如何给活动志愿者做简报
志愿者已经答应，而简报是把善意变成「知道站哪里、问谁」的人的唯一机会。
简要回答
志愿者简报分两部分：活动前一次简短、事先排定的会议，以及每人一页的岗位讲义。内容包括一分钟介绍活动、详细说明他们的岗位、可以作的决定、要联络谁，以及遇到不合常规的情况怎么办。
最后请每位志愿者复述自己的第一项任务和会联络的人。说不出来，就说明简报还没做完。
简报的目的
志愿者应能不用问人就回答四个问题：我站哪里、我先做什么、我能决定什么、我找谁。简报里其他内容都是为这四个答案服务。
对代表的说法要一致：志愿者常常是参会者第一个询问的对象，所以要给他们最常被问到的三项信息，例如场次时间、会场名称和报到台在哪里。
45 分钟简报的议程
| 环节 | 时间 | 内容 |
|---|---|---|
| 一分钟介绍活动 | 5 分钟 | 目的、参会对象、议程形式、怎样才算办得好。 |
| 走一遍场地 | 10 分钟 | 路线、会场、报到处、洗手间、电梯、志愿者岗位位置、监督人所在位置。 |
| 岗位与班次 | 10 分钟 | 每位志愿者的岗位、时段、休息替补和交接（见轮班交接）。 |
| 决定与上报 | 10 分钟 | 他们可以决定什么、权限、要联络谁，以及哪些事不可独自处理。 |
| 提问与复述 | 10 分钟 | 每位志愿者说出第一项任务和会联络的人。 |
一页讲义
- 他们的岗位、时段和休息替补，并写明相邻岗位的人名。
- 三个联络号码：监督人、项目负责人、场地联络人。活动前逐一测试。
- 代表最常问的三项信息。
- 一份简短清单，列出必须转交他人、不可独自处理的事，例如安全问题、受伤、情绪激动的代表、媒体提问，或任何涉及付款或个人数据的请求。
- 到达时间、签到地点，以及需要携带的物品。
安全、福利与行为
安全、急救和应急安排属于场地和您委任的有资格一方。请问他们志愿者需要知道什么，并只把这些写进简报。
要明确说明志愿者向谁反映问题，包括与自身福利有关的问题，并给他们休息安排和休息地点。关于志愿者条件、保险或年龄限制的问题，应请法律顾问或人力资源顾问回答。
常见陷阱
- 到场时、在搭建过程中才做简报。
- 把整个现场流程表都塞进简报。
- 把需要专业技能或签批的任务交给志愿者。对照能力清单检查。
- 不测试联络号码，结果第一通电话就打不通。
- 没有复述环节，结果在代表面前才发现混乱。
实例演示 · 虚构示例
给一天论坛的八位志愿者做简报
虚构机构与数字。时间和人数均为假设。
一个虚构的专业培训协会为论坛安排了八位志愿者。项目负责人在活动前一晚举行 45 分钟简报，并请场地联络人带大家走一遍场地。每位志愿者拿到一页讲义，并复述第一项任务和会联络的人。
| 志愿者岗位 | 第一项任务 | 先联络谁 | 须转交，不要自行处理 |
|---|---|---|---|
| 报到台 | 按 A 至 Z 摆放证件 | 报到负责人 | 付款疑问 |
| 会场 1 门口 | 检查投影机并签收会场 | 技术员 | 设备故障 |
| 指引 | 站在电梯厅，引导到报到处 | 监督人 | 代表情绪失控或受伤 |
| 讲者接待 | 在休息室迎接讲者 | 议程主席 | 要求更换时段 |
可直接使用
志愿者简报清单与讲义
复制后，每涵盖一项就打勾。后半部分用作讲义，每个岗位一页。
- 简报在活动日之前排定，并写明开始和结束时间。
- 已与场地联络人一起走过场地。
- 每位志愿者都有指名的岗位、时段、休息替补和交接搭档。
- 讲义已打印或发出，每个岗位一页。
- 三个联络号码已测试。
- 安全、急救和应急信息仅按场地和有资格一方所提供的内容告知。
- 已涵盖上报清单：哪些要转交，不可独自处理。
- 每位志愿者都完成了复述。
- 到达时间、签到地点和携带物品已书面确认。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 志愿者人数少，而且以前在这个活动帮过忙。
- 岗位简单，例如门口或签到台。
- 活动全程有监督人在场。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个会场有许多志愿者，其中有第一次帮忙的人。
- 志愿者会接触供应商、讲者或贵宾，需要清晰的界线。
- 团队里没人有时间做简报、写讲义和检查复述。
想让简报由您的团队与专人一起规划并执行吗？
会议项目负责人可以根据人员配置计划起草志愿者讲义，主持简报和复述，并让联络表和交接点保持一致。安全与福利内容来自场地和您委任的有资格一方。
主办方常见问题
志愿者简报应该多长？
大多数专业活动约 45 分钟可行，包括走一遍场地。团队大或岗位复杂可以更长，简单的台前岗位可以更短。
简报应在什么时候进行？
在活动日之前，而不是到场后在搭建期间。如果志愿者无法提前出席，到场时再做一次简短重复，并事先把讲义发给他们。
志愿者需要签署什么文件吗？
志愿者是否需要签署文件、内容应写什么，应请法律顾问回答。简报本身只需要签到，让您知道谁到场。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。