Pasukan menerima arahan yang bercanggah
Pengerusi, seorang ahli majlis dan pengarah eksekutif masing-masing memberitahu pasukan sesuatu yang berbeza tentang atur cara minggu ini.
Jawapan ringkas
Namakan seorang yang memberi arahan kepada pasukan dan satu tempat keputusan direkodkan. Semua yang lain menghantar permintaan kepada orang itu. Sehingga percanggahan selesai, pasukan mengikut keputusan terakhir yang direkodkan dan bertanya sebelum bertindak atas apa-apa yang baharu.
Tulis setiap arahan, siapa memberinya dan bila dalam log keputusan, kemudian minta jawatankuasa menyelesaikan percanggahan dalam satu mesyuarat.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Pengerusi meminta anugerah dialihkan ke hujung hari, ahli majlis meminta ia kekal sebelum makan tengah hari, dan pengarah meminta ia digugurkan. | Siapa antara ketiga-tiganya mempunyai kuasa memutuskan, dan sama ada jawatankuasa pernah meluluskan susunan asal. |
| Pasukan sudah bertindak atas dua daripada tiga arahan. | Perubahan mana ada dalam lembaran aturan, pembekal mana telah diberitahu dan berapa kos setiap perubahan. |
| Penyelaras acara menerima mesej melalui telefon, sembang dan e-mel. | Arahan mana bertulis dan mana lisan. |
| Majlis bersidang sembilan hari lagi. | Sama ada pengerusi boleh memutuskan sebelum itu, dan sama ada majlis perlu mengesahkan. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Perlembagaan, terma rujukan atau keputusan jawatankuasa menentukan siapa boleh memutuskan tentang atur cara. Jika tidak jelas, itu soalan pertama untuk pengerusi dan setiausaha. Pasukan tidak memilih antara orang kanan, dan tidak mentafsir perlembagaan. Soalan tentang dokumen tadbir urus untuk setiausaha atau penasihat.
Minta pengerusi menamakan, secara bertulis, satu laluan arahan sehingga mesyuarat seterusnya.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Jeda dan minta pengerusi memutuskan | Tahan perubahan berkenaan dan minta pengerusi memutuskan secara bertulis menjelang tarikh dinyatakan. | Pantas dan jelas jika pengerusi berkuasa. Mungkin melambatkan pembekal. |
| Bawa ke mesyuarat jawatankuasa atau undian bertulis | Letakkan percanggahan dalam agenda atau edarkan kertas ringkas dengan pilihan. | Memberi rekod. Lebih perlahan dan mungkin perlu mesyuarat tambahan. |
| Ikut pelan diluluskan sehingga keputusan wujud | Kekalkan lembaran aturan terakhir diluluskan dan catat permintaan perubahan. | Melindungi pembekal dan pasukan. Orang kanan mungkin kecewa. |
| Kecilkan elemen yang dipertikaikan | Buang atau permudah item dipertikaikan sehingga dipersetujui. | Mengurangkan kerja semula. Menjejas penceramah atau penaja. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Beritahu setiap orang yang memberi arahan, dalam mesej tenang dan serupa, bahawa ia telah direkodkan dan laluan keputusan sedang dipersetujui. Jangan katakan siapa betul.
Beritahu pasukan, dalam satu mesej, arahan mana terpakai sekarang dan ke mana menghantar soalan. Beritahu pembekal hanya tentang keputusan yang telah direkodkan.
- Templat mesej ringkas: Terima kasih atas arahan anda tentang [item]. Kami telah merekodkannya bersama arahan lain tentang item ini dan meminta [pengerusi] mengesahkan laluan keputusan. Sehingga kami menerima jawapan, kami akan mengikut lembaran aturan terakhir diluluskan dan tidak membuat perubahan kepada pembekal.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Persetujui laluan keputusan secara bertulis: siapa memberi arahan, siapa meluluskan perubahan dan siapa ditanya pasukan.
- Pastikan log keputusan kelihatan kepada jawatankuasa.
- Adakan mesyuarat mingguan ringkas apabila pemilik mengesahkan keputusan.
- Selepas acara, tambah laluan itu ke dalam taklimat perancangan untuk yang seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Perniagaan: tiga pandangan tentang anugerah
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Di sebuah persatuan perniagaan fiksyen, pengerusi mahu anugerah di hujung hari, ahli majlis mahu sebelum makan tengah hari dan pengarah mahu menggugurkannya. Penyelaras acara telah memberitahu katerer dan pembekal pentas tentang dua daripada tiga versi.
Penyelaras merekod setiap arahan dan meminta pengerusi menamakan satu laluan secara bertulis. Pengerusi mengesahkan bahawa perubahan atur cara melalui pengerusi dan setiausaha sehingga majlis bersidang. Pasukan kembali kepada lembaran aturan diluluskan, memberitahu pembekal ia sedang disemak dan meletakkan anugerah dalam agenda majlis.
Gunakan sendiri
Log percanggahan arahan
Gunakan satu baris bagi setiap arahan. Bawa log kepada pemilik laluan keputusan.
- Item dipertikaikan:
- Arahan diterima, daripada siapa dan bila:
- Bertulis atau lisan:
- Sudah dilaksanakan dan kesannya:
- Pemilik keputusan dan cara ia disahkan:
- Versi lembaran aturan berkuat kuasa:
- Pembekal diberitahu dan apa:
- Tarikh mesyuarat jawatankuasa atau undian bertulis:
| Tarikh | Daripada | Arahan | Bertulis? | Telah dilaksana? | Pemilik keputusan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua orang tidak sependapat tentang satu item kecil dan pengerusi boleh memutuskan hari ini.
- Laluan keputusan jelas dalam dokumen tadbir urus.
- Belum ada apa diberitahu kepada pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang kanan memberi arahan bercanggah dan pasukan terperangkap.
- Perubahan telah sampai kepada pembekal dan kos meningkat.
- Laluan keputusan tidak jelas atau dipertikaikan.
Mahu laluan keputusan dipersetujui dan pasukan ditenangkan?
Diagnostik perancangan boleh memetakan dari mana arahan datang, keputusan mana terbuka dan siapa perlu memutuskan, kemudian menyenaraikan langkah seterusnya dengan tarikh. Ketua projek persidangan kemudian boleh bertindak sebagai satu titik penyelarasan bagi tugas dipersetujui untuk tempoh tertentu. Soalan tadbir urus dan kontrak kekal pada jawatankuasa dan penasihat anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Arahan siapa patut diikuti pasukan?
Pasukan patut mengikut keputusan terakhir yang direkodkan dan bertanya kepada pemilik laluan keputusan. Ia tidak patut memilih antara orang kanan.
Bagaimana jika pengerusi memberi arahan lisan?
Sahkan secara bertulis serta-merta, contohnya melalui mesej ringkas kepada pengerusi dan setiausaha.
Perlukah pembekal tahu tentang pertikaian?
Beritahu pembekal hanya keputusan dan tarikhnya, bukan perselisihan di sebaliknya.
Sumber berkaitan
- Persidangan persatuan profesional: pasukan menggunakan senarai tetamu yang bercanggah
- Persidangan persatuan profesional: raptai mendedahkan serahan tugas belum selesai
- Persidangan persatuan profesional: tambahan saat akhir melebihi skop dipersetujui
- Pembina log keputusan acara
- Pembina laporan status mingguan acara
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.