委任独立活动负责人前的采购准备

采购部门在保护什么

采购部门要保护机构不多花冤枉钱，不在不公平的流程下委任人选，也不让机构承担超出权限的义务。这些目的是合理的，即使文件看起来繁琐。

尽早问采购部门适用哪条途径：直接委任、报价比较，还是正式招标。额度和要求由机构自己的政策决定，请向其确认，不要想当然。

申请资料包

• 范围：涵盖的工作、交付成果、哪些仍由主办方负责、起止日期。
• 预算：来源、已批准的金额或范围、包含什么，以及谁能批准变更。
• 遴选标准：看重什么、各项如何加权、由谁评分。参见如何评估活动顾问。
• 利益冲突：候选人和你方评审人员都要提交声明。
• 待商定的商务条款：收费方式、付款节点、变更处理、通知与终止。
• 数据与保密：负责人会接触到的会员名单和参会者数据，以及处理要求。
• 文件归属：计划、联系人名单和文件归主办方所有，并在结束时交接。

向候选人提出的问题

• 你会如何安排最初四周，需要我们提供什么？
• 这项工作中哪些部分你建议留给我们自己做，为什么？
• 你如何汇报进度、如何上报需要决定的事项？
• 需要采购或财务部门提供什么，例如供应商登记或开票资料？
• 与供应商或场地之间是否有我们应该知道的冲突或关系？

用同一张表比较候选人

工作顺序

1. 与采购团队确认采购途径及任何登记步骤。
2. 完成范围和预算说明，必要时经筹委会批准。
3. 向每位候选人发出相同的简报，并注明回复日期。
4. 按约定的评分表打分，记录理由并保存记录。
5. 在工作开始前，以书面商定条款，包括批准额度。