活动参加者身份异常处理

来宾说自己已报名，但名单上的姓名不同、缺失，或已显示签到。

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简要回答

为每一类信息不符给签到台一套简短流程：用其他信息查找记录，以尽量少暴露个人信息的方式与来宾确认，无法解决的交给指定的异常处理负责人。每一次异常及其结果都要记录。

签到台能否要求查看证件、复印或留存证件，是隐私问题。请在活动前向贵机构的隐私负责人提出，并把答复写在签到台卡片上。

常见的异常类型

情况	签到台步骤	何时上报
姓名拼写不同	用电子邮件、机构或报名编号搜索。	以上都查不到记录。
替补人员代替已报名者出席	查看替补规则，并记录两人的姓名。	规则没有涵盖这种情况。
来宾已显示为签到	平静地询问何时何地；核对扫码记录时间。	两个人声称是同一份报名。
以雇主名义报名	如知道预订联系人，向其确认。	联系不到预订联系人。
胸牌姓名与来宾姓名不符	通过胸牌重印流程提供重印。	改名涉及讲者或座位安排。

签到台可以问什么、不可以问什么

询问来宾报名时提供过的信息，例如机构和所用的电子邮件。
不要问超出核对所需的个人信息。
证件能否出示、拍照或留存，由隐私负责人决定。
不在签到台与第三方谈论其他来宾的报名情况。

谁来决定

指定一位异常处理负责人，通常是报名负责人，由其决定结果。签到人员不得自行拒绝来宾入场。如果负责人也无法解决，则由委员会主席或指定代表决定。

提前与秘书处商定替补和转让规则，使每个签到台给出相同的答复。

签到台步骤

问候来宾，并用第二项信息搜索。
找不到匹配时，把来宾带到异常处理台，不在队伍前讨论。
异常处理负责人核查报名来源并与来宾确认。
登记异常、决定和批准人的姓名缩写。
事后把记录交给签到数据核对。

实例演示 · 虚构示例

替补人员与重复扫码

虚构机构与数字，仅作示意。

在一个虚构协会的论坛上，一位经理代替已报名的同事出席。替补规则允许在原报名人邮件批准的前提下代替，于是秘书处联系人通过消息确认，负责人记录了两人的姓名。

稍后，同一个二维码被扫了两次。记录显示两次扫码相隔七分钟，在不同签到台。负责人礼貌地询问，发现第一次扫码是替同事的通行证扫的，并记录了结果。

可直接使用

身份异常签到台卡片

每个签到台放一张，异常处理台也放一张。

异常处理负责人及后备：
允许使用的第二项查找信息（电子邮件、机构、报名编号）：
替补规则及由谁确认：
隐私负责人关于出示、复印或留存证件的答复：
重复扫码的处理及由谁决定：
上报对象：委员会主席或代表姓名：
记录栏位：时间、姓名、问题、步骤、决定、姓名缩写：
找不到报名记录时对来宾使用的措辞：

打开工具: 活动签到处理能力估算器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

预计异常很少，一位负责人就能决定。
替补和转让规则已经写好。
隐私负责人已就证件问题表态。

以下情况，外部策划协助更有价值

不同来宾类别有各自的身份或进场规则。
替补涉及赞助方、讲者或受管制的进场权限。
没有人负责证件规则，签到台在临时应对。

希望在活动前商定好异常规则？

会议项目负责人可以与您的秘书处和隐私负责人一起拟定异常处理流程，指定决策人，并向签到团队做简报。请提供报名类别，一起讨论具体范围。

讨论身份异常处理将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

签到台可以检查身份证吗？

这取决于您的目的和政策。请询问贵机构的隐私负责人，并把答复写在签到台卡片上。

两个人声称是同一份报名怎么办？

把他们交给异常处理负责人。决定之前先核查报名来源和扫码记录。

姓名正确的现场报名者可以直接签到吗？

请使用现场报名审批流程，不要在队伍前决定。