Invois berbeza daripada sebut harga diluluskan
Tiga invois pembekal tiba selepas acara, dan setiap jumlah lebih tinggi daripada sebut harga yang diluluskan jawatankuasa.
Jawapan ringkas
Jangan bayar atau bangkang dahulu. Letakkan setiap sebut harga dan invois bersebelahan, baris demi baris, dan tandakan setiap perbezaan sebagai tidak dijelaskan, dijelaskan oleh perubahan diluluskan, atau memerlukan bukti pembekal. Kemudian tanya orang yang berkuasa kewangan apa yang boleh dibayar, ditahan atau ditanya.
Lembaran pemadanan invois menyenaraikan kuantiti dan harga tidak sepadan, pendua dan item belum selesai. Ia tidak bersambung dengan sistem kewangan atau membuat bayaran.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Invois katering lebih tinggi 12 peratus, invois AV mempunyai dua baris tambahan dan invois percetakan mengulang rujukan. | Sama ada perbezaan itu perubahan diluluskan, ralat, tambahan diminta di tapak atau pendua. |
| Jawatankuasa meluluskan tiga sebut harga secara bertulis sebelum acara. | Sama ada sebarang variasi diluluskan secara bertulis, dan siapa memberi kelulusan. |
| Nota penghantaran ditandatangani pada hari itu untuk katering dan percetakan. | Sama ada pembekal AV mempunyai rekod penghantaran atau penyiapan bertandatangan. |
| Terma pembayaran tertera pada sebut harga. | Apa kata kontrak tentang invois dipertikaikan. Itu soalan untuk pihak kompeten. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Bendahari atau ketua kewangan memutuskan apa yang dibayar, ditahan atau ditanya. Orang yang meluluskan sebut harga mengesahkan sama ada perubahan telah dipersetujui. Terma kontrak, bayaran lewat dan pertikaian untuk pihak kompeten. Pasukan acara menyediakan perbandingan dan tidak memutuskan pendirian komersial.
Rekodkan setiap perbezaan, bukti dan pemilik keputusan dalam log keputusan.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Bayar jumlah tidak dipertikai dan tanya selebihnya | Bayar jumlah sebut harga diluluskan dan minta pembekal menerangkan perbezaan secara bertulis. | Mengekalkan hubungan. Terma bayaran separa bergantung pada kontrak. |
| Tahan ketiga-tiganya sehingga penjelasan tiba | Jeda bayaran dan minta penjelasan terperinci menjelang tarikh dinyatakan. | Jelas, tetapi mungkin menjejas hubungan dan sebarang terma yang terpakai. |
| Terima perbezaan dijelaskan melalui rekod perubahan | Jika perubahan diluluskan atau dihantar atas permintaan jawatankuasa, rekodkan dan luluskan bayaran. | Menutup item dengan bukti. Perlu permintaan perubahan selepas itu. |
| Naikkan kepada pihak kompeten | Hantar item dipertikai kepada penasihat atau peguam untuk menasihati tentang kontrak. | Memberi pandangan tentang hak. Mungkin memakan masa atau yuran. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Tulis kepada setiap pembekal dengan rujukan sebut harga, rujukan invois dan perbezaan khusus. Minta penjelasan terperinci dan sebarang bukti penghantaran menjelang tarikh dinyatakan. Jangan menuduh ralat atau niat buruk.
Beritahu jawatankuasa jumlah, perbezaan dan keputusan diperlukan. Jangan kongsi dakwaan tidak terbukti tentang pembekal.
- Templat mesej ringkas: Terima kasih atas invois [nombor]. Ia berbeza daripada sebut harga diluluskan [nombor] sebanyak [jumlah] pada [baris]. Sila hantar penjelasan terperinci dan sebarang rekod penghantaran atau penyiapan menjelang [tarikh]. Kami akan mengesahkan kedudukan bayaran secara bertulis selepas menyemaknya.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Tutup setiap perbezaan dengan nota: perubahan diluluskan, ralat dibetulkan atau belum selesai.
- Simpan sebut harga, kelulusan variasi, nota penghantaran dan invois bersama.
- Perlukan perubahan pembekal secara bertulis semasa acara, dengan nama pelulus.
- Tambah peraturan dalam taklimat: tiada tambahan di tapak tanpa pelulus yang dinamakan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Pengurusan: tiga invois melebihi sebut harga
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan pengurusan fiksyen menerima invois daripada katering, AV dan percetakan. Katering lebih tinggi 12 peratus, AV mempunyai dua baris tambahan dan percetakan mengulang rujukan terdahulu. Bendahari meminta sekretariat menyediakan perbandingan baris demi baris.
Lembaran menunjukkan sebahagian perbezaan katering sepadan dengan 20 hidangan tambahan diminta pada hari itu dengan nota bertandatangan, AV tiada rekod penghantaran bagi satu baris tambahan, dan rujukan percetakan ialah pendua. Bendahari meluluskan item dijelaskan, menahan dua lagi dan bertanya satu soalan kontrak kepada penasihat.
Gunakan sendiri
Lembaran perbezaan invois
Satu baris bagi setiap perbezaan. Jangan tandakan baris sebagai dibayar sehingga pemilik keputusan meluluskannya.
- Pembekal, rujukan sebut harga dan rujukan invois:
- Perbezaan mengikut baris (kuantiti, harga, item tambahan, pendua):
- Kelulusan bertulis bagi sebarang variasi, dan siapa memberinya:
- Bukti penghantaran atau penyiapan:
- Terma pembayaran pada sebut harga:
- Soalan kontrak untuk pihak kompeten:
- Pemilik keputusan dan keputusan: bayar, tahan atau tanya:
- Mesej kepada pembekal dan tarikh dihantar:
| Pembekal | Baris sebut harga | Baris invois | Perbezaan | Bukti | Pemilik keputusan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perbezaan kecil, dijelaskan oleh perubahan diluluskan dan seorang memegang rekod.
- Bendahari boleh memutuskan dengan cepat.
- Tiada terma dipertikai terlibat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal dan banyak baris berbeza dan tiada yang membandingkannya.
- Variasi dipersetujui secara lisan dan tidak dapat dijejak.
- Jumlah besar atau pembekal mendesak bayaran.
Mahu invois dipadankan dengan skop diluluskan?
Diagnostik perancangan boleh membandingkan skop diluluskan dengan apa yang dihantar dan diinvois serta menyenaraikan item belum selesai beserta pemilik dan tarikh. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan pemadanan dipersetujui bersama ketua kewangan untuk tempoh tertentu. Soalan kontrak dan bayaran kekal pada bendahari dan penasihat anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami bayar bahagian tidak dipertikai?
Itu untuk bendahari dan mungkin bergantung pada kontrak. Semak terma pembayaran dengan pihak kompeten sebelum memutuskan.
Bagaimana jika pembekal berkata kami meminta kerja tambahan?
Minta permintaan bertulis atau rekod penghantaran. Jika variasi dipersetujui, rekodkan. Jika tidak, terangkan perbezaan dengan sopan.
Bagaimana mengelakkan ini kali depan?
Perlukan variasi bertulis dengan pelulus dinamakan, dan simpan sebut harga diluluskan bersama rekod penghantaran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.