委任供应商后需求变化了怎么办
理事会提出了新要求，而场地和视听供应商已经按旧的需求在工作。
简要回答
把新要求当作变更，而不是更正。回复任何一方之前，先写下供应商得到的说明、理事会现在想要的内容，以及谁有权批准两者之间的差异。
然后并排比较两三个选项，包括保持原方案，由合适的审批人来选择。
已知与未知
先把有书面依据的事实和假设分开。右栏说明该向谁确认。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 供应商报价所依据的需求说明及其日期 | 供应商合同是否允许变更范围，条件是什么 | 合同签署人；条款问题请教法律顾问 |
| 理事会现在想要的内容，用他们自己的话记录 | 理事会内部是否同意新的范围 | 理事会主席 |
| 已付订金及付款日期 | 场地在同一天是否还有另一个空闲厅 | 财政；场地联络人 |
| 已批准的预算及已说明的余量 | 额外支出是否会获批，由谁批准 | 财政或财务委员会 |
谁有权作决定
通常由三个不同的人掌握三项不同的决定。理事会或主席决定节目是否变更，财政或财务委员会决定预算是否调整，秘书处负责人决定工作如何执行。
供应商在变更后能否拒绝、重新定价或终止合同，属于合同问题，请交给合同签署人或法律顾问。项目负责人可以帮您整理问题，但不能给出答案。
- 节目范围：理事会或主席，书面确认。
- 预算调整：财政或财务委员会。
- 供应商条款：合同签署人，必要时征求法律意见。
- 日常协调：秘书处负责人或指定的临时负责人。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
把选项放在一起，取舍就一目了然。请把不做变更也列为真实选项。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 保持原需求 | 向理事会说明变更会增加的成本和时间，按已预订的方案继续。 | 理事会可能失望；无需与供应商展开新的沟通。 |
| 全部接受变更 | 提出书面变更申请，请供应商重新报价，并先取得预算批准。 | 成本和时间可能上升；场地或视听可能无法配合。 |
| 接受部分变更 | 增加一个环节，例如一场额外分会，其余留到明年。 | 成本变动较小；部分会员的期望仍未满足。 |
| 推迟决定 | 约定决定日期，告知供应商需求正在复核，期间避免新的承诺。 | 更从容，但供应商那边的保留期和截止日期仍在走。 |
沟通：谁向谁说什么
先向理事会说明选项，而不是把建议包装成决定。等审批人作出选择后再通知供应商，避免他们针对可能被撤回的要求报价。
给供应商的简短信息可以参考下面的草稿，请按您的实际情况修改。
- 致理事会：我们收到了关于[变更内容]的要求。供应商是依据[日期]的需求说明委任的。选项为[A、B、C]，各自影响已列出。请确认由谁批准、何时批准。
- 致供应商：主办方正在考虑变更[环节]，目前尚未确认。请告知评估所需的信息以及您可以回复的时间。
- 致已报名者（如公开节目受影响）：我们将在[日期]前确认节目。
跟进与防止再次发生
- 把原需求、变更要求和决定记入决策记录。
- 用变更申请生成器记录范围、成本和时间影响，审批栏在审批人签字前保持空白。
- 用变更影响对比工具比较原方案和修订方案。
- 请供应商按相同条件对修订范围报价，并用供应商报价标准化工具比较。
- 在下一份需求说明中加一条规则：委任之后的变更需要书面申请和指定的审批人。
实例演示 · 虚构示例
虚构理事会增加分会场
虚构的组织与数字，仅作说明。
马来西亚虚构采购分析师协会为约300名代表的单日单厅会议预订了酒店宴会厅和视听供应商。六周后，理事会要求增加两个分会场。
秘书处负责人先记录各供应商报价所依据的内容，询问场地当天是否有第二个厅，并请视听供应商说明评估变更需要什么信息。她把三个选项及其对成本和时间的影响交给理事会，并请财政说明是否有额外预算。理事会选择部分变更：增加一个分会场，视场地答复而定。
可直接使用
需求变更决策表
复制到文档中，在回复理事会或供应商之前填写完整。
- 原需求说明（日期和版本）：
- 变更要求、提出人、提出日期：
- 已按原需求开始工作的供应商和场地：
- 合同中关于变更的条款，已由签署人或法律顾问确认：
- 已考虑的选项，包括保持原方案：
- 各选项对成本、时间和工作量的影响：
- 预算审批人及决定：
- 节目审批人及决定：
- 要发送的信息、发送人、发送日期：
- 是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 变更很小，供应商书面确认可以容纳。
- 一个人就能推动决定，且理事会同意由谁批准。
- 合同简单，对约定内容没有争议。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 变更同时涉及场地、视听和报名，没有人掌握全局。
- 理事会和财政对变更是否值得付出成本意见不一。
- 需要多一双手尽快准备选项和给供应商的问题。
需要对变更后的需求做一次限定范围的复核吗？
策划诊断可以复核原需求、变更要求和尚未解决的供应商问题，然后给秘书处一份按优先级排列的决策清单，并说明每项由谁来定。合同和法律问题仍由您的签署人或顾问负责。这是限定范围的复核，不承诺任何结果。
主办方常见问题
要不要立刻告诉供应商这个要求？
告诉他们正在考虑变更，而不是已经同意。询问评估需要什么信息。正式的变更申请等审批人作出选择后再提出。
额外成本值不值得，由谁决定？
预算由财政或财务委员会决定，节目变更是否重要到值得提出，由理事会决定。请把这两项决定分开。
可以直接拒绝变更吗？
可以，只要合适的审批人同意。说明变更会增加的成本和时间，并提出下一届再考虑。
供应商提出异议会变成法律问题吗？
有可能。合同条款应由签署人或法律顾问阅读。请先准备好事实和问题，再转交。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。