Cara memohon peruntukan pengurusan untuk sokongan acara luar
Anda tahu pasukan tidak dapat memikul persidangan ini seorang diri, tetapi pengurusan hanya melihat fi dan mahu tahu sebabnya.
Jawapan ringkas
Memohonlah dalam bahasa yang digunakan pengurusan: masalah dari segi risiko dan kapasiti, pilihan yang dibandingkan, apa yang dimohon untuk diluluskan, dan bagaimana anda akan tahu ia berhasil. Jangan bermula dengan fi atau betapa tertekannya pasukan.
Permohonan ringkas yang menunjukkan tiga pilihan, termasuk tidak berbuat apa-apa, lebih mudah diluluskan daripada rayuan panjang untuk satu pilihan.
Apa yang sebenarnya diputuskan pengurusan
Pihak yang meluluskan memilih antara membelanjakan wang, membelanjakan masa kakitangan atau menerima risiko. Jika permohonan hanya bercakap tentang beban kerja, pengurusan mungkin mendengarnya sebagai aduan kakitangan, bukan keputusan perniagaan.
Bingkaikan permohonan berdasarkan apa yang perlu dicapai acara untuk organisasi, apa yang kini mengancamnya, dan kos setiap pilihan dari segi wang dan masa dalaman.
Struktur permohonan satu halaman
- Tujuan: acara itu untuk apa dan mengapa ia penting tahun ini, dalam dua ayat.
- Keadaan: tarikh, peringkat semasa, siapa yang mengusahakannya dan apa yang tiada pemilik.
- Jurang: tugas tanpa kapasiti, dengan anggaran jam seminggu pada bulan-bulan yang berbaki.
- Pilihan: tidak berbuat apa-apa, tambah masa dalaman, atau lantik sokongan luar, masing-masing dengan kos, manfaat dan risiko.
- Cadangan dan permohonan: pilihan yang anda cadangkan, jumlah atau julat untuk kelulusan, dan tarikh keputusan.
- Kawalan: apa yang kekal pada penganjur, bagaimana kemajuan dilaporkan dan bagaimana skop dihadkan.
Bandingkan pilihan dengan syarat yang sama
| Pilihan | Kos wang | Masa dalaman | Risiko utama |
|---|---|---|---|
| Tidak berbuat apa-apa | Tiada buat masa ini | Berat, tidak dirancang, pada minggu akhir | Keputusan lewat, kerja semula, kesilapan yang dilihat ahli |
| Tambah masa dalaman | Kemungkinan ganti atau kerja lebih masa | Diambil daripada perkhidmatan ahli atau projek lain | Kerja lain tertangguh; tiada pengganti ketika bercuti |
| Lantik sokongan luar untuk kerja tertentu | Fi berskop, untuk disebut harga | Berkurangan kepada meluluskan dan menjawab | Skop berubah jika taklimat kabur |
| Acara lebih kecil atau tarikh lebih lewat | Perbelanjaan lebih rendah | Lebih rendah | Jangkaan ahli dan persetujuan jawatankuasa |
Soalan yang mungkin ditanya pengurusan
- Mengapa pasukan tidak boleh menanggungnya? Tunjukkan senarai tugas dan anggaran jam seminggu.
- Apa sebenarnya yang kita dapat untuk fi itu? Tunjukkan skop, hasil dan siapa memutuskan apa.
- Bagaimana kita tahu ia berjaya? Tawarkan laporan status yang mudah dan tarikh semakan.
- Bagaimana jika skop bertambah? Terangkan laluan kelulusan perubahan.
- Adakah cara lebih murah? Tunjukkan jadual pilihan dan kos setiap satu.
Nada dan masa
Buat permohonan cukup awal supaya kelulusan itu sendiri tidak menjadi halangan. Permohonan pada enam minggu terakhir cenderung menjadi permohonan menyelamat, yang lebih sukar diskopkan dan diluluskan.
Bawa matriks tanggungjawab sebagai bukti. Ia menunjukkan jurang dalam bentuk yang sukar dipertikaikan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ketua komunikasi memohon kepada CEO
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Ketua komunikasi sebuah persatuan pemaju hartanah rekaan menyediakan permohonan satu halaman kepada CEO. Matriks menunjukkan penyelarasan pembekal, logistik penceramah dan susulan pendaftaran tiada pemilik, dianggarkan lebih kurang lapan jam seminggu pada tiga bulan terakhir. Tiga pilihan dibandingkan, dan permohonan mengesyorkan sokongan luar untuk tiga kerja itu sahaja.
CEO meminta julat sebut harga dan contoh laporan status, meluluskan prinsip tertakluk kepada persetujuan pengarah kewangan terhadap angka itu, dan menetapkan tarikh. Atur cara, bajet dan pilihan penceramah kekal pada jawatankuasa.
Gunakan sendiri
Permohonan satu halaman kepada pengurusan
Salin ke memo. Hadkan kepada satu halaman dan lampirkan matriks tanggungjawab.
- Acara, tarikh, dan apa yang perlu dicapainya untuk organisasi:
- Peringkat semasa dan siapa yang mengusahakannya:
- Tugas tanpa kapasiti, dan anggaran jam seminggu mengikut bulan:
- Pilihan A: tidak berbuat apa-apa (akibat):
- Pilihan B: tambah masa dalaman (siapa, daripada apa, kos, risiko):
- Pilihan C: lantik sokongan luar (skop, kos untuk disebut harga, risiko):
- Cadangan dan kelulusan yang dipohon (jumlah atau julat, tarikh keputusan):
- Apa yang kekal pada penganjur, dan siapa meluluskan perubahan:
- Bagaimana kemajuan dilaporkan, dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurang cukup kecil untuk ditutup dengan masa yang dilindungi bagi seorang.
- Pengurusan telah meluluskan sokongan serupa sebelum ini.
- Anda boleh mengukur jurang daripada senarai tugas yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengurusan menganggap sokongan luar sebagai kemewahan dan memerlukan kes berstruktur.
- Beberapa pasukan terlibat dan tiada sesiapa dapat menerangkan keseluruhan jurang.
- Permohonan memerlukan pandangan bebas tentang skop dan kos, yang boleh diberikan oleh semakan perancangan.
Perlukan kes dan skop disediakan?
Ketua projek persidangan atau Event Blueprint boleh membantu menukarkan jurang kepada skop yang jelas: apa yang akan dipikul sokongan luar, apa yang kekal pada jawatankuasa anda, dan hasil yang akan anda semak. Itu memberi pengurusan sesuatu yang khusus untuk diluluskan dan disebut harga.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah saya menamakan pembekal dalam permohonan?
Biasanya tidak pada mulanya. Mohon kelulusan skop dan julat bajet, kemudian dapatkan sebut harga. Menamakan pembekal terlalu awal boleh merumitkan perolehan.
Bagaimana jika pengurusan menolak?
Tanya apa yang akan mengubah jawapan: skop lebih kecil, fasa kemudian, atau bukti risiko. Kemudian rekodkan keputusan dan akibat yang diterima.
Bolehkah saya memohon langkah pertama yang kecil?
Boleh. Semakan terhad atau pek perancangan boleh menunjukkan jurang dan pilihan dengan perbelanjaan terhad sebelum keputusan yang lebih besar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.