报名人数低于策划假设怎么办
距离活动还有四周，报名人数落后于整个计划所依据的数字。
简要回答
先检查策划假设是什么、从哪里来。然后看真实的报名规律，包括您的会员通常多晚才报名。
比较缩小规模、延长报名期、调整节目和推迟的选项及各自成本，由预算负责人决定。
已知与未知
把您手上的数字和曾经期望的数字分开，并检查每项承诺取决于什么。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 目前的报名人数及报名日期 | 根据去年的规律，还可能有多少人报名 | 秘书处负责人；往届报名记录 |
| 策划假设、设定人及依据 | 该假设是目标还是计算结果 | 节目负责人；预算文件 |
| 依赖人数的场地、餐饮和视听承诺 | 各合同有什么最低人数或缩减日期 | 供应商，书面询问；合同签署人 |
| 报名表长度以及邀请方式 | 是表格还是邀请方式让人望而却步 | 秘书处；抽样询问会员 |
谁有权作决定
筹委会决定继续、调整还是推迟。财政汇报各情景下的财务状况。节目负责人决定场地缩小时节目保留什么。
供应商合同中的缩减日期、最低人数和取消费用，应由签署人或法律顾问阅读。项目负责人可以列出问题，但不能解读条款。
- 继续、调整或推迟：筹委会。
- 各情景的财务状况：财政。
- 节目和场地变更：节目负责人。
- 合同门槛和费用：签署人或法律顾问。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
报名偏低还不算失败，它提醒您趁还来得及，去检验各个选项。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 定向邀请并延长报名期 | 直接邀请特定会员群体，并延后截止日期。 | 需要投入精力；回应取决于受众，没有把握。 |
| 缩小场地和餐饮规模 | 在供应商条款允许时，请其减少人数。 | 节省多少取决于合同的日期和门槛。 |
| 调整节目 | 合并环节或缩减形式，以适应可能的观众。 | 对报名者的价值有变；需通知讲者。 |
| 推迟或停办 | 改期或取消，然后结算各项承诺。 | 对成本影响最大；请先使用风险敞口工作表。 |
沟通：谁向谁说什么
向筹委会说明数字、规律和选项，而不是下结论。作任何决定之前，先向供应商询问缩减的截止日期。直接联系会员，给出具体的报名理由和截止日期。
避免不真实的紧迫感。只给真实的日期，例如供应商确认人数的截止日期。
- 致筹委会：截至[日期]，报名[数量]人，假设为[数量]人。去年最后四周有[数量]人报名。选项为[A、B、C]。请于[日期]前确认方向。
- 致供应商：请书面确认我们最晚何时、按什么条件可以调整[项目]的人数，以及是否有最低人数。
- 致会员：[活动]将于[日期]截止报名。节目包括[具体环节]。报名链接：[链接]。
跟进与防止再次发生
- 用活动报名表字段精简工具检查报名表，只收集必要信息，让填写更快。
- 用订金风险敞口计算器计算面临风险的款项。
- 在预算差异计算器中比较各情景。
- 如果考虑推迟或停办，请使用取消风险敞口工作表。
- 下次在承诺按人数计费的供应商之前，用去年的数据设定报名假设，并分低、中、高三种情况。
实例演示 · 虚构示例
虚构会议的报名落后
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构设施规划师协会按250名出席者编制预算。距离活动四周时，已有120人报名。去年的记录显示许多人在最后三周报名，但同一时点的人数比策划假设少20人。
秘书处负责人列出出席人数为150、200和250三种情景，并写明成本与节省。她书面询问场地和餐饮的缩减日期，并缩短了报名表。筹委会同意开展定向会员推广，并定下决定日期：届时若报名低于150人，就缩减场地和餐饮。
可直接使用
报名情景工作表
复制到表格中并填入真实数字。为每项估算写明理由。
- 目前报名人数及日期：
- 策划假设、来源和依据：
- 往届可比数字及其报名时间：
- 最终出席人数的低、中、高情景（含理由）：
- 按人数计的供应商承诺：最低人数、缩减截止日期、来源：
- 各情景下的成本和节省：
- 选项：邀请、缩小、调整节目、推迟或停办：
- 决定日期及筹委会同意的决定规则：
- 给会员和供应商的信息及日期：
- 是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 过往记录显示会员习惯晚报名，且供应商允许调整人数。
- 筹委会能就决定规则和日期达成一致。
- 一个人就能负责会员推广。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 合同有固定的最低人数或即将到来的截止日期。
- 策划假设无法追溯到任何数据。
- 需要尽快准备情景和供应商问题。
需要对报名情况做一次限定范围的复核吗？
策划诊断可以复核假设、报名规律、供应商承诺和待决事项，并给筹委会一份有负责人的优先行动清单。它不承诺出席人数或销售。会议项目负责人可以在您的决定下协调约定的跟进事项。
主办方常见问题
活动前四周报名偏低是问题吗？
要看您的规律。把它与往届同一时点比较，再作决定，不要凭一个时点推断最终人数。
要降价吗？
这是筹委会和财政的决定，会影响已付费的人。把它当作一个选项，与其他选项一起权衡。
可以减少餐饮人数吗？
请书面询问供应商最晚日期和条件，由签署人或顾问阅读合同。
报名表会是问题所在吗？
有可能。字段太多、包含不必要的内容会拖慢报名，请检查一下。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。