活动现场主管怎么分配

主管的作用

主管迅速做出小决定，让工作人员了解情况，在问题到达主办方之前处理，并向上汇报。他们不是多出来的一双手。

如果主管同时守着一个岗位，就无法监督。规划时要让这个选择清楚可见。

决策顺序

1. 把活动分成区域：到达与签到、全体会议厅、分会场、餐饮与展览、后台、讲者区。使用场地的平面图。
2. 针对每个区域和时段，记下可能需要当场决定的事：来宾询问、讲者迟到、供应商延误、投诉。
3. 估计每种情况能等多久才需要决定。问题几分钟内就会升级的区域，需要主管在区域内；其他区域可由流动主管兼顾。
4. 根据人员配置计划统计各区域各时段的人员。一位主管管的人太多、分得太散，就看不过来。
5. 选择了解活动、能做小决定的主管，并用岗位能力清单核对。
6. 每个区域指定一位副手，再指定一位不守岗位的总负责人，作为向活动负责人上报的接口。
7. 用人力缺口估算工具检查分配是否有空档：一位主管不能同时在两个区域。
8. 把矩阵分享给主管、工作人员和活动负责人，并包括与场地方约定的对讲机或电话安排。

固定主管与流动主管

没有比例的管理幅度

没有适合所有活动的数字。合适的幅度取决于工作人员的经验、岗位之间的距离、问题升级的速度，以及主管有多容易被找到。

如果工作人员是新手、志愿者，或使用不熟悉的工具，就让每位主管带更少的人。把这一点写进矩阵，并与活动负责人确认。

常见问题

• 主管同时守岗位，结果没人真正在监督。
• 整个场地只指定一位主管，没有副手，也没有休息。
• 按房间名称划分区域，而不是按问题发生的地方划分。
• 没有告诉主管可以决定和支出什么。
• 场地人员、供应商和自己的团队各自认为别人是负责人。