Keperluan perolehan sebelum melantik ketua acara bebas

Pasukan persidangan telah menjumpai seseorang untuk mengetuai projek, dan perolehan meminta dokumen yang belum disediakan.

Bincang skop yang sedia untuk perolehanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Perolehan biasanya memerlukan empat perkara: skop dan hasil yang jelas, sumber bajet dan kelulusan, kriteria pemilihan yang digunakan secara adil, dan kejelasan bagaimana pelantikan dikawal, termasuk konflik kepentingan dan apa yang boleh dikomitkan ketua bagi pihak penganjur. Dasar organisasi anda sendiri menetapkan ambang dan langkah yang tepat.

Sediakan perkara ini sebelum menghubungi calon, supaya proses lebih pantas dan perbandingan adil.

Apa yang dilindungi perolehan

Perolehan melindungi organisasi daripada membayar lebih daripada sepatutnya, melantik seseorang tanpa proses yang adil, atau terikat melebihi kuasanya. Tujuan itu munasabah walaupun dokumennya terasa berat.

Tanya perolehan lebih awal laluan mana yang terpakai: pelantikan terus, sebut harga atau tender rasmi. Ambang dan keperluan ditetapkan oleh dasar organisasi sendiri, jadi sahkan dan jangan andaikan.

Pek permintaan

Skop: kerja yang dilindungi, hasil, apa yang kekal pada penganjur, tarikh mula dan tamat.
Bajet: sumber, angka atau julat yang diluluskan, apa yang termasuk, dan siapa boleh meluluskan perubahan.
Kriteria pemilihan: apa yang penting, bagaimana setiap satu ditimbang, dan siapa memberi markah. Lihat cara menilai perunding.
Konflik kepentingan: pengisytiharan daripada calon dan daripada penilai anda sendiri.
Terma komersial untuk dipersetujui: asas fi, peringkat bayaran, pengendalian perubahan, notis dan penamatan.
Data dan kerahsiaan: senarai ahli dan data perwakilan yang akan dilihat ketua, dan bagaimana ia perlu dikendalikan.
Pemilikan dokumen: pelan, senarai hubungan dan fail kepunyaan penganjur dan diserahkan pada akhirnya.

Soalan untuk calon

Bagaimana anda menyusun empat minggu pertama, dan apa yang anda perlukan daripada kami?
Bahagian mana dalam skop ini yang anda cadangkan untuk ditinggalkan kepada kami, dan mengapa?
Bagaimana anda melapor kemajuan dan menaikkan keputusan?
Apa yang anda perlukan daripada perolehan atau kewangan, seperti pendaftaran vendor atau butiran invois?
Adakah apa-apa konflik atau hubungan dengan pembekal atau venue yang patut kami tahu?

Bandingkan calon pada lembaran yang sama

Kriteria	Apa yang dicari	Bukti yang diminta
Kesesuaian skop	Cadangan menjawab kerja sebenar anda	Pendekatan bertulis terhadap taklimat anda
Kawalan keputusan	Had komitmen dan kelulusan yang jelas	Jadual kelulusan yang dicadangkan
Pelaporan	Ringkas, berkala, tertumpu pada keputusan	Contoh format status
Serah tugas	Fail dan hubungan dipindahkan pada akhirnya	Kenyataan apa yang diserahkan
Kebebasan	Tiada hubungan pembekal yang tidak diisytiharkan	Pengisytiharan bertandatangan
Kejelasan kos	Asas fi dan pengecualian dinyatakan	Sebut harga bertulis dengan andaian

Urutan kerja

Sahkan laluan perolehan dan sebarang langkah pendaftaran dengan pasukan perolehan.
Siapkan skop dan kenyataan bajet, dengan kelulusan jawatankuasa jika perlu.
Keluarkan taklimat yang sama kepada setiap calon dengan tarikh jawapan.
Beri markah pada lembaran yang dipersetujui, rekod sebab dan simpan rekod itu.
Sepakati terma secara bertulis, termasuk had kelulusan, sebelum kerja bermula.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Senarai semak perolehan untuk ketua persidangan

Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.

Pasukan hal ehwal korporat sebuah kumpulan logistik rekaan mahukan ketua bebas untuk persidangan pelanggan serantau. Perolehan memaklumkan sebut harga daripada tiga calon diperlukan dan meminta dokumen skop, kod bajet dan pengisytiharan konflik.

Pasukan menulis skop dua halaman, melampirkan kelulusan bajet dan menghantar taklimat yang sama kepada tiga calon. Penilai memberi markah pada enam kriteria, menandatangani pengisytiharan, dan perolehan memfailkan lembaran itu bersama cadangan.

Gunakan sendiri

Pek permintaan perolehan

Kumpulkan perkara ini sebelum menghubungi calon.

Skop dan hasil, dengan tarikh mula dan tamat
Apa yang kekal pada penganjur
Sumber bajet, angka atau julat diluluskan, pelulus untuk perubahan
Laluan perolehan disahkan dengan pasukan perolehan (terus, sebut harga, tender)
Kriteria pemilihan dan lembaran markah
Nama penilai dan pengisytiharan konflik
Taklimat yang sama dihantar kepada setiap calon, dengan tarikh jawapan
Keperluan data dan kerahsiaan
Draf terma komersial: asas fi, peringkat bayaran, perubahan, notis
Had kelulusan bagi komitmen atas nama penganjur
Serah dokumen dan senarai hubungan pada akhirnya
Rekod markah dan sebab difailkan

Buka alat: Pembina matriks tanggungjawab acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Skop kecil dan perolehan ada laluan yang jelas untuknya.
Pasukan anda boleh menulis skop dan membandingkan sebut harga dengan adil.
Ketua tidak akan mengendalikan data sensitif atau komitmen besar.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Perolehan memerlukan dokumen skop dan pasukan belum pernah menulisnya.
Calon menyebut harga untuk perkara berbeza dan tidak boleh dibandingkan.
Persidangan sudah dekat dan proses perlu disiapkan segera tanpa kehilangan kawalan.

Perlukan skop dan kriteria disediakan?

Event Blueprint boleh menyediakan skop, hasil, tanggungjawab dan dokumen serah tugas yang diminta perolehan, supaya calon menyebut harga berdasarkan fakta yang sama. Jika ketua projek bebas dilantik, mereka boleh bekerja mengikut skop itu, melapor dalam format yang dipersetujui dan menyerahkan fail pada akhirnya.

Bincang skop yang sedia untuk perolehanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Adakah kami memerlukan tiga sebut harga?

Itu bergantung pada dasar perolehan organisasi anda dan nilai yang terlibat. Tanya perolehan laluan mana yang terpakai sebelum menghubungi sesiapa.

Bolehkah kami melantik seseorang yang sudah kami kenali?

Selalunya boleh, tertakluk kepada dasar, tetapi rekodkan sebabnya dan isytiharkan sebarang hubungan. Keputusan yang didokumenkan melindungi kedua-dua pihak.

Apakah yang patut dinyatakan kontrak tentang komitmen?

Nyatakan apa yang boleh dikomitkan ketua, sehingga nilai berapa, dan apa yang memerlukan kelulusan bertulis. Minta penasihat undang-undang atau perolehan anda menyemak terma akhir.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.