出席人数超过策划假设
报名人数已超过委员会当初策划的数字，而所有供应商合同都是按旧数字报价的。
简要回答
把它当作一个需要决定的事项，而不是紧急事故：先确认真实人数，再以书面方式确认场地和供应商能接受什么，然后由有预算权限的人在设限、扩容或分场之间作出选择。
在有权限的人作出选择之前，不要再接受新增报名。可先运行准备度诊断，看额外人数牵涉哪些工作线。
已知与未知
| 已知 | 尚不清楚 |
|---|---|
| 策划数字是300人，报名系统显示410人，其中120人尚未付款。 | 未付款的报名最终有多少会付款，已报名者实际会出席多少。 |
| 餐饮、座位和签到台都是按300人报价的。 | 各供应商接受更高人数的条件、价格和截止日期。 |
| 主席在策划会议上批准了300人的数字。 | 是否有人非正式批准过更高数字，以及谁有权批准额外支出。 |
| 主会场布局以场地预订单为准。 | 场地能否以书面确认更高人数。容量属于场地和有资格的主管方，不由委员会决定。 |
谁有权作决定
主席或理事会通常负责出席政策：开放、设限或候补。财务主管负责额外支出。场地以及负责安全批准的一方决定房间可容纳多少人，因此请向他们提问，不要自行假设答案。
在发出任何信息之前，先在决策记录中写明每项决定的负责人，让会员只听到一个答案。
可行的选择
| 选择 | 涉及内容 | 需权衡的后果 |
|---|---|---|
| 设限并开放候补 | 按约定数字截止报名，开设候补名单，日后再释放名额。 | 保护已按报价签订的合同。部分会员会失望，可能要求例外。 |
| 向场地和供应商询问更大的布局 | 要求书面确认更高人数、新价格和决定日期。 | 可能费用更高，也不一定可行。让委员会先掌握事实再选择。 |
| 增加第二场或分流安排 | 提供重复场次、录像或为部分议程另设房间。 | 会改变议程和讲者承诺。需要讲者同意，并做变更影响对比。 |
| 延期或缩减规模 | 改期，或削减晚宴等环节，保留核心的一天。 | 影响订金和会员期望。请先让有资格的一方核对合同条款。 |
沟通：谁对谁说什么
先向委员会说明数字和选项。向供应商说明正在探讨什么，而不是已决定什么。已报名会员要等决定形成后再通知，并说明下一步和日期。
每条信息都把未付款报名单独区分开，避免有人被告知座位已确认而实际并未确认。
- 简短信息模板: 感谢您报名。我们收到的报名多于预期，正在与场地确认安排。我们将在【日期】前告知您的名额是否确认，在此之前您的报名记录会保留。
后续跟进与避免再次发生
- 记录最终的出席政策及其决定日期。
- 在每周状态报告中对照报名数与策划数字，并设定复查触发点，例如达到该数字的90%。
- 下次一开始就请供应商注明单价和变更截止日期。
- 在简报中加一行，说明策划数字如何得出以及谁可以更改。
实例演示 · 虚构示例
Persatuan Fiktif Logistik：计划300人，报名410人
虚构的机构和数字，仅用于展示有用的细节程度。
在年度会议前三周，一个虚构的物流协会发现报名410人，而策划数字是300人，其中120人未付款。秘书处暂停新报名两个工作日，并致函场地和餐饮供应商，请他们书面确认各自能接受的人数。
主席和财务主管会面后选定上限340人并开设候补名单，但须以场地的书面答复为准。秘书处向未付款者发信并注明付款日期。付款收到之前，没有人被告知座位已确认。
可直接使用
超额出席决策表
复制到决策记录中，每项填一行。答案尚无书面依据时，请写“未知”。
- 策划数字及批准人：
- 当前报名数：已付款、未付款、已取消：
- 场地：关于更高人数的书面答复（请向场地询问，不要假设）：
- 餐饮、座位和签到：更高人数的价格和截止日期：
- 预算负责人及额外支出上限：
- 所选方案：设限／更大布局／第二场／延期或缩减：
- 决定人和日期：
- 给报名者的信息、发送人和日期：
- 下一次报名数核对的触发点：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 差距很小，场地和供应商已书面确认可以承受。
- 由一个人同时掌握决策权和合同。
- 唯一的任务是发出候补名单通知。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个委员会对是否设限意见不一。
- 供应商条款各不相同，没有人做过比较。
- 这一变化同时牵涉议程、讲者和财务。
需要把未决事项理清吗？
策划诊断是一次有范围限制的检视，找出计划与新出席人数不一致之处，最终给出带负责人的优先决策清单。它不批准场地容量，也不承诺任何结果。之后，会议项目负责人可在一段时间内与委员会协调已商定的任务。
主办方常见问题
应该马上停止报名吗？
在收集书面答复期间，短期、明确期限的暂停是合理的。请告诉会员报名是暂停待确认，而不是关闭，除非委员会已决定设限。
谁来确认房间能容纳多少人？
场地以及负责安全批准的一方。请以书面方式询问并保存答复。委员会不应自行设定这个数字。
如果未付款的报名一直不付款怎么办？
那么真实人数可能接近计划。设定付款日期，单独统计已付款报名，并在该日期当天决定政策，而不是提前决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。