作出采购承诺后预算被削减
批准的预算刚刚下调，而其中一部分钱已经承诺给了供应商。
简要回答
先分清已经支付的、已经承诺的和仍然未定的部分。只有未定的部分可以自由削减，所以第一步是弄清楚已承诺与未承诺支出各是多少。
然后比较缩小规模、推迟、寻找其他收入和停办的选项及各自成本，由预算负责人选择。
已知与未知
在列出承诺之前很难回应削减。请要文件，而不是凭印象。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 新的预算数字及其确定日期 | 削减是否已成定局，还是可以讨论 | 董事会或财务委员会主席 |
| 已付订金和已签合同，含日期 | 各合同对缩减范围或取消有何规定 | 合同签署人；条款问题请教法律顾问 |
| 尚未承诺的支出，按类别 | 削减后的数字是否含税和服务费 | 财政 |
| 目前的报名收入（如有） | 尚未报名者的票价是否可以调整 | 秘书处负责人；董事会 |
谁有权作决定
董事会或财务委员会拥有新的数字，并决定能否重新讨论。节目负责人决定活动在这个数字内取舍什么。财政汇报哪些已承诺、哪些尚有余额。
取消或缩减合同的代价取决于合同条款，这是合同签署人或法律顾问要回答的问题。项目负责人可以整理问题清单和情景，但不能替您解读合同。
- 新预算及是否重新讨论：董事会或财务委员会。
- 活动保留或舍弃什么：节目负责人或大会主席。
- 已承诺和已付金额：财政。
- 合同后果：签署人或法律顾问。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
请把推迟和停办也列为诚实的选项，并在节省金额旁边写出各自的成本。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 缩小规模 | 在合同允许的情况下缩短日程、取消一个分会场或减少餐饮。 | 节省多少取决于合同条款，可能比预期少。 |
| 保持范围，寻找其他收入 | 询问会员、合作方或机构能否填补缺口。 | 需要时间；收入能否到位没有保证。 |
| 推迟 | 若供应商可以保留或重新预订，就改到较晚的日期。 | 订金可能有风险，也可能可以沿用；请书面确认。 |
| 停办 | 取消活动，并与各供应商结算承诺。 | 需要先弄清楚的最大确定成本；请使用风险敞口工作表。 |
沟通：谁向谁说什么
在任何供应商得知削减之前，先向董事会说明已承诺总额和选项。然后逐一告诉各供应商正在复核什么，并请他们书面确认条款。
在确定方向之前，不必通知会员和已报名者。确定之后，用平实的话告诉他们哪些有变。
- 致董事会：已承诺支出为[金额]，已付[金额]，未承诺[金额]。选项为[A、B、C]。请确认决定和日期。
- 致供应商：主办方的预算正在复核。请书面确认缩减范围或更改日期的条款，以及您可以回复的时间。
- 致已报名者（确定后）：我们将调整[环节]。保持不变的是[环节]。详情将在[日期]前通知。
跟进与防止再次发生
实例演示 · 虚构示例
虚构董事会削减会议预算
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构联合会计师联合会策划了一场两天会议，示意预算为 RM 180,000。场地和视听订金付清后，董事会把数字下调到 RM 140,000。
秘书处负责人把 RM 70,000 列为已付或已承诺，其余为未定。她请场地和视听供应商书面说明缩减条款，并询问财政新数字是否含税。她向董事会提出三个选项：缩短第二天、推迟、改用较小的厅。董事会选择缩短第二天，前提是场地书面确认相关变更。
可直接使用
预算削减应对表
复制到文档中。联系任何供应商之前，先填写前四行。
- 新预算数字、确定日期、确定人：
- 数字是否含税和服务费：
- 已付总额和已承诺总额，按供应商：
- 未承诺支出，按类别：
- 合同中关于缩减、推迟或取消的条款，已书面确认：
- 各选项及其节省和成本（缩小、其他收入、推迟、停办）：
- 预算负责人的决定及日期：
- 需要通知的供应商、顺序和负责人：
- 需要时给报名者和会员的信息：
- 是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 大部分支出尚未承诺，合同也简单。
- 董事会给出了明确的数字，并同意可以舍弃什么。
- 一个人就能持续更新承诺清单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 承诺分散在几个人手中，没有人掌握完整清单。
- 董事会和节目负责人对削减什么意见不一。
- 需要尽快准备情景和供应商问题，供签署人或顾问审阅。
需要对削减后的预算做一次限定范围的复核吗？
策划诊断可以复核各项承诺、新的数字和尚未解决的决定，并给秘书处一份有负责人的优先行动清单。合同解读仍由您的签署人或法律顾问负责，复核也不承诺任何节省。这是对计划的限定范围复核。
主办方常见问题
缩小规模的话订金能退吗？
这取决于各份合同。请签署人或法律顾问阅读条款，并请供应商书面确认范围或日期变更时会怎样。
现在要告诉会员预算被削减吗？
等确定方向后再说。届时用平实的话说明哪些有变、哪些不变，不必披露内部预算数字。
如果董事会不肯重新讨论数字呢？
就在这个数字内安排。列出节目可以舍弃的内容，并向董事会展示每项削减的成本，决定仍由他们作出。
谁来保管承诺清单？
财政负责金额，秘书处负责人保管供应商清单。每月核对一次。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。