Menulis huraian peranan acara yang berfungsi
Beberapa orang telah bersetuju membantu, dan setiap seorang mempunyai tanggapan yang sedikit berbeza tentang tanggungjawabnya.
Jawapan ringkas
Huraian peranan bagi acara ialah satu halaman yang menyatakan tujuan peranan, apa yang diputuskannya, kepada siapa ia melapor, apa yang dilakukannya dalam setiap blok masa, dan apa yang diserahkannya kepada siapa. Ia menghuraikan kerja pada acara, bukan perjanjian pekerjaan.
Tulis daripada matriks pos dalam pelan tenaga kerja anda, kemudian bacakan kepada orang berkenaan dan ubah apa-apa yang tidak dapat dilakukannya.
Apa yang ada pada halaman
| Tajuk | Apa yang ditulis | Ujian |
|---|---|---|
| Tujuan | Satu ayat: apa yang acara peroleh daripada peranan ini. | Bolehkah orang lain membacanya dan tahu bila peranan itu telah selesai? |
| Melapor kepada | Seorang penyelia bernama, serta wakil. | Adakah tepat seorang untuk ditanya? |
| Keputusan yang boleh dibuat | Apa yang boleh diputuskan sendiri oleh peranan, sehingga had mana. | Adakah ia menamakan sesuatu yang konkrit, seperti pertukaran tempat duduk atau penghalaan permintaan bayaran balik? |
| Naikkan isu apabila | Apa yang mesti dirujuk kepada penyelia. | Adakah pencetusnya fakta, bukan perasaan? |
| Tugas mengikut blok masa | Sebelum, pemasangan, semasa, rehat, penutup, selepas. | Adakah setiap tugas ada masa atau pencetus? |
| Serahan | Apa yang diserahkan peranan, kepada siapa dan dalam bentuk apa. | Bolehkah orang seterusnya bermula tanpa perbualan? |
Kekalkan peranan tentang acara, bukan orang
Huraikan pos dan tugasnya, supaya huraian masih berfungsi apabila orang lain mengisinya. Ini juga memudahkan taklimat kepada pengganti (lihat serahan penggantian penyelaras).
Elakkan perkataan yang kedengaran seperti terma kerja. Bagaimana seseorang diambil, berapa jam mereka bekerja dan syarat apa yang terpakai ialah soalan untuk penasihat HR atau penasihat undang-undang anda, dan berada di luar halaman ini.
Asingkan peranan yang sering bercampur
- Penyelia berbanding pemegang pos: penyelia yang juga menjaga meja tidak dapat menyelia.
- Pemilik projek berbanding pengerusi jawatankuasa: seorang memutuskan program, seorang lagi menjalankan penyampaian.
- Ketua pembekal berbanding penghubung anda sendiri: pembekal menjalankan kru mereka, penghubung anda mengesahkan skop yang dipersetujui.
- Tugas sukarelawan berbanding kakitangan: sukarelawan tidak patut diberi tugas yang memerlukan kemahiran pakar atau kelulusan (lihat senarai semak kecekapan).
Semak setiap huraian bersama pemiliknya
- Hantar draf bersama pelan tenaga kerja dan aturan acara.
- Minta orang itu menandakan apa-apa yang tidak jelas, yang tidak dapat dilakukan dan yang tertinggal.
- Selesaikan pertindihan dengan peranan jiran pada masa yang sama, bukan kemudian.
- Bekukan versi dan beri setiap orang halaman mereka sahaja serta helaian hubungan.
Perangkap
- Huraian terlalu panjang sehingga tiada siapa membacanya pada hari itu. Kekalkan satu halaman.
- Kata kerja seperti sokong atau bantu tanpa objek. Nyatakan apa yang disokong, untuk siapa.
- Dua peranan memegang keputusan yang sama.
- Had keputusan tanpa nombor atau contoh.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ketua pendaftaran untuk persidangan
Organisasi dan butiran rekaan. Masa dan had adalah hipotesis dan hanya menunjukkan formatnya.
Sebuah persatuan rekaan menulis huraian peranan bagi ketua pendaftarannya, berdasarkan pelan tenaga kerja.
| Tajuk | Huraian |
|---|---|
| Tujuan | Setiap perwakilan berdaftar didaftar masuk dengan lancar, dan pengecualian sampai kepada orang yang tepat dengan cepat. |
| Melapor kepada | Pemilik projek. Wakil: pegawai urus setia. |
| Keputusan yang boleh dibuat | Cetak semula lencana yang hilang. Membenarkan masuk perwakilan yang namanya tersenarai dengan ejaan berbeza. |
| Naikkan isu apabila | Perwakilan tiada dalam senarai; soalan bayaran dibangkitkan; lencana memerlukan perubahan nama atau jawatan. |
| Tugas mengikut blok masa | Pemasangan: susun senarai dan lencana. Pintu dibuka: daftar masuk. Rehat: serahan kepada Sukarelawan 1. Penutup: semak senarai, serah kepada pemilik projek. |
| Serahan | Senarai peserta akhir dengan yang tidak hadir ditandakan, kepada pemilik projek, sebelum akhir hari. |
Gunakan sendiri
Templat huraian peranan satu halaman
Salin ke dokumen, satu halaman bagi setiap peranan. Lengkapkan setiap baris; tulis Tidak berkenaan dan jangan biarkan tajuk kosong.
- Nama peranan dan lokasi pos:
- Tujuan, dalam satu ayat:
- Melapor kepada (nama) dan wakil (nama):
- Keputusan yang boleh dibuat peranan ini, dan had:
- Naikkan isu kepada penyelia apabila:
- Tugas sebelum acara / pemasangan / semasa / rehat / penutup / selepas:
- Kemahiran atau taklimat diperlukan sebelum bermula (pautan ke senarai semak kecekapan):
- Apa yang diserahkan peranan ini, kepada siapa dan dalam bentuk apa:
- Hubungan: penyelia, venue, ketua pembekal, hubungan kecemasan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang semua orang sudah tahu peranan dan keputusan jarang dipertikaikan.
- Anda ada huraian tahun lalu dan pos tidak berubah.
- Seorang boleh menyemak setiap halaman bersama pemiliknya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Peranan bertindih dan keputusan dipertikaikan antara ahli jawatankuasa.
- Kru pembekal, sukarelawan dan kakitangan anda semuanya bekerja di kawasan yang sama dan memerlukan sempadan yang jelas.
- Anda mahu pandangan bebas tentang peranan mana patut memegang keputusan mana.
Mahu huraian peranan ditulis dan dipersetujui?
Ketua projek persidangan boleh merangka huraian peranan satu halaman daripada pelan tenaga kerja anda, menyelesaikan pertindihan bersama setiap pemilik, dan mengekalkan set akhir serta helaian hubungan terkini. Soalan tentang status atau syarat pekerjaan kekal dengan penasihat HR atau undang-undang anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang huraian peranan patut dibuat?
Satu halaman. Jika lebih panjang, orang tidak akan membacanya pada hari itu. Letakkan latar belakang dan prosedur panjang dalam dokumen berasingan dan rujuk kepadanya.
Adakah sukarelawan memerlukan huraian peranan?
Ya. Huraian ringkas membantu sukarelawan tahu apa yang menjadi tanggungjawab mereka, apa yang boleh diputuskan dan bila perlu menghubungi seseorang. Halaman taklimat sukarelawan menerangkan cara menyampaikannya.
Patutkah huraian termasuk waktu kerja dan gaji?
Waktu acara bagi sesuatu pos tempatnya dalam pelan tenaga kerja. Apa-apa tentang gaji, jenis kontrak atau syarat ialah untuk penasihat HR atau undang-undang anda, bukan untuk dokumen ini.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.