Cara memberi taklimat kepada sukarelawan acara
Sukarelawan telah bersetuju, dan taklimat ialah satu-satunya peluang untuk menukar niat baik kepada orang yang tahu di mana berdiri dan siapa untuk ditanya.
Jawapan ringkas
Beri taklimat kepada sukarelawan dalam dua bahagian: sesi ringkas yang dijadualkan sebelum acara, dan risalah satu halaman untuk pos masing-masing. Terangkan acara dalam seminit, pos mereka dengan terperinci, keputusan yang boleh dibuat, siapa untuk dihubungi, dan apa yang perlu dilakukan apabila sesuatu tidak sesuai.
Akhiri dengan meminta setiap sukarelawan mengulang tugas pertama mereka dan orang yang akan mereka hubungi. Jika tidak dapat, taklimat belum selesai.
Tujuan taklimat
Seorang sukarelawan patut dapat menjawab empat soalan tanpa bertanya: di mana saya berdiri, apa yang saya lakukan dahulu, apa yang boleh saya putuskan, dan siapa yang saya hubungi. Segala yang lain dalam taklimat menyokong empat jawapan itu.
Kekalkan mesej kepada perwakilan konsisten: sukarelawan sering menjadi orang pertama yang ditanya peserta, jadi beri mereka tiga fakta yang paling kerap ditanya, seperti masa sesi, nama bilik dan lokasi meja pendaftaran.
Agenda taklimat 45 minit
| Segmen | Masa | Apa yang dibincang |
|---|---|---|
| Acara dalam seminit | 5 min | Tujuan, khalayak, bentuk program, rupa yang baik. |
| Jalan di venue | 10 min | Laluan, bilik, pendaftaran, tandas, lif, di mana sukarelawan ditempatkan, di mana penyelia berada. |
| Pos dan syif | 10 min | Pos setiap sukarelawan, blok masa, ganti rehat dan serahan (lihat serahan syif). |
| Keputusan dan peningkatan isu | 10 min | Apa yang boleh diputuskan, had, siapa untuk dihubungi, dan apa yang tidak boleh dicuba sendirian. |
| Soalan dan ulangan | 10 min | Setiap sukarelawan menyatakan tugas pertama dan orang yang akan dihubungi. |
Risalah satu halaman
- Pos, blok masa dan ganti rehat mereka, dengan nama jiran.
- Tiga nombor hubungan: penyelia, pemilik projek, wakil venue. Uji setiap satu sebelum hari itu.
- Tiga fakta yang paling kerap ditanya perwakilan.
- Senarai ringkas perkara yang perlu diserahkan kepada orang lain, bukan dikendalikan sendirian, seperti kebimbangan keselamatan, kecederaan, perwakilan yang tertekan, soalan media atau apa-apa permintaan melibatkan bayaran atau data peribadi.
- Masa tiba, tempat daftar masuk, dan apa yang perlu dibawa.
Keselamatan, kebajikan dan tatalaku
Susunan keselamatan, pertolongan cemas dan kecemasan ialah milik venue dan pihak berkelayakan yang anda lantik. Tanya mereka apa yang perlu diketahui sukarelawan, dan masukkan hanya itu dalam taklimat.
Nyatakan dengan jelas kepada siapa sukarelawan melaporkan kebimbangan, termasuk kebimbangan tentang kebajikan mereka sendiri, dan beri mereka jadual rehat serta tempat berehat. Soalan tentang syarat menjadi sukarelawan, insurans atau had umur ialah untuk penasihat undang-undang atau HR anda.
Perangkap
- Memberi taklimat semasa tiba, di tengah pemasangan.
- Membebankan taklimat dengan seluruh aturan acara.
- Memberi sukarelawan tugas yang memerlukan kemahiran pakar atau kelulusan. Semak terhadap senarai semak kecekapan.
- Tidak menguji nombor hubungan, jadi panggilan pertama gagal.
- Tiada ulangan, jadi kekeliruan ditemui di hadapan perwakilan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat lapan sukarelawan untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan. Masa dan bilangan adalah hipotesis.
Sebuah persatuan pembelajaran profesional rekaan mempunyai lapan sukarelawan untuk forumnya. Pemilik projek menjalankan taklimat 45 minit pada petang sebelum acara, dengan wakil venue untuk jalan di venue. Setiap sukarelawan menerima risalah satu halaman dan mengulang tugas pertama serta orang yang akan dihubungi.
| Pos sukarelawan | Tugas pertama | Hubungi dahulu | Serahkan, jangan kendalikan |
|---|---|---|---|
| Meja pendaftaran | Susun lencana mengikut abjad | Ketua pendaftaran | Soalan bayaran |
| Pintu Bilik 1 | Semak projektor dan tandatangan bilik | Juruteknik | Kerosakan peralatan |
| Petunjuk arah | Berdiri di lobi lif dan tunjuk ke pendaftaran | Penyelia | Perwakilan dalam kesusahan atau cedera |
| Hos penceramah | Temui penceramah di bilik rehat | Pengerusi program | Permintaan menukar slot |
Gunakan sendiri
Senarai semak taklimat sukarelawan dan risalah
Salin dan tanda item semasa anda meliputinya. Gunakan separuh kedua sebagai risalah, satu halaman bagi setiap pos.
- Sesi dijadualkan sebelum hari acara, dengan masa mula dan tamat.
- Jalan di venue dilakukan bersama wakil venue.
- Setiap sukarelawan ada pos, blok masa, ganti rehat dan rakan serahan yang dinamakan.
- Risalah dicetak atau dihantar, satu halaman bagi setiap pos.
- Tiga nombor hubungan diuji.
- Maklumat keselamatan, pertolongan cemas dan kecemasan diberi hanya seperti yang disediakan oleh venue dan pihak berkelayakan.
- Senarai peningkatan isu diliputi: apa yang diserahkan, bukan dikendalikan sendirian.
- Ulangan selesai bagi setiap sukarelawan.
- Masa tiba, tempat daftar masuk dan apa yang dibawa disahkan secara bertulis.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bilangan sukarelawan yang kecil dan pernah membantu di acara ini.
- Pos mudah seperti pintu atau meja daftar masuk.
- Penyelia ada sepanjang acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai sukarelawan merentasi beberapa bilik, termasuk yang pertama kali membantu.
- Sukarelawan akan berdekatan pembekal, penceramah atau tetamu kehormat dan memerlukan sempadan yang jelas.
- Tiada sesiapa dalam pasukan mempunyai masa untuk menjalankan taklimat, menulis risalah dan menyemak ulangan.
Mahu taklimat dirancang dan dijalankan bersama pasukan anda?
Ketua projek persidangan boleh merangka risalah sukarelawan daripada pelan tenaga kerja anda, menjalankan taklimat dan ulangan, dan mengekalkan helaian hubungan serta titik serahan selaras. Kandungan keselamatan dan kebajikan datang daripada venue dan pihak berkelayakan yang anda lantik.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama taklimat sukarelawan patut dibuat?
Sekitar 45 minit sesuai untuk kebanyakan acara profesional, termasuk berjalan di venue. Lebih lama untuk pasukan besar atau pos rumit, lebih singkat untuk meja yang mudah.
Bilakah taklimat patut diadakan?
Sebelum hari acara, bukan semasa tiba ketika pemasangan. Jika sukarelawan tidak dapat hadir lebih awal, adakan ulangan ringkas semasa tiba dan beri risalah terlebih dahulu.
Adakah sukarelawan perlu menandatangani sesuatu?
Sama ada sukarelawan patut menandatangani sesuatu, dan apa yang perlu dinyatakan, ialah soalan untuk penasihat undang-undang anda. Taklimat anda hanya memerlukan daftar masuk supaya anda tahu siapa yang hadir.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.