怎么评估内部团队的活动筹备能力

工时、可用时间和技能是三个不同的问题

所需工时来自任务；可用工时来自每个人扣除日常工作、休假和其他承诺后真正能腾出的时间；技能则是有没有人做过这项任务。

团队可以工时足够，却缺一个会操作报名系统的人。请把这两种缺口分开。

决策顺序

1. 按工作线和时段列出任务，起点是工作量估算和人员配置计划。
2. 估算每项任务所需的工时，不确定时用区间。
3. 请每个人说明扣除日常职责、已排休假和其他活动后，每个时段实际能投入多少。记下他们的答案，而不是您希望的答案。
4. 每个时段用所需减去可用，可运行人力缺口估算工具或用表格。
5. 标出每项任务是否需要专业人员，以及内部是否有人做过。
6. 针对每个缺口选择：延长时间线、缩小范围、内部借调、或引入外部协助。比较时可用外包或自办评估表。
7. 把结果连同假设一起呈给活动负责人，让他们决定接受风险还是调配资源。

简单的时段视图

如实计算可用时间

• 用扣除日常职责之后的工时，而不是合同工时。
• 同一个人只算一次。一个人不能既全职投入本活动，又全职投入另一个项目。
• 活动当天的现场岗位，不能由同时守着另一个岗位的人来兼顾。
• 扣除休假、其他活动、月结或审计期间以及已知的高峰时段。
• 没有同意的人不要算进去，先问清楚。
• 无偿或志愿时间与有偿时间分开计。内部投入成本计算器可以显示机会成本，而不会把它变成一张现金账单。

怎么解读结果

非关键时段的小缺口，可以通过调整任务来消化。最后两周的大缺口，或关键任务上的专业技能缺口，才是现在就需要决定的。

缺口是信息，不是失败。评估只要做得够早，来得及采取行动，就有价值。