规划活动邀请的发布时间表
活动日期已定，现在邀请的先后和时机，将决定合适的人能否安排出席。
简要回答
分批发出邀请，先邀请出席会左右活动的人：讲者、主持人和关键相关方；再邀请核心对象，然后是更广的名单，每批之后都有提醒。
每一批都有必须先备妥的前置条件：日期和场地已确认、议程大纲、报名开通，以及已批准的文字。从您希望报名到位的日期往回推。
谁在哪一批
| 批次 | 对象 | 为什么先或后 |
|---|---|---|
| 预留日期 | 讲者、主持人、委员会、主要合作方 | 他们的档期决定议程，也需要最长的提前通知。 |
| 核心邀请 | 会员、往届参会者、指定代表 | 活动面向的对象；他们需要清楚的议程和报名途径。 |
| 扩大邀请 | 合作机构、更广的邮件名单、公开渠道 | 议程确定、并知道还剩多少名额后再发。 |
| 提醒 | 尚未回复的人 | 与真实的截止日挂钩，例如早鸟报名截止或酒店房源释放。 |
每一批之前必须备妥什么
- 日期和场地已书面确认，或明确写为暂定。
- 议程大纲详细到足以让对象作决定。
- 报名流程从头到尾测试过，并写明由谁回答问题。
- 文字已在审批里程碑所述的关卡获得批准。
- 名额满了怎么办的方案，例如候补名单。
设定各批与提醒之间的间隔
各批之间要留够时间，让回复到达，也让您有所了解，例如第一批填满了多少名额。没有这段间隔，第二批就是盲发。
每次提醒都要有理由：截止日、新讲者、议程发布。没有新内容的提醒，正是人们会屏蔽的那种。
名单与同意
某份名单能否用于活动邀请，取决于联系人如何收集、当时告知了什么。请数据保护负责人或顾问确认哪些名单可用，以及每封邮件必须包含什么。
把答案记在时间表里，免得发送者当天自行判断。
常见陷阱
- 讲者阵容未定就邀请代表，之后又更改。
- 取消与替换条款尚未议定就开放报名。
- 回复到来时只有一个发送者，没有代理人。
- 不统计回复，下一批的规模只能靠猜。
实例演示 · 虚构示例
研讨会邀请计划
虚构机构与数字。周数和人数均为假设，仅展示结构。
一个虚构的行业协会计划办一场约 180 人的半天研讨会。秘书处定下报名目标日期并往回推，在第一批之后设一个决策点，以决定下一批的规模。
| 发布 | 时间（活动前几周） | 须先备妥 | 发出后检查 |
|---|---|---|---|
| 向讲者和主持人预留日期 | 10 | 日期已批准，场地暂定 | 一周内全部确认或婉拒 |
| 向会员发出核心邀请 | 8 | 议程大纲，报名已测试 | 两周后统计报名 |
| 提醒并点名新讲者 | 6 | 讲者已书面确认 | 再次统计 |
| 向合作机构扩大邀请 | 5 | 已知剩余名额 | 决定是否开候补名单 |
| 早鸟报名截止前的最后提醒 | 3 | 第一封邮件已写明截止日 | 准备参会者须知 |
可直接使用
邀请发布时间表
复制到表格中，填写批次、名单、发送日期和负责人。前置条件未全部打勾，不要把该行标为就绪。
- 前置条件在发送日之前打勾，而不是当天。
- 每批发出后增加检查：回复、报名、退回的地址。
- 为每一行指定代理发送人。
| 批次 | 名单与规模 | 发送日期 | 内容与审批人 | 前置条件已备妥 | 负责人与代理 | 发出后检查 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一份名单、一位发送者，以及团队已熟悉的报名途径。
- 第一封邀请发出前议程已经确定。
- 有人可以每天跟进回复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多份名单分属不同部门或合作机构，各有规则和负责人。
- 邀请依赖尚未决定的事项，例如场地、讲者或费用。
- 回复需要有人处理替换、特别要求和候补名单。
想把邀请计划放进活动时间线吗？
Event Blueprint 可以把邀请批次与它们所依赖的里程碑一起排好，写明负责人、审批以及每次发出后的检查。项目负责人也可以统筹名单、审批人和报名查询，让时间表保住日期。
主办方常见问题
应该规划几批邀请？
通常两到三批：向讲者和关键人物预留日期、核心邀请，以及名额仍有时的扩大邀请。再加上与真实截止日挂钩的提醒。
议程还没出来，可以先发预告吗？
可以，只要日期和地点已确认，并说清楚后续还会提供什么。用议程发布作为下一封信息的理由。
什么时候可以用会员名单发邀请？
这取决于联系人如何收集、当时告知了什么。第一次发送前请数据保护负责人或顾问确认，并把答案记录下来。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。