Merekabentuk proses pembatalan pendaftaran acara
Seorang peserta menulis untuk membatalkan tiga hari sebelum acara, dan sekretariat sedar tiada jawapan dipersetujui tentang tempat, bayaran balik atau senarai menunggu.
Jawapan ringkas
Proses pembatalan menjawab lima soalan terlebih dahulu: siapa boleh membatalkan, sebelum bila, apa berlaku pada tempat, apa berlaku pada wang, dan siapa dimaklumkan.
Putuskan peraturan wang bersama kewangan dan jawatankuasa sebelum pendaftaran dibuka, kemudian bina proses lain di sekelilingnya supaya kakitangan melaksanakan keputusan dan bukan mencipta keputusan.
Pisahkan pembatalan daripada kesannya
Pembatalan ialah satu peristiwa dengan beberapa kesan: tempat kembali ke stok, orang dalam senarai menunggu mungkin ditawarkan, invois atau bayaran memerlukan keputusan, dan bilangan pembekal mungkin berubah.
Senaraikan kesan dahulu. Setiap kesan mempunyai pemilik berbeza, dan proses berjalan lancar apabila setiap pemilik tahu apa yang mereka terima dan bila.
Soalan yang mesti dijawab oleh dasar
- Siapa boleh membatalkan: pendaftar, organisasi pembayar, atau kedua-duanya?
- Adakah penggantian rakan sekerja lebih digalakkan daripada pembatalan, dan adakah ia percuma? Lihat permintaan perubahan.
- Apakah peringkat bertarikh, contohnya bayaran balik penuh, separa atau tiada, dan siapa meluluskannya?
- Siapa memutuskan pengecualian seperti sakit atau kecemasan kerja, dan adakah keputusan direkodkan?
- Apa berlaku pada tempat dalam sesi berkapasiti terhad? Lihat kawalan kapasiti.
- Adakah orang seterusnya dalam senarai menunggu menerima tawaran secara automatik atau selepas semakan sekretariat?
Soalan bayaran balik dan cukai kepada orang yang betul
Peratusan bayaran balik, nota kredit dan sebarang layanan cukai ialah keputusan pasukan kewangan anda dan, jika berkenaan, akauntan anda. Halaman ini tidak mencadangkan apa yang patut dipilih.
Apa yang boleh disediakan sekretariat ialah senarai soalan yang jelas dan data pendaftaran yang diperlukan kewangan, seperti tarikh bayaran, nama pembayar dan kategori tiket.
Urutan pembatalan
- Terima permintaan melalui saluran yang dipersetujui dan rekodkan dengan tarikh dan rujukan.
- Sahkan pemohon dibenarkan membatalkan, menggunakan peraturan pendaftar atau pembayar.
- Tawarkan penggantian jika dasar membenarkan dan tarikh tutup belum berlalu.
- Tandakan pendaftaran dengan status yang betul dan lepaskan tempat.
- Serahkan soalan bayaran kepada kewangan bersama tarikh dan jumlah daripada rekod.
- Maklumkan pemilik senarai menunggu, pemilik lencana dan wakil katerer, kemudian sahkan secara bertulis kepada peserta.
Perkataan mesej pengesahan
Nyatakan apa yang telah dibatalkan, tarikh ia direkodkan, apa akan berlaku tentang bayaran dan siapa akan menghubungi. Jangan janjikan jumlah bayaran balik kecuali dasar dan kewangan telah mengesahkannya.
Sertakan satu baris yang memberitahu peserta apa yang perlu dibuat jika mereka percaya tarikh atau jumlah itu salah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pembatalan lewat untuk kongres ahli dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mempunyai 320 peserta berdaftar dan dasar dengan tiga peringkat bertarikh yang diluluskan majlisnya. Peserta B membatalkan pada peringkat tengah kerana hal keluarga, dan pendaftaran itu dibayar oleh majikan.
Sekretariat merekodkan permintaan, menawarkan penggantian yang ditolak majikan, menandakan rekod sebagai dibatalkan, dan menghantar nama pembayar serta tarikh bayaran kepada kewangan. Bendahari majlis memutuskan pengecualian di bawah dasar. Tempat diberikan kepada orang pertama dalam senarai menunggu, yang tawarannya tamat selepas 48 jam dalam contoh ini, dan katerer menerima bilangan terkini pada tarikh tutup seterusnya.
Gunakan sendiri
Helaian dasar pembatalan
Isi satu baris bagi setiap peringkat. Bawa ruangan wang kepada kewangan untuk dilengkapkan; jangan terbitkan sehingga mereka mengesahkan.
| Perkara | Keputusan anda | Pemilik |
|---|---|---|
| Siapa boleh membatalkan (pendaftar, pembayar, kedua-duanya) | Sekretariat | |
| Penggantian dibenarkan, sehingga bila | Sekretariat | |
| Peringkat bertarikh dan kesannya pada bayaran | Kewangan dan majlis | |
| Laluan pengecualian dan siapa merekodkan | Pengerusi atau bendahari | |
| Peraturan pelepasan tempat dan tawaran senarai menunggu | Pemilik kapasiti | |
| Pembekal untuk dimaklumkan dan tarikh tutup | Pemilik projek | |
| Mesej pengesahan diluluskan oleh | Ketua sekretariat |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu dasar sudah wujud dan kewangan telah meluluskannya.
- Pembatalan jarang berlaku dan dikendalikan oleh seorang pegawai.
- Tiada senarai menunggu atau sesi berkapasiti terhad.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pembatalan tiba melalui beberapa saluran dan tiada siapa memegang senarai penuh.
- Bayaran, nota kredit dan senarai menunggu saling berkait dan memerlukan satu urutan dipersetujui.
- Jawatankuasa dan kewangan berbeza pendapat tentang peringkat atau pengecualian dan penyelaras neutral diperlukan.
Perlukan proses pembatalan yang dipersetujui dan berjalan?
Ketua projek persidangan boleh membawa jawatankuasa dan kewangan anda melalui soalan dasar, menulis urutan untuk sekretariat, dan menyelaras notis kepada pembekal dan senarai menunggu sepanjang tempoh pendaftaran. Peraturan bayaran balik kekal dengan pasukan kewangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pembatalan diterima melalui telefon?
Terima hanya melalui saluran yang menghasilkan rekod bertulis, atau tulis satu serta-merta selepas panggilan. Jika tidak, tarikh dan pemohon akan dipertikaikan kemudian.
Siapa memutuskan bayaran balik?
Pasukan kewangan dan jawatankuasa memutuskan dasar. Sekretariat melaksanakannya dan menyerahkan pengecualian kepada pemutus yang dinamakan.
Patutkah kami menawarkan penggantian dan bukan pembatalan?
Ramai penganjur berbuat demikian kerana tempat kekal terisi dan bilangan pembekal tidak berubah. Putuskan sama ada ia percuma, siapa mengesahkan pengganti dan tarikh akhir ia diterima.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.