Melibatkan kakitangan jarak jauh dan syif dalam town hall
Sebahagian tenaga kerja anda tidak dapat berada di dalam bilik pada waktu town hall, namun pemimpin mahu semua orang mendengar mesej yang sama.
Jawapan ringkas
Senaraikan setiap kumpulan pekerja, nyatakan cara mereka menyertai dan beri setiap kumpulan laluan yang sebenar: hadir secara langsung, menyertai sesi ulangan, menonton rakaman atau menerima taklimat daripada pengurus. Kemudian pastikan setiap laluan memberi akses kepada mesej yang sama dan cara untuk bertanya.
Operasi dan HR memutuskan siapa boleh dilepaskan daripada tugas dan sama ada kehadiran dibayar atau dikira sebagai waktu bekerja. Pemilik acara merancang laluan berdasarkan keputusan itu. Acara keseluruhan ada dalam panduan perancangan town hall.
Petakan kumpulan sebelum memilih format
Minta HR dan operasi menyenaraikan kumpulan sebenar: kakitangan ibu pejabat, kakitangan hibrid, kakitangan di cawangan atau depoh, dan kakitangan pada syif atau jadual berbeza. Satu sesi langsung pada satu masa mungkin hanya sampai kepada kumpulan pertama.
Padankan setiap kumpulan dengan laluan
| Laluan | Sesuai untuk | Perkara untuk diselesaikan dengan operasi dan HR |
|---|---|---|
| Langsung di dalam bilik | Kakitangan di tapak tuan rumah | Pelepasan daripada tugas, kapasiti bilik disahkan venue, keperluan akses |
| Siaran langsung jarak jauh | Kakitangan hibrid dan tapak lain | Platform yang dibenarkan syarikat, siapa memoderasi sembang, akses peranti dan rangkaian di depoh |
| Sesi ulangan | Syif lain | Pemimpin mana hadir semula, waktu syif, sama ada kandungan kekal sama |
| Rakaman dengan tempoh tontonan | Kakitangan yang tidak dapat hadir secara langsung | Siapa menyunting, siapa meluluskan, berapa lama tersedia, di mana disimpan dan siapa boleh melihat |
| Pek taklimat pengurus | Pasukan tanpa akses skrin | Siapa memberi taklimat, bila, dan cara soalan dihantar kembali kepada pemilik acara |
Pastikan mesej dan soalan sama rata
- Gunakan slaid dan mesej utama yang sama dan telah diluluskan pada setiap laluan.
- Beri kakitangan jarak jauh dan syif kemudian cara menghantar soalan, dan nyatakan bila ia dijawab. Lihat perancangan soalan.
- Beritahu setiap orang laluan yang dijangka mereka gunakan dan sebelum bila, supaya tiada yang tertanya-tanya.
- Catat kehadiran mengikut laluan jika organisasi memerlukannya, dan tanya HR apa yang boleh direkodkan.
Soalan untuk pembekal dan pasukan dalaman
- Tanya pembekal AV apa yang diperlukan oleh siaran langsung dan rakaman daripada bilik, dan siapa mengendalikannya.
- Tanya pasukan IT syarikat tentang lebar jalur dan akses platform di setiap tapak.
- Tanya HR sama ada rakaman yang mengandungi soalan kakitangan memerlukan kelulusan dalaman sebelum dikongsi.
- Tanya operasi pertukaran syif mana yang menjadikan satu masa langsung mustahil.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Peruncit fiktif menjangkau pasukan kedai dan gudang
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah kumpulan runcit fiktif mempunyai kira-kira 150 kakitangan ibu pejabat, 600 kakitangan kedai dan 120 kakitangan gudang dalam dua syif. Ibu pejabat hadir secara langsung. Kedai menonton siaran langsung di pejabat belakang dalam kumpulan kecil pada masa pilihan pengurus. Syif siang gudang menghadiri sesi ulangan selepas sesi pertama, dan syif malam menerima pek taklimat pengurus serta rakaman.
Setiap laluan ada pemilik dan tarikh. Soalan daripada semua laluan dihantar melalui satu borang yang ditutup dua hari selepas sesi ulangan terakhir, dan jawapan disiarkan kepada semua serentak.
Gunakan sendiri
Laluan kehadiran mengikut kumpulan pekerja
Lengkapkan satu baris bagi setiap kumpulan sebelum mengumumkan tarikh.
| Kumpulan pekerja | Anggaran bilangan | Laluan | Tarikh dan masa | Siapa mengesahkan pelepasan atau akses | Laluan soalan |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan kakitangan berada di satu atau dua lokasi dengan waktu kerja serupa.
- Rakaman untuk segelintir yang terlepas diterima penaja.
- Syarikat mempunyai platform dalaman dan pasukan yang mengendalikannya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa syif, tapak dan had peranti memerlukan satu jadual yang diselaraskan.
- Sesi ulangan bermakna lebih banyak masa penceramah dan lebih banyak tempahan pembekal.
- HR dan operasi tidak sependapat tentang pelepasan tugas dan tiada siapa memegang pelan.
Perlukan laluan kehadiran dirancang dan ditempah?
Ketua projek persidangan boleh memetakan setiap kumpulan pekerja bersama HR dan operasi, menjadualkan sesi langsung dan ulangan, menulis keperluan untuk pembekal AV dan penstriman, dan memegang proses soalan serta rakaman dalam satu kalendar. Keputusan tentang pelepasan tugas dan masa berbayar kekal pada syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah rakaman mencukupi untuk kakitangan syif?
Mungkin, tetapi kakitangan yang hanya menonton rakaman tidak boleh bertanya pada ketika itu. Tambah laluan soalan dan tarikh jawapan dikongsi.
Siapa memutuskan sama ada kehadiran dikira waktu bekerja?
HR dan pengurus berkaitan memutuskan, dan mungkin perlu merujuk dasar atau penasihat organisasi sendiri. Pemilik acara merancang jadual selepas perkara itu selesai.
Adakah sesi ulangan memerlukan pemimpin yang sama?
Tidak semestinya, tetapi kakitangan perasan jika sesi terasa seperti salinan kedua. Setujui bersama penaja pemimpin mana mengulang dan berapa lama mereka boleh meluangkan masa.
Sumber berkaitan
- Panduan perancangan sesi town hall korporat
- Merancang soalan kakitangan dan jawapan kepimpinan dalam town hall
- Membuat susulan komitmen yang dibuat dalam town hall kakitangan
- Acara kakitangan dan acara dalaman korporat
- Pembina turutan pelaksanaan acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.