Menyelaras promosi acara oleh penceramah
Penceramah anda sudi berkongsi acara dengan rangkaian mereka, dan anda mahu siaran mereka menyatakan perkara yang betul pada masa yang betul.
Jawapan ringkas
Promosi oleh penceramah berjaya apabila setiap penceramah menerima pek ringkas, mengetahui tarikh paling awal mereka boleh mengumumkan, dan kata-kata serta imej telah diluluskan sebelum disiarkan. Seorang dalam pasukan anda menyelaraskan semuanya, supaya siaran tidak bertembung dengan mel rakan atau bercanggah dengan program.
Anggap penceramah sebagai rakan yang membantu, bukan saluran pemasaran. Tanya apa yang sesuai bagi mereka, dan pastikan permintaan berpatutan.
Mulakan dengan pengesahan, bukan semangat
Penceramah patut mempromosi hanya selepas anda mengesahkan tempat mereka, tajuk sesi dan tarikh yang dibenarkan untuk mengumumkan. Siaran yang menamakan penceramah yang kemudian menarik diri sukar ditarik balik.
Rekodkan bagi setiap penceramah: disahkan atau belum, tarikh boleh umum dari, dan siapa meluluskan kata-kata.
Kandungan pek penceramah
- Nama acara, tarikh, bandar venue dan pautan pendaftaran, disemak oleh pasukan anda.
- Dua atau tiga pilihan teks ringkas yang diluluskan yang boleh digunakan atau disesuaikan oleh penceramah dalam had.
- Imej atau sepanduk dalam saiz yang diperlukan, dan cara mengiktiraf penganjur.
- Tajuk dan huraian sesi penceramah sendiri seperti yang diluluskan, supaya sepadan dengan program.
- Tarikh paling awal untuk mengumumkan dan tarikh yang perlu dielakkan, seperti embargo yang dipersetujui dengan pihak lain.
- Seorang hubungan yang dinamakan untuk soalan, dan siapa meluluskan perubahan.
Semak kebenaran sebelum menyiarkan butiran sesiapa
Menggunakan nama, gambar atau biodata penceramah dalam promosi memerlukan persetujuan mereka, dan pegawai hubungan perlindungan data organisasi anda mungkin mempunyai cara standard untuk merekodkannya. Tanya pegawai itu kata-kata persetujuan dan rekod yang diperlukan sebelum pek dihantar.
Semak perkara yang sama dengan organisasi penceramah sendiri jika penceramah bercakap dalam peranan syarikat. Majikan penceramah mungkin mempunyai peraturan tentang siaran luar. Pastikan daftar kebenaran pembentangan anda selari dengan kebenaran promosi.
Selaraskan dengan promosi yang lain
- Tambah pengumuman penceramah dalam kalendar promosi rakan supaya tidak bertembung dengan mel rakan.
- Persetujui sama ada penceramah menggunakan pautan umum atau pautan berkod sumber, dan cara bilangan dilaporkan, lihat penjejakan sumber.
- Beri taklimat kepada orang yang mengendalikan pertanyaan supaya soalan daripada pengikut penceramah mendapat jawapan yang konsisten.
- Tambah siaran penceramah dalam urutan jemputan sebagai langkah yang diterajui pemilik, dengan seorang pemilik bagi setiap penceramah.
Perangkap
- Penceramah berbeza memberi yuran, tarikh atau waktu sesi yang berbeza.
- Penceramah mengumumkan sebelum penaja, rakan atau jawatankuasa dimaklumkan.
- Menggunakan gambar penceramah tanpa menyemak kebenaran.
- Meminta setiap penceramah membuat promosi yang sama banyak. Sesuaikan permintaan dengan setiap penceramah dan jadikan pilihan.
- Membiarkan promosi berterusan melepasi tarikh pendaftaran terakhir.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelan promosi penceramah untuk persidangan rekaan
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah majlis pembina rekaan mengesahkan lapan penceramah untuk persidangan sehari. Sekretariat menghantar pek kepada setiap penceramah hanya selepas tajuk sesi mereka diluluskan, dengan tarikh boleh umum dari seminggu selepas program diumumkan kepada umum.
Dua penceramah meminta pelarasan kata-kata; ketua sekretariat meluluskan satu perubahan dan menolak satu lagi kerana ia menyatakan tarikh yang salah. Majikan seorang penceramah memerlukan pasukan komunikasinya meluluskan siaran, jadi tarikh pengumuman penceramah itu lebih lewat. Kalendar menunjukkan tarikh, pemilik dan status kelulusan setiap penceramah.
Gunakan sendiri
Pelan penyelarasan promosi penceramah
Salin jadual ini dan tambah satu baris bagi setiap penceramah. Jangan hantar pek sehingga empat lajur pertama lengkap.
| Penceramah | Disahkan (tarikh) | Tarikh boleh umum dari | Kata-kata diluluskan oleh | Kebenaran nama dan gambar direkod (siapa, tarikh) | Pek dihantar | Saluran | Pemilik | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: penceramah A | Tarikh disahkan | Seminggu selepas pengumuman program | Ketua sekretariat | Proses pegawai hubungan perlindungan data diikuti, tarikh | Tarikh | Siaran rangkaian profesional | Ketua projek | Kelulusan majikan diperlukan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai penceramah yang kecil dan hubungan yang mudah dengan setiap penceramah.
- Sekretariat boleh membekalkan pek dan menjawab soalan dengan cepat.
- Penceramah menggunakan teks yang diluluskan tanpa perubahan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah daripada beberapa organisasi dengan peraturan kelulusan berbeza.
- Siaran penceramah bertembung dengan mel rakan dan pengumuman penaja.
- Tiada sesiapa memegang senarai induk siapa yang disahkan dan apa yang boleh dinyatakan.
Mahu seorang menyelaras promosi penceramah?
Ketua projek persidangan boleh mengesahkan tarikh pengumuman setiap penceramah, menyediakan dan menghantar pek, memastikan kata-kata selaras dengan program, dan memadankan siaran penceramah dalam kalendar rakan. Soalan kebenaran dirujuk kepada pegawai hubungan perlindungan data anda. Hantar senarai penceramah dan tarikh yang anda mahu umumkan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kita mewajibkan penceramah mempromosi acara?
Itu bergantung pada perjanjian penceramah anda, yang menjadi urusan anda dan penasihat anda. Dalam amalan, jemputan dengan pek siap lebih berkesan daripada tuntutan.
Bilakah paling awal penceramah patut mengumumkan?
Selepas penceramah disahkan dan jawatankuasa bersetuju untuk mengumumkan. Tetapkan tarikh dan maklumkan setiap penceramah secara bertulis.
Perlukah kebenaran untuk menggunakan gambar penceramah?
Tanya pegawai hubungan perlindungan data anda apa yang diperlukan dan cara merekodkannya sebelum menggunakan gambar atau biodata sesiapa.
Bagaimana jika penceramah menarik diri selepas mengumumkan?
Sediakan proses ringkas: pemilik menyetujui kata-kata dengan jawatankuasa, mengemas kini program dahulu, kemudian meminta penceramah mengemas kini siarannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.