制定活动岗位能力清单
有人愿意承担某个岗位，而悬而未决的问题是：他以前是否真的做过类似的事。
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简要回答
能力清单为每个岗位列出所需技能，以及您已看到指名的人具备这些技能的证据。它避免把「愿意」当成「能够」，并显示哪些岗位需要受过训练的人、供应商或先做简报。
它记录的是您看到的和要求过的内容，不决定谁有资格从事受监管的工作；那由有资格的一方决定。
把技能分成三组
| 组别 | 示例 | 谁来界定要求 |
|---|---|---|
| 一般活动技能 | 使用报到名单、管理队伍、与代表交谈、掌握时间、被提问时保持镇定 | 您自己，依据您的岗位职责说明 |
| 设备与系统技能 | 操作报到系统、投影机或翻页笔，使用对讲机 | 供应商或系统所有者，他们能说明要向人展示什么 |
| 受监管或与安全有关的技能 | 急救、消防协助人员职责、食品处理、高处作业、吊挂、驾驶车辆 | 场地、相关主管机构或有资格的一方；您询问有何要求，并请对方出示证据 |
如何填写清单
- 从人员配置计划列出岗位。
- 为每个岗位按三组列出技能。确实不需要的，写「不需要」。
- 为每位指名的人记录您看到的：在同类岗位的过往经验、一次简短的实操检查，或已完成的简报。
- 若需要受监管的技能，请询问有资格的一方接受什么证明，并记录出示给您看的内容，而不是您自己的判断。
- 把每个岗位标为「就绪」「简报后就绪」或「需要他人」。
什么算证据
- 简短的实操检查：这个人做任务，有人在旁观察。
- 在以往活动中担任同一岗位的经验，由看到的人确认。
- 供应商或系统所有者完成的简报。
- 当事人出示的文件，而且有资格的一方已说明所需的正是这份文件。您只记录自己看到了，而不是认定它有效。
出现缺口怎么办
如果某人尚未就绪，选项包括做简报、与有经验的人搭档、调到合适的岗位，或聘请供应商。人手缺口估算工具把专业缺口与一般工时分开，让选择更清楚。
不要因为日期临近就降低标准。调整的是人或岗位，不是要求。
常见陷阱
- 把志愿者的热心当成能力。
- 写进一条点名某项法规、而您并未读过的清单项目。请有资格的一方说明适用什么。
- 用清单给人排名。它是让人与岗位匹配。
- 不保留记录，结果每次活动都重复同样的检查。
实例演示 · 虚构示例
两个会场研讨会的能力检查
虚构机构与细节。技能与评级均为假设。
一个虚构的协会在研讨会前用这份含三组技能的清单检查四个岗位。
| 岗位 | 所需技能 | 已见证据 | 状态 |
|---|---|---|---|
| 报到台 | 报到名单、队伍管理、礼貌处理例外情况 | 专员 A 去年负责过；志愿者 1 通过了 10 分钟实操检查 | 就绪 |
| 会场门口与提示 | 使用对讲机、提示时机 | 技术员已向志愿者 2 示范对讲机 | 简报后就绪 |
| 急救岗 | 受监管：要求由场地和有资格一方设定 | 场地已说明要求；没有志愿者出示证据 | 需要他人 |
| 讲者休息室接待 | 与讲者相处镇定，熟悉议程 | 专员 C 在两场过往活动中担任过接待 | 就绪 |
可直接使用
能力清单
复制到表格中。每个岗位和人员一行。证据一栏必须写明您看到了什么或被出示了什么，而不是意见。
- 每项受监管技能都标明由谁界定要求。
- 加上您看到证据的日期。
- 为每个岗位设定状态：就绪、简报后就绪或需要他人。
| 岗位 | 所需技能 | 技能组别 | 人员 | 已见证据及日期 | 界定方 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 岗位是团队以前做过的一般活动任务。
- 设备与系统技能可通过供应商的简短简报解决。
- 有人能保持记录更新。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 岗位涉及受监管或与安全有关的任务，而团队里没人能说清谁来界定要求。
- 您把志愿者、供应商团队和职员混在一起，说不清谁已经检查过。
- 几位委员对谁适合哪个岗位意见不一。
需要把岗位与合适的人匹配吗？
会议项目负责人可以与您一起制作能力清单，向场地和供应商询问专业岗位需要什么证明，并在有人尚未就绪时安排简报或替补。某人是否符合受监管的要求，由有资格的一方决定，而不是项目负责人。
主办方常见问题
这份清单会为任何人作资格认证吗？
不会。它记录您看到的和要求过的内容。某人是否符合受监管或安全方面的要求，应由有资格的一方说明。
哪些岗位通常需要专业人员或供应商？
请询问场地和相关主管机构。常见的有急救、消防安全岗位、食品处理、吊挂和驾驶，但要求取决于您的活动和场地，所以要确认，不要假设。
志愿者可以在当天临时培训上岗吗？
对于一般活动任务，简短的简报加复述可能就够了（见志愿者简报）。对于受监管或与安全有关的任务，请询问有资格的一方需要什么，若无法满足就安排替补。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。