Membina senarai semak kecekapan acara
Seseorang sanggup mengambil sesuatu pos, dan soalan yang terbuka ialah sama ada mereka sebenarnya pernah melakukan sesuatu yang serupa.
Jawapan ringkas
Senarai semak kecekapan menyenaraikan, bagi setiap pos, kemahiran yang diperlukan dan bukti yang anda telah lihat bahawa orang bernama mempunyainya. Ia menghalang kesanggupan dikelirukan dengan keupayaan, dan menunjukkan pos mana yang memerlukan orang terlatih, pembekal atau taklimat terlebih dahulu.
Ia merekodkan apa yang anda telah lihat dan minta. Ia tidak memutuskan siapa yang layak untuk kerja yang dikawal selia; itu kekal dengan pihak berkelayakan.
Bahagikan kemahiran kepada tiga kumpulan
| Kumpulan | Contoh | Siapa menentukan keperluan |
|---|---|---|
| Kemahiran acara biasa | Menggunakan senarai pendaftaran, mengurus barisan, bercakap dengan perwakilan, menjaga masa, tenang menjawab soalan | Anda, daripada huraian peranan anda |
| Kemahiran peralatan dan sistem | Mengendalikan sistem pendaftaran, projektor atau penuding, menggunakan radio | Pembekal atau pemilik sistem, yang boleh menyatakan apa yang perlu ditunjukkan kepada seseorang |
| Kemahiran dikawal selia atau berkaitan keselamatan | Pertolongan cemas, tugas marsyal kebakaran, pengendalian makanan, kerja di tempat tinggi, rigging, memandu kenderaan | Venue, pihak berkuasa berkaitan atau pihak berkelayakan; anda bertanya apa yang diperlukan dan meminta melihat bukti |
Cara mengisi senarai semak
- Senaraikan pos daripada pelan tenaga kerja.
- Bagi setiap satu, senaraikan kemahiran dalam tiga kumpulan. Tulis Tidak diperlukan jika benar.
- Bagi setiap orang bernama, rekodkan apa yang anda lihat: pengalaman lepas pada pos yang sama, semakan praktikal ringkas, atau taklimat yang telah selesai.
- Jika kemahiran dikawal selia diperlukan, tanya pihak berkelayakan apa bukti yang diterima dan rekodkan apa yang ditunjukkan kepada anda, bukan penilaian anda sendiri.
- Tandakan setiap pos sebagai Sedia, Sedia selepas taklimat, atau Perlu orang lain.
Apa yang dikira sebagai bukti
- Semakan praktikal ringkas: orang itu melakukan tugas sementara seseorang memerhati.
- Pengalaman pada pos yang sama dalam acara terdahulu, disahkan oleh orang yang melihatnya.
- Taklimat yang selesai daripada pembekal atau pemilik sistem.
- Dokumen yang ditunjukkan kepada anda oleh orang itu, jika pihak berkelayakan telah menyatakan dokumen itu ialah apa yang mereka perlukan. Anda mencatat bahawa anda melihatnya, bukan bahawa ia sah.
Apa yang dilakukan dengan jurang
Jika seseorang belum bersedia, pilihannya termasuk taklimat, berpasangan dengan orang berpengalaman, memindahkan mereka ke pos yang sesuai, atau mengambil pembekal. Penganggar jurang kapasiti mengasingkan jurang pakar daripada jam biasa, yang menjadikan pilihan lebih jelas.
Jangan merendahkan piawaian kerana tarikh hampir. Alihkan orang atau pos, bukan keperluan.
Perangkap
- Menganggap niat baik sukarelawan sebagai kecekapan.
- Menulis item senarai semak yang menamakan peraturan yang belum anda baca. Minta pihak berkelayakan menyatakan apa yang terpakai.
- Menggunakan senarai semak untuk meranking orang. Ia memadankan orang dengan pos.
- Tidak menyimpan rekod, jadi semakan yang sama diulang setiap acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Semakan kecekapan untuk seminar dua bilik
Organisasi dan butiran rekaan. Kemahiran dan penarafan adalah hipotesis.
Sebuah persatuan rekaan menyemak empat pos sebelum seminarnya, menggunakan senarai semak dengan tiga kumpulan kemahirannya.
| Pos | Kemahiran diperlukan | Bukti dilihat | Status |
|---|---|---|---|
| Meja pendaftaran | Senarai pendaftaran, mengurus barisan, mengendalikan pengecualian dengan sopan | Pegawai A mengendalikannya tahun lalu; Sukarelawan 1 lulus semakan praktikal 10 minit | Sedia |
| Pintu bilik dan isyarat | Penggunaan radio, masa isyarat | Sukarelawan 2 ditunjukkan radio oleh juruteknik | Sedia selepas taklimat |
| Pos pertolongan cemas | Dikawal selia: keperluan ditetapkan oleh venue dan pihak berkelayakan | Venue menyatakan apa yang diperlukan; tiada sukarelawan menunjukkan bukti | Perlu orang lain |
| Hos bilik rehat penceramah | Tenang dengan penceramah, tahu program | Pegawai C menjadi hos dalam dua acara terdahulu | Sedia |
Gunakan sendiri
Senarai semak kecekapan
Salin ke helaian. Satu baris bagi setiap pos dan orang. Lajur bukti mesti menyatakan apa yang anda lihat atau apa yang ditunjukkan kepada anda, bukan pendapat.
- Tandakan setiap kemahiran dikawal selia dengan siapa yang menentukan keperluan.
- Tambah tarikh anda melihat bukti.
- Tetapkan status Sedia, Sedia selepas taklimat, atau Perlu orang lain bagi setiap pos.
| Pos | Kemahiran diperlukan | Kumpulan kemahiran | Orang | Bukti dilihat dan tarikh | Ditentukan oleh | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pos ialah tugas acara biasa yang pernah dilakukan pasukan anda.
- Kemahiran peralatan dan sistem dilindungi oleh taklimat ringkas daripada pembekal.
- Seseorang boleh mengemas kini rekod.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pos melibatkan tugas dikawal selia atau berkaitan keselamatan dan tiada sesiapa dalam pasukan dapat menyatakan siapa menentukan keperluan.
- Anda mencampurkan sukarelawan, kru pembekal dan kakitangan, dan tidak dapat menyatakan siapa yang telah disemak.
- Beberapa ahli jawatankuasa tidak sependapat tentang siapa yang bersedia untuk pos mana.
Perlukan pos dipadankan dengan orang yang tepat?
Ketua projek persidangan boleh membina senarai semak kecekapan bersama anda, bertanya kepada venue dan pembekal apa bukti yang diperlukan bagi pos pakar, dan mengatur taklimat atau ganti jika seseorang belum bersedia. Pihak berkelayakan, bukan ketua projek, yang memutuskan sama ada seseorang memenuhi keperluan yang dikawal selia.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah senarai semak ini mengesahkan sesiapa?
Tidak. Ia merekodkan apa yang anda lihat dan minta. Sama ada seseorang memenuhi keperluan dikawal selia atau keselamatan ialah untuk pihak berkelayakan menyatakan.
Pos mana biasanya memerlukan pakar atau pembekal?
Tanya venue dan pihak berkuasa berkaitan. Calon lazim ialah pertolongan cemas, peranan keselamatan kebakaran, pengendalian makanan, rigging dan memandu, tetapi keperluan bergantung pada acara dan venue anda, jadi sahkan dan jangan menganggap.
Bolehkah sukarelawan dilatih untuk sesuatu pos pada hari itu?
Bagi tugas acara biasa, taklimat ringkas dan ulangan mungkin mencukupi (lihat taklimat sukarelawan). Bagi tugas dikawal selia atau keselamatan, tanya pihak berkelayakan apa yang diperlukan dan atur ganti jika tidak dapat dipenuhi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.