不靠知名客户标志，如何评估活动顾问
三位顾问都送来了提案，委员会却一直在问哪一位合作过最有名的客户。
简要回答
评估顾问，要看您自己能检查的证据：他们就您的活动提出了哪些问题，打算怎样开展工作，产出什么文件，范围界定得多清楚，以及明确说了哪些事不会做。幻灯片上的客户标志只说明顾问曾和谁谈过，不能说明他们会怎样处理您的活动。
先在阅读提案之前定好标准和权重，让选择依据标准，而不是依据最亮眼的那一页。
为什么标志会误导
客户标志不能显示谁做了这项工作、角色有多大，或情况是否与您相似。标志的使用也可能未经客户同意。
对一天的会员会议来说，规模较小或较新的顾问，可能比以超大型活动闻名的顾问更合适。
改看什么
- 报价前提出的问题。好的问题针对您的受众、决定和限制。
- 工作方法。每周如何管理决定、风险和供应商交接？
- 样本文件。请对方提供匿名处理的计划、职责矩阵或进度说明，看他们怎样写。
- 范围。包含什么、不包含什么、需要您提供什么，是否一目了然？
- 具体负责的人。实际由谁做，投入多少时间？
- 推荐人，如果对方提供。问推荐人顾问做了什么，而不是对方是否友善。
为提案评分
| 标准 | 权重 | 好的答案是怎样的 |
|---|---|---|
| 对我们活动的理解 | 25% | 用具体的话重述我们的目的、受众和限制。 |
| 方法与决定处理 | 20% | 说明每周节奏、决策记录和风险处理。 |
| 样本作品 | 15% | 文件清晰、可用，并妥善匿名。 |
| 范围与界限 | 20% | 包含项目、排除项目和依赖条件写得清楚。 |
| 人员与余力 | 10% | 写明负责人、可用时间和后备安排。 |
| 与我们团队的配合 | 10% | 能与我们的委员会和现有供应商合作。 |
用一个简短练习来核实
给每位入围顾问同一份一页纸的问题，例如供应商冲突或委员会的临时变更，请他们说明会怎样处理。从清晰度和判断力来比较答案。
如果这个练习占用对方超过一小时，考虑付费。
实例演示 · 虚构示例
委员会为三份提案评分
以下机构和数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的牙科协会委员会要聘请顾问，筹办两天、400 位代表的会议。打开提案之前，委员会订出六项标准和权重，三位成员各自独立评分。
一份提案列出许多熟悉的品牌，但范围含糊，负责人也不明确。另一份的参考客户较少，却提出八个具体问题，并附上匿名的职责矩阵。委员会比较分数，讨论第一份提案的差距，并在与第二份提案的负责人通话后选定了它。
可直接使用
活动顾问评估表
每位评估人按事先约定的权重打 1 至 5 分，写一句理由，并在决定前讨论分歧。
| 标准 | 权重 | 顾问 A | 顾问 B | 顾问 C | 一句话理由 |
|---|---|---|---|---|---|
| 对我们活动的理解 | |||||
| 方法与决定处理 | |||||
| 样本作品 | |||||
| 范围与界限 | |||||
| 人员与余力 | |||||
| 与我们团队的配合 | |||||
| 后续通话要问的问题 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会有采购经验，简报也清楚。
- 您能按同一套标准比较两三份提案。
- 同行机构可以说明该顾问的实际工作。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 简报不清楚，需要先有人协助写好才能比较提案。
- 委员会成员对标准有分歧，没有人能居中裁决。
- 您希望有一份中立的摘要，说明每份提案实际涵盖什么。
希望有更清晰的简报来比较顾问？
会议项目负责人可以协助您把需求整理成一页简报、评分标准和问题清单，让每份提案按同一基础比较。请提供活动日期和您的入围名单，我们可以先谈谈标准。
主办方常见问题
要求提供推荐人有错吗？
没有，但要问那个人做了什么、决定是如何处理的。把推荐人当作多项参考之一。
可以要求对方做一次免费试做吗？
对所有人相同的简短练习是合理的。占用大量时间的，请付费。
顾问不能透露客户名称怎么办？
这很常见。可以改为索取匿名文件，并请对方说明所担任的角色。
如何让采购部门参与？
尽早分享采购清单，并在提案送达前约定好标准。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。