白标活动合作如何保护客户关系
客户信任的是您的活动公司，您想引入项目负责人，又不想这份信任被分走。
简要回答
在白标合作中，活动公司始终是面对客户的唯一声音。要保护客户关系，应事先决定：谁与客户沟通、客户被告知什么、负责人可以接触哪些资料，以及合作结束时怎么办。
在负责人开始之前，把这四项决定写进一份简短的工作约定。分包工作中的大部分客户摩擦，都是因为负责人从未被告知边界在哪里。
保护客户关系的四项决定
- 发声：由客户主管发出所有客户信息，或由项目负责人起草、客户主管批准。
- 披露：是否告知客户有外部支持，以及用什么措辞。
- 权限：负责人可以使用哪些客户文件和联系方式。
- 退出：合作结束时负责人交还什么、删除什么。
披露：属于公司的决定，不能事后才想
有些客户期望在分包方参与其活动时被告知，有些合同也有此要求；另一些客户只要公司继续负责就能接受。正确答案取决于您的客户协议和您与客户的关系。
选择之前先阅读分包和保密条款。如果条文不清楚，请把它当作问题交给公司自己的顾问：这场活动可以使用外部支持吗？条件是什么？
合作期间的沟通分工表
| 情况 | 谁与客户沟通 | 谁准备信息 |
|---|---|---|
| 例行进度更新 | 客户主管 | 项目负责人起草，客户主管修改。 |
| 影响费用的供应商问题 | 客户主管 | 项目负责人提供事实和选项，客户主管决定。 |
| 客户要求更改工作范围 | 客户主管 | 项目负责人列出对日期、供应商和工作量的影响。 |
| 活动当天现场 | 事先约定的指定人员 | 当天之前共享书面的上报路径。 |
负责人与客户见面时
有时负责人需要到场，例如场地考察。事先决定如何介绍他、是否携带公司的联系方式，以及他可以当场承诺什么。合理的默认做法是：他倾听、记录待办事项，事后通过客户主管确认承诺。
实例演示 · 虚构示例
重视单一联系人的研讨会客户
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Agensi Fiktif Nusa 为一个虚构专业团体办会员研讨会。该团体的秘书表示，希望只与活动公司的一个人打交道。
公司在幕后增加了项目负责人。客户主管掌管所有客户邮件，负责人准备周五进度说明和未决的供应商决定清单，场地考察由两人一起出席，由客户主管发言。合作结束时，负责人交还供应商记录和工作文件，公司撤销其对客户文件夹的访问权限。
可直接使用
白标合作工作约定检查清单
第一天之前，由活动公司与项目负责人逐行商定。
- 指定的客户联系人和指定的公司发声人：
- 负责人是否起草客户信息，以及由谁批准：
- 对客户的披露立场，以及被问及时的措辞：
- 负责人可使用的文件和联系方式，以及存放位置：
- 负责人可以当场同意的事项，以及必须上报的事项：
- 负责人能否直接联系客户或客户的供应商：
- 留给公司顾问的问题：禁止招揽与保密条款：
- 交还清单和撤销权限的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您已有向分包人员交代工作的固定方式，客户合同也很清楚。
- 负责人只在幕后工作，只向您的客户主管汇报。
- 客户已经知道并接受外部支持。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 您想要习惯在他人品牌和汇报关系下工作的负责人。
- 客户主管与项目负责人的职责重叠，需要用文字分开。
- 您需要一份公司以后可以重复使用的交接资料。
想要留在您品牌背后的支持？
项目负责人可以按您的汇报关系工作，起草客户沟通内容供您批准，并在结束时交还供应商记录和工作文件。告诉我们目前客户关系如何运作、您担心哪里会重叠，我们可以一起讨论合适的范围。
主办方常见问题
白标是不是代表永远不告诉客户？
不一定。白标指的是客户看到的是谁的品牌。是否披露外部支持取决于合同和您与客户的关系，先查看分包条款。
如果客户直接联系负责人怎么办？
事先商定应对方式：负责人礼貌回复、通知客户主管，并且不作承诺。路线清楚并解释之后，客户通常会尊重。
公司只想为一场活动增加人手，这篇也适用吗？
适用。先看活动公司何时应增加自由职业项目负责人，再用这份清单谈条款。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。