proses itu secara bertulis. Kelewatan paling biasa ialah pembekal yang tidak boleh dibayar sehingga satu langkah yang anda tidak tahu selesai.
Ketahui apa yang sebenarnya diperlukan perolehan
Peraturan berbeza antara universiti, dan antara fakulti, projek dan sumber dana. Jangan andaikan tempahan tempat, yuran penceramah dan pesanan percetakan mengikut laluan yang sama.
Hantar set soalan yang sama kepada pejabat perolehan dan pejabat kewangan, dan simpan jawapan mereka bersama.
- Pembelian mana yang memerlukan sebut harga bersaing, dan melebihi nilai berapa, mengikut dasar universiti sendiri?
- Siapa meluluskan setiap jenis pembelian dan berapa lama biasanya?
- Bolehkah pembekal dibayar deposit atau pendahuluan, dan apa yang mesti ada dahulu?
- Adakah pembekal mesti didaftarkan dengan universiti sebelum pesanan dibuat?
- Item mana dikendalikan melalui universiti dan mana boleh dibayar daripada akaun projek atau persidangan?
- Siapa menandatangani kontrak tempat dan siapa boleh menandatangani bagi pihak persidangan?
Bekerja ke belakang daripada acara
Letakkan tarikh persidangan di hujung dan senaraikan setiap kategori pembelian beserta pemiliknya. Kemudian tambah masa pemprosesan perolehan, tarikh akhir pengesahan pembekal dan tarikh bayaran yang mereka perlukan.
Jika masa pemprosesan universiti lebih panjang daripada tawaran pembekal, tanya pembekal lebih awal tentang syarat menahan tarikh secara bertulis, dan tanya jawatankuasa sama ada risiko itu boleh diterima.
| Pembelian | Tarikh akhir pembekal | Langkah perolehan (seperti dinyatakan pejabat) | Masa pemprosesan untuk disahkan | Mulakan permohonan sebelum |
|---|---|---|---|---|
| Tempat dan katering | Tarikh deposit dalam sebut harga | Sebut harga, kelulusan, tandatangan kontrak, bayaran deposit | ||
| AV dan terjemahan | Tarikh pengesahan tempahan | Sebut harga, kelulusan, pesanan | ||
| Percetakan dan papan tanda | Tarikh akhir karya seni | Pesanan, kelulusan | ||
| Perjalanan dan penginapan penceramah | Tarikh tiket dan tempahan | Kelulusan, laluan tempahan, laluan tuntutan balik | ||
| Platform pendaftaran dan pembayaran | Tarikh penyediaan sebelum dibuka | Pendaftaran, kelulusan, terma get laluan pembayaran |
Urutan untuk bulan pertama
- Bertemu atau menulis kepada perolehan dan kewangan dengan senarai kategori pembelian dan tarikh persidangan.
- Rekod setiap peraturan, ambang dan masa pemprosesan yang diberikan, dengan nama dan tarikh.
- Kenal pasti pembelian dengan rantaian terpanjang, biasanya tempat atau platform pendaftaran, dan mulakan dahulu.
- Minta kelulusan jawatankuasa untuk meminta sebut harga serentak jika peraturan membenarkan.
- Tambah tarikh perolehan pada garis masa projek dan semak setiap dua minggu.
Apabila proses universiti dan tarikh akhir pembekal bertembung
- Tanya pembekal sama ada penahanan bertulis yang singkat boleh dibuat dan dengan syarat apa.
- Tanya jawatankuasa sama ada pembekal lain dengan syarat lebih mudah boleh diterima.
- Tanya pejabat kewangan sama ada akaun persidangan atau akaun persatuan boleh digunakan untuk sebahagian perbelanjaan.
- Rekod pilihan dan siapa membuatnya supaya keputusan itu kelihatan kemudian.
Kaitan dengan keputusan lain
Masa perolehan menjejaskan tarikh, pilihan tempat dan bila pendaftaran boleh dibuka. Tetapkan peranan antara jawatankuasa, penganjur dan pejabat dalam merancang persidangan akademik bersama penganjur profesional, dan gunakan penyemak peruntukan berbilang bilik untuk menetapkan keperluan bilik sebelum meminta sebut harga.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Contoh fiksyen: sebuah fakulti bekerja ke belakang
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Fakulti Pengajian Fiktif mempunyai persidangan pada akhir November. Pada Jun jawatankuasa meminta pejabat perolehan menerangkan proses dan diberitahu bahawa sebut harga mesti dikumpul, diluluskan oleh jawatankuasa kewangan fakulti dan kemudian ditukar kepada pesanan sebelum sebarang bayaran.
Pejabat menyatakan masa biasa bagi setiap langkah. Bekerja ke belakang, jawatankuasa melihat permohonan tempat mesti bermula pada Julai untuk tarikh deposit pertengahan September, jadi ia meminta tempat menahan tarikh secara bertulis semasa proses berjalan.
Platform pendaftaran, yang mempunyai rantaian terpanjang, dimohon dahulu. Percetakan dan papan tanda dijadualkan terakhir kerana langkahnya pendek.
Gunakan sendiri
Lembaran garis masa perolehan dan soalan
Salin jadual di atas dan tambah soalan ini pada mesej pertama anda kepada pejabat perolehan dan kewangan. Isi setiap sel masa pemprosesan daripada jawapan bertulis mereka, bukan andaian.
- Apakah langkah bagi setiap kategori pembelian, dan siapa memiliki setiap langkah?
- Berapa lama masa pemprosesan yang patut kami rancang bagi setiap langkah?
- Ambang mana mencetuskan sebut harga atau tender di bawah dasar universiti?
- Apa yang mesti wujud sebelum deposit atau bayaran pendahuluan boleh dibuat?
- Adakah pembekal perlu didaftarkan dahulu, dan berapa lama pendaftaran?
- Siapa menandatangani kontrak, dan siapa boleh menandatangani bagi pihak persidangan?
- Bolehkah sebahagian perbelanjaan menggunakan akaun persidangan atau projek, dan di bawah peraturan apa?
- Siapa pegawai hubungan kami dalam setiap pejabat?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Persidangan kecil dan universiti mempunyai proses yang mudah dan pantas.
- Seorang sudah tahu langkah perolehan.
- Pembekal ada dalam senarai yang diluluskan universiti.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pejabat mesti meluluskan dan masing-masing mengikut kalendernya.
- Tarikh akhir deposit jatuh sebelum kelulusan boleh selesai.
- Tiada ahli jawatankuasa yang pernah berurusan dengan perolehan.
Perlukan seseorang menguruskan garis masa kelulusan?
Jika langkah perolehan dan tarikh akhir pembekal terus bertembung, ketua projek persidangan boleh mengumpul proses universiti secara bertulis, membina garis masa ke belakang, menyediakan perbandingan sebut harga dan kertas kelulusan, dan menyusuli setiap langkah dengan pejabat yang betul. Kelulusan dan tandatangan kekal dengan universiti dan jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama perolehan universiti mengambil masa?
Ia berbeza mengikut institusi dan pembelian. Minta pejabat perolehan menyatakan langkah dan masa biasa secara bertulis, dan rancang berdasarkan jawapan itu.
Bolehkah tempat menahan tarikh semasa perolehan berjalan?
Sesetengah tempat boleh dengan terma bertulis, yang lain tidak. Tanya lebih awal dan rekod syarat penahanan serta tarikh ia tamat.
Patutkah kami melantik penganjur sebelum perolehan selesai?
Mungkin, kerana pelantikan penganjur juga satu pembelian. Tanya perolehan bagaimana penganjur boleh dilantik dan rancang langkah itu dahulu.
Sumber berkaitan
- Merancang persidangan akademik bersama penganjur profesional
- Memisahkan keputusan saintifik daripada pentadbiran persidangan
- Merancang penyertaan pelajar dan profesional baharu secara bermakna
- Menyelaras rakan penyelidikan antarabangsa dan pelaksanaan persidangan tempatan
- Penyemak agihan bilik persidangan
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.