向潜在赞助商呈现真实的受众画像
潜在赞助商问到底是谁来参加，而上一届活动的记录并不完整。
简要回答
真实的受众画像要写明谁报了名或出席、您如何得知，以及您不知道什么。使用自己记录中的数量和范围，注明每项的来源和日期，凡无法支持的内容一律不写。
简短而准确的画像，比夸大取整的长篇说明更便于赞助商评估。
从已有的数据着手
- 报名记录：职位类别、机构类型和所在地，按组统计，不按个人列出。
- 出席记录：报名多少人、实到多少人，若入场有扫描，还可得出各场次的人数。
- 会员记录（活动面向会员时）：会员级别和所属行业。
- 活动后问卷：回复人数和所问的问题。
说明每个数字是怎么来的
每个数字旁边写上来源、日期和基数。例如：212人报名，171人经证件扫描确认出席，64份问卷回复，约占出席者的37%。
凡是自行填报的数据都要注明。代表自己填写的职称只是他们的自述，不是经核实的资历。
哪些不要写
- 未曾收集的采购权限、预算或决策权的说法。下一页如何评估专业受众价值而不虚构购买力说明了可以改写成什么。
- 取整放大后的出席人数，或把报名人数当成出席人数。
- 能识别个人的数据。只分享分组数字，并向隐私顾问确认收集代表资料时曾告知他们什么。
- 无法提供证据的与其他活动的比较。
写出局限
加一段简短说明缺口：例如表格上的行业一栏为选填，28%的报名者留空；又如去年只记录了全体大会的出席人数。
赞助商会把可见的局限视为报告可靠的标志，也能避免日后对承诺内容的争议。
如何使用这份画像
- 整理成一页，由筹委会和负责数据保护的人审阅。
- 在招商书和日常沟通中一致使用，避免数字前后不一。
- 每次活动后用新数字更新，并保留旧版本。
- 用它在赞助适配评分表中评估契合度，评分依据由您自己定义的证据决定。
实例演示 · 虚构示例
用不完整记录做成的一页画像
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的医疗行政人员协会，上届论坛有212人报名，记录到171人出席。行业一栏为选填，因此28%的报名者没有行业资料。
秘书处按分组汇报数字并注明来源，说明问卷回复来自64位出席者，并列出没有收集的内容，包括采购职责。
| 项目 | 数字 | 来源与局限 |
|---|---|---|
| 报名 | 212 | 报名系统，活动当天截止 |
| 出席 | 171 | 仅在主入口扫描证件 |
| 机构类型：医院或诊所 | 96 | 表格自填；28%空白 |
| 职称组别：经理 | 74 | 代表自行填写；未核实 |
| 问卷回复 | 64 | 自愿填写；未必代表全体出席者 |
可直接使用
受众画像模板
用一页纸完成。没有数据的地方写“未收集”，不要估算。
- 数字所指的活动、日期和届别：
- 报名人数、出席人数，以及出席的记录方式：
- 机构类型，按组统计，百分比暂不填：
- 职称组别，标注是自填还是已核实：
- 按地区分组的地域分布：
- 问卷回复数量及联系受访者的方式：
- 未收集的项目，例如采购职责：
- 已知缺口及其可能造成的偏差：
- 数据保护检查：曾告知代表的内容，以及审阅人姓名和日期：
- 版本号及最近更新日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 报名和出席数据整洁，并由一人负责。
- 活动规模不大，一页纸就能描述受众。
- 有隐私联络人可以确认哪些内容可以分享。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 记录分散在多个系统或代理手中，互相对不上。
- 赞助商索取的数据，主办方持有时的授权并不明确。
- 新活动没有历史数据可供分析，筹委会需要一种如实的描述方式。
想用您的记录建立受众画像？
活动蓝图（Event Blueprint）可以规划商业工作线的这一部分：报名时收集哪些数据、如何分组、画像说什么不说什么，以及送交赞助商前由谁审阅。数据保护问题请咨询您的隐私顾问，也不承诺任何赞助结果。
主办方常见问题
可以把代表名单给赞助商吗？
这是应交给隐私顾问判断的问题，要看代表报名时被告知了什么。分组数字通常无需名单即可分享，但请先确认。
记录不完整怎么办？
如实汇报已有的内容，标出缺口，并把缺少的问题加进下次的报名表。估算要标明是估算，不要放进主要宣传说法。
要写代表的资深程度吗？
只能以自填职称分组的形式呈现，并注明。您未核实的资历，不应当作事实呈现。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。