Menyelaras keputusan anugerah pekerja dengan kerahsiaan HR
Pasukan acara memerlukan nama untuk slaid dan trofi, dan HR memerlukan keputusan kekal senyap sehingga malam itu.
Jawapan ringkas
Setujui jadual pelepasan sebelum penilaian tamat: siapa memegang keputusan, pembekal mana perlukan butiran apa, sebelum bila, dan apa yang setiap orang bersetuju lakukan dengannya. Tujuannya ialah memberi setiap orang hanya apa yang diperlukan, selewat yang kerja benarkan.
HR dan pemilik maklumat memutuskan apa yang sulit dan bagaimana ia dikendalikan di bawah dasar organisasi sendiri. Jika anda tidak pasti sama ada apa-apa memerlukan semakan undang-undang atau privasi, minta HR menyalurkannya. Pemilik acara menyimpan jadual. Lihat panduan perancangan majlis anugerah untuk bahagian program yang lain.
Putuskan siapa memegang senarai induk
Namakan seorang pemegang, biasanya dalam HR, dan seorang timbalan. Semua perubahan melalui mereka, dan orang lain bekerja daripada petikan, bukan fail penuh.
Tanya HR bagaimana senarai perlu disimpan, siapa boleh membukanya dan berapa lama ia disimpan selepas acara.
Padankan setiap tugas dengan butiran yang diperlukan
| Tugas | Butiran diperlukan | Tarikh terakhir menerima | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|---|
| Trofi atau sijil | Nama, jawatan dan ayat | Masa pembuatan dipersetujui dengan pembuat | HR |
| Slaid dan skrin | Nama, gambar, sitasi | Tarikh akhir fail pembekal AV | HR dan penaja |
| Taklimat penyampai | Anugerah yang mereka sampaikan | Sebelum taklimat | Penaja |
| Turutan acara | Bilangan dan susunan anugerah, bukan pemenang | Awal | Pemilik acara |
| Susunan penerima | Tempat duduk, perjalanan dan isyarat penerima | Cukup lewat untuk melindungi keputusan | HR dan pemilik acara |
| Mesej selepas acara | Nama akhir dan ayat | Hari acara | HR dan komunikasi |
Kurangkan bilangan orang yang melihat keputusan
- Gunakan kod atau petikan dengan hanya medan yang diperlukan pembekal.
- Minta setiap penerima petikan mengesahkan secara bertulis bahawa mereka tidak akan berkongsinya.
- Jangan kongsi senarai melalui sembang terbuka atau dalam folder kongsi dengan khalayak luas.
- Tanya HR sama ada pembekal perlu menandatangani terma kerahsiaan organisasi sendiri.
Rancang untuk perubahan dan kebocoran saat akhir
Putuskan lebih awal apa yang berlaku jika pemenang menarik diri, nama tersalah eja atau senarai bocor. Namakan siapa memutuskan, siapa memberitahu penyampai dan bagaimana jadual dikemas kini.
Rekod setiap perubahan dan siapa meluluskannya dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Firma fiktif memperketat pengendalian keputusan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Di sebuah syarikat insurans fiktif, pemenang tahun lalu kelihatan pada slaid draf yang dikongsi dalam sembang kumpulan. Tahun ini HR memegang senarai induk dan menghantar petikan satu lajur kepada pembekal AV lima hari sebelum acara, dengan pengesahan kerahsiaan bertulis.
Trofi diukir daripada petikan berasingan. Ketua acara hanya melihat bilangan anugerah dan turutan acara. Pemenang yang menarik diri dua hari sebelum acara dikendalikan oleh HR, yang memberitahu penyampai dan pembekal AV melalui telefon, dan perubahan itu dilog.
Gunakan sendiri
Jadual pelepasan keputusan
Lengkapkan bersama HR sebelum penilaian tamat. Tambah satu baris bagi setiap pembekal atau orang yang akan melihat sebarang butiran.
| Orang atau pembekal | Butiran diterima | Format | Tarikh | Disahkan tidak akan berkongsi | Diluluskan oleh |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit anugerah, sedikit pembekal dan pasukan kecil yang dipercayai.
- HR sudah memegang keputusan dan pernah melakukannya.
- Keputusan diketahui jauh lebih awal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan tiba lewat dan banyak pembekal perlukan nama.
- Kebocoran pernah berlaku atau pemimpin bimbang tentangnya.
- HR tidak mempunyai kapasiti untuk menjalankan jadual.
Perlukan jadual pelepasan dijalankan sehingga hari acara?
Ketua projek persidangan boleh membina jadual bersama HR, mengumpul tarikh akhir pembekal, menghantar kepada setiap pembekal hanya petikan yang diluluskan HR dan menyimpan log perubahan. Apa yang sulit dan bagaimana ia disimpan kekal sebagai keputusan HR dan syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan apa yang sulit?
HR dan pemilik maklumat, mengikut dasar organisasi sendiri. Minta mereka mengesahkan secara bertulis butiran mana perlu dilindungi.
Bolehkah pasukan acara melihat pemenang?
Hanya jika HR bersetuju dan ia diperlukan untuk sesuatu tugas. Banyak pasukan boleh merancang tanpa mengetahui nama.
Bagaimana jika keputusan bocor?
Setujui lebih awal siapa memutuskan tindak balas dan siapa bercakap kepada kakitangan. Jangan berimprovisasi pada saat itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.