活动内容再利用计划
活动结束了，团队想把演讲、幻灯片和照片变成网络研讨会、文章和明年的宣传材料。
简要回答
先列出每一项内容，再记录您持有的授权、授权涵盖的用途以及到期日期。只再用记录能支持的部分，其余的重新征求同意。
参加或在活动上发言，本身并不代表对方同意之后的每一种用途。每增加一个渠道或一个年度，都应当作为需要核实的问题。
从清单开始，而不是从点子开始
再利用计划常常从愿望清单开始：社交媒体短片、报告、会员专属资料库。请先看现有哪些内容，以及每项内容允许什么。
- 场次录像和音频。
- 讲者幻灯片和讲义。
- 讲者、代表和场地的照片。
- 引述和感言。
- 代表名单和反馈评论，可能含个人资料，再利用前需要隐私顾问的意见。
每一项内容的四个问题
- 谁拥有：讲者、讲者的雇主、场地、摄影师，还是主办方？
- 对方以书面形式同意了什么，涵盖哪些用途和渠道？
- 这项授权有没有到期日、地区限制或语言限制？
- 如果出现授权之外的新用途，团队里谁有权批准？
决定渠道，并估算征求同意的成本
新的用途往往需要新的请求。有些很快，例如给讲者发一封邮件；有些，例如把录像用于付费推广，可能需要新的协议。在向任何人承诺之前，先决定哪些用途值得投入这些工作。
保存期限与下架
为每一项设定复查日期，避免旧授权被默认继续使用。准备好在有人提出时移除内容的办法，流程见活动内容下架请求。
可向法律和数据保护联系人提出的问题
本页只是整理工作，并不判断您可以做什么。
- 我们现有的授权书中，哪些措辞涵盖日后再利用，哪些没有？
- 哪些项目含个人资料，我们依据什么基础保存？
- 录像中的背景音乐、图片或第三方素材是否有授权限制？
- 每一类内容应保存多久？
实例演示 · 虚构示例
把半天研讨会变成三种再利用成果
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
一家虚构的专业学会举办了有六位讲者的半天研讨会。团队想做会员录像库、总结文章和社交媒体短片。
清单显示，四位讲者签署的授权书只涵盖会员录像库，另两位同意其他用途以电邮批准。团队发布了录像库，向六位讲者征求文章引述，并把社交媒体短片暂缓，等每位讲者的书面批准到齐后再发。
可直接使用
内容再利用登记表
把这些栏目复制到电子表格。每个项目、每种拟定用途各占一行。
| 项目 | 所有者或权利人 | 持有的授权（文件与日期） | 涵盖的用途 | 拟定新用途 | 还需谁批准 | 复查或到期日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 第3场录像 | 讲者及其雇主 | 已签授权书，日期 | 会员资料库 | 社交媒体短片 | 讲者 | 日期 | 等待回复 |
| 开幕照片 | 摄影师 | 合同条款 | 节目册和网站 | 明年宣传册 | 摄影师 | 日期 | 尚未询问 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 项目不多，都有列明用途的已签授权书。
- 一个人就能维护登记表。
- 内容中没有第三方素材。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 每位讲者的授权书不同，没人把它们与再利用愿望清单对照过。
- 录像含音乐、供应商品牌或第三方图片。
- 多个部门想把内容用在各自的渠道。
希望有人管理再利用的决定吗？
会议项目负责人可以建立内容清单、把每一项与档案中的授权对应、向讲者和供应商发出请求，并随时更新登记表，由您的筹委会决定追求哪些用途。请把内容清单和您设想的用途发来。
主办方常见问题
讲者为活动发来的幻灯片可以再用吗？
只限讲者同意的用途。请查看演示文稿授权登记表，新用途超出范围时询问讲者。
代表的照片需要另外征得同意吗？
请询问有资格的隐私或法律顾问，您的活动需要什么，并记录注册时告知代表的内容。
登记表多久复查一次？
至少在每次新的宣传活动或活动季之前复查，讲者或供应商要求移除时也要复查。
谁决定新用途值不值得去申请？
由筹委会或活动负责人决定，把申请的成本和工作量与该用途的价值作比较。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。